Fyrir mörg fyrirtæki, þá fær greiðslumiðlunin ekki mikla athygli nema eitthvað fer úrskeiðis. Hins vegar er mikið af ávinningi af reikningsgjaldi sem er vel rekið. Hins vegar er mikið af vandamálum sem geta komið frá einum sem er bara limping með. Þessi deild hefur oft gífurleg áhrif á sjóðstreymi fyrirtækis og það eru tækifæri sem hægt er að fá eða týna af að nýta sér greiðslusamninga við birgja.
Vel rekinn reikningsskuldadeild ætti að geta nýtt sér afslætti afsláttar og snemma greiðslukorta auk þess að ákvarða besta leiðin til að halda mestum peningum í boði fyrir fyrirtæki vegna annarra útgjalda og fjárfestinga. Þessi deild ætti einnig að geta tryggt að birgja uppfylli skuldbindingar sínar á grundvelli samninga og samninga, þannig að ef bindi eða gæðastaðlar eru ekki uppfyllt er málið leyst og viðeigandi úrbætur gerðar.
Algengar reikningar sem greiða má í greiðslu
Þó að það eru fjölmargir möguleikar til að draga úr kostnaði og frelsa peninga, þá eru einnig ýmsar hindranir sem fyrirtæki standa frammi fyrir þegar þeir reyna að ná þessum markmiðum. Fjárhagsrannsóknir 2014 á Canon reikningum greindi frá því að pappírsvinnsla væri einn stærsti uppspretta af vandamálum fyrir marga stofnanir, þar sem tíminn sem þarf til að takast á við pappírsreikning er stærsta málið.
Aðrir helstu áhyggjuefni voru:
- Tryggja að greiðslur séu gerðar á réttum tíma
- Virkja samþykki ferli reikningsins
- Fá bestu greiðsluskilmála við birgja og tryggja að skyldur séu uppfylltar á báðum hliðum
- Takast á við margs konar birgðabókhald og reikningsskilakerfi
- Upptaka og sannprófa öryggi gagna og viðskipta
Margar af þeim atriðum sem skráð eru eru verri eða skapaðar með því að treysta á innheimtu pappírs. Týnt pappírsvinnu er tíð vandamál í mörgum stofnunum sem leiða til seint eða sakna greiðslna. Þar að auki, en fjöldi fyrirtækja hefur áhuga á að stafræna pappírsvinnu sína, eru meirihluti birgjanna ennþá póstpappírsreikningar eða senda þær með faxi.
Flestir smáfyrirtæki höndla eigin reikninga sem þeir greiða fyrir, og mikið af þessu er gert handvirkt. Þar sem fáir birgjar hafa skipt yfir á rafræna reikninga, eru flestir stofnanir að eyða miklu magni af mannafla með því að slá inn gögn og búa til stafrænar afrit af skjölum.
Notkun á pappírsskjölum hægir oft á samþykkisferli reikningsins þar sem afrit þarf að vera og afhent til viðeigandi stjórnenda til endurskoðunar. Þegar pappírsvinnu er ekki aðgengileg eða tiltæk á stafrænu formi er það áskorun að greina gögn og tryggja að bestu greiðslusamningar séu fengnar og að skyldur séu uppfylltar. Á réttum tíma og snemma greiðsla er hægt að tapa afsláttarsamningum ef fyrirtæki geta ekki greitt þegar þau þurfa að vera, svo málefni sem tengjast pappírsvinnu geta verið dýrir.
Umbætur og hagræðingar
Vegna þess að nokkrir málefni sem tengjast réttum rekstri greiðslustofnana stafa frá sömu rótum, eru einnig nokkrar breytingar sem stofnanir geta gert sem mun annast marga áhyggjur á sama tíma. Þrír af þeim árangursríkustu leiðum sem fyrirtæki geta hagrætt reikninga sína greiðslur deild eru:
- Notaðu mótmælakenningu til að stafræna pappírsvinnu
- Nýttu þér á netinu gáttir sem eru aðgengilegar fyrir birgja
- Búðu til stjórnun vinnuflæði
OCR
Þó að mörg fyrirtæki nýta reglulega skannana til að búa til stafrænar afrit af pappírsvinnu, felur þetta yfirleitt aðeins í sér að búa til mynd af skjali sem er vistað á tölvu. Þetta þýðir að enn þarf að færa inn upplýsingar handvirkt í gagnagrunn, þannig að þegar tap á skrám er minna en mál er það enn tímafrekt.
Eðli persónuskírteinis, eða OCR, felur í sér að skanna skjal og sækja gögn úr henni. Þessar upplýsingar geta verið sjálfkrafa bætt við gagnagrunni eða töflureikni. OCR ferlið hjálpar til við að draga úr vandamál handvirkra gagnaflutningsskekkja og leyfa upplýsingar að vera færðar um leið og pappírsvinnan er móttekin. OCR tekur um það bil sama tíma fyrir starfsmann sem skanna skjal til að búa til myndskrá og það þarf yfirleitt ekki frekari skref. Per Sokkaband, það eru stofnanir sem geta sent 80 prósent eða meira af reikningum sínum án þess að starfsmaður þurfi að taka þátt beint.
