Lærðu um helstu upplýsingar sem finnast í upprunaskjalinu
Hvers vegna heimildarmyndir eru mikilvægar
Upprunaskjalið er nauðsynlegt fyrir bókhald og bókhald, þar sem það er sönnun þess að fjárhagsleg viðskipti hafi átt sér stað.
Ef fyrirtæki er endurskoðað, safna skjölum upp bókhaldsbókunum og aðalbókinni sem ótvírætt endurskoðunarleið.
Að halda upprunaskjali fyrir fyrirtæki er bara eins og að halda kvittanir fyrir frádráttarbæran hlut í persónulegum sköttum þínum. Ef skattar þínar eru endurskoðaðar, veita þeir sönnun þess að þú hafir gert kaupin. Sama gildir um fyrirtæki þitt, en í viðskiptum heldur þú ekki aðeins kvittanir fyrir frádráttarbæran kostnað. Þú geymir upprunalega skjöl fyrir hvern fjárhagslega viðskipta.
Hvaða heimildarskjöl veita
Upplýsingaskjal lýsir öllum grundvallaratriðum viðskiptanna, svo sem fjárhæð viðskiptanna, sem viðskiptin voru gerðar til, tilgang viðskiptanna og viðskiptadag.
Hér eru nokkur dæmi um algengar heimildir:
- ógilt eftirlit
- reikningur
- kvittun kvittunar
- tölva mynda kvittun
- lánshæfismat fyrir endurgreiðslu viðskiptavina
- starfsmaður tími kort
- innborgunargjald
- pöntun
Hvernig á að meðhöndla heimildarskjöl
Upprunaskjalið skal skrá í viðeigandi bókhaldstímabil eins fljótt og auðið er eftir viðskiptin. Eftir upptöku ber að skila öllum upprunalegum skjölum í einhvers konar kerfi þar sem hægt er að sækja þau ef og þegar þau eru þörf.
Í vissum tilfellum getur það jafnvel verið mikilvægt að veita forsjávörninni kleift að ákvarða að viðkomandi heimildarnúmer hafi verið undir stjórn þinni.
Heimild skjöl vs Ljósmyndir
Í flestum tilfellum eru ljósrit af heimildargögnum lögmæt. Innri tekjutryggingin hefur til dæmis samþykkt ljósrit af kvittunum frá árinu 1997, svo lengi sem þau eru læsileg, innihalda allar upplýsingar sem eru til staðar í upprunalegu og, innan marka skannaferlisins, kynna þær upplýsingar á sama hátt og upprunalega.
Efni kvittun sem tilgreinir hlutina sem keypt er og verðið sem greitt er, en það var skannaður án nafns birgis myndi ekki eiga við. Skjal sem kynnti allar upplýsingar í upprunalegu kvittuninni, en það hefur verið endurteilt í Word eða Excel formi myndi einnig ekki eiga við.
The IRS staðall - heill, læsileg og nákvæm endurgerð af upprunalegu - er sú sama staðall notuð í mörgum fyrirtækjum og ríkisstofnunum. Aðrar stofnanir bætast þó við þessar almennu kröfur.
Háskólinn í Washington, til dæmis, viðurkennir aðeins sem staðgöngu fyrir upprunalega skjalið ljósrit sem er skannað í lágmarksþéttleika 300 punkta á tommu (dpi) og kynnt í PDF eða TIFF sniðum; það tekur ekki við JPEG ljósritum.
Ef þú ætlar að skanna bókhald eða lagaleg skjöl til að auðvelda geymslu skaltu athuga með viðkomandi stofnun til að vera viss um að þeir samþykki skjölin á því sniði sem þú ætlar að nota.