Viðskiptamarkaðinn af sjálfvirkum aðilum
Hraðasta og auðveldasta leiðin til að forrita og taka upp sjálfvirkan aðstoðarmann í símanum þínum er að skrifa handrit í ritvinnsluforriti. Veldu manneskja til að taka upp handritið sem hefur vinalegan rödd, getur talað án stuttering eða hikandi og getur dæmt og skrifað hvert orð og nafnið greinilega.
Sjálfvirk aðstoðarmaður kveðja
Fyrsti hluti handritsins verður kveðja. Það er tækifæri til að kynna fyrirtækið þitt fyrir gestur og munnlega velkomið þeim inn í fyrirtækið þitt.
Sjálfvirk aðstoðarmaður Kveðja
- Byrjaðu með þakklæti fyrir símtal eða fyrirtæki
- Haltu kveðju stuttum svo að afturköllunarmenn séu ekki frestaðir í hvert skipti sem þeir hringja
- Notaðu tagline þína, fyrirtækjaslagorð og vefsíðanafn, eða bæði ef þú hefur þau.
Sjálfvirk aðstoðarmaður Kveðja ekki
- Ekki nota meira en tvö eða þrjú setningar til að heilsa gestur
- Ekki kynna vefsvæðið þitt ef það hefur ekki neitt gildi til að bjóða viðskiptavinum þínum
- Ekki gera upp slagorð eða tagline bara til að fylla kveðju.
Sjálfvirk aðstoðarmaður
Mikilvægasti hluti sjálfvirkrar aðstoðarmanns er að kynna valkosti sem gestur þinn þarf að velja til að komast að þeirri sem þeir þurfa að tala við. Það eru tvær tegundir af gestur: (1) fólk sem þekkir ekki fyrirtæki þitt og mun þurfa leiðsögn og (2) gestur sem þekkir nákvæmlega hverjir þeir þurfa að tala við og þekkja framlengingu þeirra.
Sjálfvirk aðstoðarmaður Valkostir gera
- Notaðu valkosti sem er almennt viðurkennt. Til dæmis, "Styddu á núll fyrir móttakanda," "Ýttu á pundartakkann til að fara aftur í fyrri valmyndina."
- Segðu gestur þínum eins fljótt og auðið er þegar þeir geta hringt í viðbót þeirra ef þeir vita það þegar.
- Láttu gestur þína vita ef framan er ef valkostir þínar hafa breyst undanfarið. Fjarlægðu þessa tilkynningu eftir þrjár vikur.
- Setjið oft mestu sem kallast valkosti.
- Gefðu kostunarlýsingu áður en þú gefur valkostanúmerið. Til dæmis, "Fyrir þjónustudeild, ýttu á '5'."
- Gakktu úr skugga um skjöl kerfisins varðandi áskilinn valmyndarnúmer. (td öll viðbætur byrja með númerinu "8" og því er ekki hægt að nota "8" sem valmynd).
Sjálfvirk aðstoðarmaður Valkostir ekki
- Ekki segja "Vinsamlegast" áður en þú sýnir hverjum valkost (td "Vinsamlegast ýttu á 1 til ... Vinsamlegast ýttu á 2 til ... Vinsamlegast ýttu á 3 til ..." osfrv)
- Leggðu ekki fram fleiri en sex valkosti í einu. Ef þú ert með fleiri en sex valkosti skaltu búa til margþættar valmyndaruppbyggingu. Til dæmis, "Fyrir sölu og þjónustu valkosti, ýttu á 5."
- Ekki gera ráð fyrir að allir hafi símann til sín. Ef valmyndarvalkostur er ekki valinn innan þriggja sekúndna frá lokum kveðju skaltu tengja hringjandann við gestamóttökuaðila.
Dæmi um sjálfvirkan aðstoðarmannsskírteini
- Þakka þér fyrir að hringja í Operations Tech Company, þar sem "Tækni og fyrirtæki koma saman." Ef þú þekkir viðbót aðila þinnar getur þú hringt í það hvenær sem er. Annars skaltu velja úr einni af eftirfarandi valkostum. Fyrir þjónustudeild, ýttu á '1'. Fyrir tæknilega aðstoð, ýttu á '2'. Fyrir venjulegan vinnutíma okkar, ýttu á '3'. Fyrir bókhald, ýttu á '4'. Fyrir innkaup, ýttu á '5'. Til að finna stað nálægt þér, ýttu á '6'. Annars skaltu ýta á '0' fyrir gestamóttöku eða halda áfram á línu og einhver mun aðstoða þig strax.