Birgir Portals
Með því að flýta fyrir ferlinu til að slá inn reikninga og gögn í miðlægu kerfi getur fyrirtæki gert kleift að búa til eða nýta sér netgátt sem gerir fyrirtækjum og birgjum sínum kleift að fylgjast með pöntunum, skoða reikninga og sjá hvenær greiðslur eru gerðar. Að búa til þessar upplýsingar fyrir fjölda einstaklinga í stofnun getur hjálpað til við að tryggja að greiðslureirinn hafi réttan eftirlit og það getur hjálpað til við að flýta þeim tíma sem þarf til að samþykkja reikninga. Leyfa birgjum aðgang að vefsíðunni gerir þessum fyrirtækjum kleift að senda inn reikninga og fylgjast með greiðslum auk þess að vera meðvitaðir um mál með birgðir sem eru móttekin eða reikna út mál.
Stofna vinnuflæði og ferli
Hins vegar ákveður fyrirtæki að sinna viðleitni gagnastjórnun þeirra, það er mikilvægt að komið sé á fót staðfestu ferli til að stjórna reikningum og greiðslum. Þetta gerir fyrirtækjum kleift að tryggja að starfsemi sé að vinna og reikna út valkosti ef þau eru fyrirferðarmikill eða leiða til villna eða tafa. Samkvæmt Deloitte skulu þessar aðferðir lýsa því hvað reikningsskiladeildin gerir þegar hún fær reikning, hvernig gögn eru inntak og deilt og hvernig ferlið er til að fá reikninga samþykkt. Það ætti einnig að vera viðmiðunarreglur til að ákvarða bestu leiðir til að takast á við að greiða mismunandi gerðir birgja.
Þó að margir birgjar bjóða upp á afslátt fyrir greiðslu innan 30 eða 90 daga, gæti verið að það sé ekki þess virði að afslátturinn sé til staðar ef það hindrar sjóðstreymi stofnunarinnar. Það er einnig nauðsynlegt að staðfesta að bæði fyrirtæki og birgjar séu að uppfylla fyrirmæli samnings eða samnings. Að koma á fót vinnuflæði til að takast á við þessi mál geta hjálpað fyrirtækjum að taka réttar ákvarðanir.
Þegar birgja eru ekki að skila á réttum tíma, í nægilegu magni eða viðeigandi magni af lager, geta fyrirtæki ekki viljað greiða reikninga fyrr en þessi mál hafa verið leyst. Vinnuafl getur haft áhrif á að koma á fót hvað ætti að gera þegar þessi mál koma upp. Auk þess þarf greiðslur til birgja einnig að vera gerðar á réttum tíma til að koma í veg fyrir að missa afslætti eða leggja fram viðurlög við seinkun. Hver birgir samningur þarf að vera skjalfest og uppfærð þegar hlutirnir breytast og ferli ætti að tryggja að hver reikningur sé meðhöndluð á viðeigandi hátt.
Að búa til vinnuflæði getur einnig hjálpað fyrirtækinu:
Útvistun
Gegna skrár, framkvæma OCR og nota vefsíðuna sem birgjar hafa aðgang að mega ekki vera eitthvað sem er nauðsynlegt fyrir smærri fyrirtæki en stofnanir ættu ekki að gera ráð fyrir að kostnaðurinn muni koma í veg fyrir að fyrirtæki geti nýtt sér þau. Þó að kostnaður við að setja upp og viðhalda raftækjum getur verið óhóflegt fyrir mörg lítil og meðalstór fyrirtæki, þá er það oft ekki nauðsynlegt að gera það heima hjá þér. There ert a fjölbreytni af þriðja aðila veitendur sem stofnanir geta útvistað þessi verkefni til. Stofnanir geta fengið útvistaðan aðstoð fyrir allt frá því að setja upp OCR ferli til að hjálpa fyrirtækinu að búa til vinnuflæði til að greina birgirasamninga.
Þó að stofnanir mega ekki geta kostað kostnað við að innleiða margs konar upplýsingakerfi á eigin spýtur, þá er það oft með mjög góðu verði að hafa þriðja aðila. Fyrirtæki þurfa að bera saman kostnað við að nota utanaðkomandi aðila til að þróa þessi kerfi gegn hugsanlegri sparnaði og verðmæti lausafjár, en útvistun gerir fyrirtækjum kleift að nýta sér tækni og kerfi sem venjulega eru of dýr.
- Gakktu úr skugga um að innkaupapantanir séu búnar til fyrir hverja nýja pöntun
- Staðfestu að reikningar samsvari vörum sem mótteknar eru og uppfylla samninga
- Athugaðu færslur til að tryggja að greiðslur séu gerðar, að þær séu gerðar á réttum tíma og að þær séu ekki afritaðar
- Finndu besta aðferðin við að greiða reikninga, svo sem með EFT eða kreditkort, til að draga úr gjöldum