- Velkomin í rekstrar Tech Company. Til að athuga stöðu reikningsins skaltu heimsækja okkur á vefnum. Ef þú þekkir eftirnafn einstaklingsins geturðu hringt í það hvenær sem er. Fyrir fyrirtæki skrá, ýttu á '1'. Ef þú þekkir eftirnafn einstaklingsins geturðu hringt í það hvenær sem er. Fyrir fyrirtæki skrá, ýttu á '1'. Fyrir tæknilega aðstoð, ýttu á '2'. Fyrir þjónustu við viðskiptavini ýtirðu á '3'. Fyrir sölu og markaðssetningu, ýttu á '4'. Ef þú vilt tala við gestamóttöku skaltu ýta á '0' eða halda áfram á línu og einn af vingjarnlegum starfsmönnum okkar mun aðstoða þig. Þakka þér fyrir að hringja í Operations Tech Company, þar sem "Tækni og fyrirtæki koma saman."
Eftir klukkustundir, Helgi- og frístuðningur sjálfvirk aðstoðarmanns kveðja
Ef fyrirtæki þitt lokar eftir ákveðinn tíma eða um helgar og enginn er til að svara eða aðstoða gestur þinn, þá skaltu búa til sjálfvirka aðstoðarmannsþjónustu eftir klukkustund. Segðu gestur þínum að framan að fyrirtækið er lokað og biðja þá að hringja til baka í lokin. Einnig eru venjulegar vinnustundir þínar.
Dæmi um sjálfvirkan aðstoðarmanns eftir klukkustundir / helgisrit
- Þakka þér fyrir að hringja í rekstrar Tech Company. Við erum lokað núna. Við erum opin 9: 00-10: 00 Mánudaga til föstudags og 10: 00 til hádegi á laugardag, miðaldagatími. Ef þú þekkir viðbót aðila þinnar getur þú hringt í það hvenær sem er. Annars skaltu vinsamlegast hringja aftur á venjulegum vinnutíma okkar svo að við getum aðstoðað þig. Þakka þér fyrir að hringja í Operations Tech Company, þar sem "Tækni og fyrirtæki koma saman." Bless.
- Þakka þér fyrir að hringja í rekstrar Tech Company. Við erum lokað núna. Ef þetta er neyðarástand, vinsamlegast hringdu í svarþjónustu okkar á 585-555-1234. Ef þú þekkir viðbót aðila þinnar getur þú hringt í það hvenær sem er. Ef þú ert með reikning hjá okkur getur þú athugað stöðu þína 24 tíma á dag 7 daga vikunnar á www.operationstech.about.com. Venjulegir vinnustundir okkar eru frá kl. 09:00 til 17:00 mánudaga til föstudags og kl. 10 til hádegis á laugardag, miðaldagatíma. Annars skaltu vinsamlegast hringja aftur á venjulegum vinnutíma okkar svo að við getum aðstoðað þig. Þakka þér fyrir að hringja í Operations Tech Company, þar sem "Tækni og fyrirtæki koma saman." Til að endurtaka þessa skilaboð, ýttu á pundartakkann. {3 sekúndur hlé} Kveðja.
Árstíðabundin sjálfvirk aðstoðarmaður kveðjur
Til að kynna sér árstíðabundna þjónustu fyrirtækisins eða bara til að lengja sérstakt árstíðabundið kveðju til allra sem hringdu í þig, þá getur þú viljað forða sjálfvirkan aðstoðarmann þinn með kveðju í takmarkaðan tíma. Notaðu þetta sparlega og aðeins ef það endurspeglar anda fyrirtækis þíns. Til dæmis, árstíðabundin fríhátíð sem óskar eftir gleðimönnum og velmegendum þínum á nýárinu myndi varla vera viðeigandi fyrir söfnunarstofnun.
- Þú hefur náð Rekstrar Tech Company. Frá "fjölskyldan okkar" til "fjölskyldu þinni" viljum við óska ykkur gleðilegan frídagartíma og farsælt nýtt ár. Ef þú veist viðbót aðila þinnar geturðu ...
- Þakka þér fyrir að hringja í rekstrar Tech Company. Spyrðu þjónustu við viðskiptavini þína um 4. júlí afslátt á öllum skiptiþjónustu. Ef þú veist viðbót aðila þinnar geturðu ...
Æfingar og prófanir
Áður en þú skráir sjálfvirkt aðstoðarmanns handritið þitt skaltu hafa þann sem þú valdir til að lesa hana æfðu nokkrum sinnum fyrir framan þig. Notaðu þetta til að fínstilla framburð og tilkynningu. Eftir að nýju kveðju er skráð skaltu hringja í símasímakerfið strax til að athuga upptökuna fyrir villu og ganga úr skugga um að allar valkostir tilkynna að vinna eins og ætlað er.