Hvernig á að yfirgefa faglega raddskilaboð

by James Bucki

Gakktu úr skugga um að þú berir virðingu fyrir viðskiptavini og öðrum gestur

Talhólf hefur orðið staðall hluti af hverju símakerfi fyrirtækisins . Ekki aðeins mun vita hvernig á að yfirgefa fagleg talhólfsskilaboð endurspegla jákvætt um fyrirtækið þitt, það er einnig mikilvægt fyrir faglegan mynd þína .

Sérhver starfsmaður, sem notar símann sem hluti af starfi sínu, ætti að vita hvernig á að yfirgefa faglegan símaskeyta. Hér eru nokkrar ábendingar fyrir nýja eða óreynda starfsmenn til að yfirgefa hvers konar fagleg, kurteis skilaboð sem koma aftur.

01 - Hugsaðu fyrst

Áður en þú smellir á símann skaltu staldra í annað og gera lítið æfingu (í höfuðið ef það er meira viðeigandi). Takið niður tilgang þess að hringja í einum eða tveimur setningum. Meira en 50 prósent símtala fara í talhólfið, svo vertu tilbúinn fyrir það sem þú munt segja ef sá sem þú hringir tekur ekki upp. Þú ættir að vera reiðubúin að fara með nákvæma talhólfsskilaboð sem tilgreina tilgang þinn og ekki sóa tíma einhvers.

02 - kynntu sjálfan þig

Byrjaðu á öllum talhólfsskilaboðum með því að kynna þig svo að viðtakandinn veit hver hringir strax. Það ætti að innihalda fullt nafn og nafn fyrirtækis. Dæmi: "Þetta er Jane Doe starf frá fyrirtækinu X fyrir Suzy Jones um reikninginn þinn." Gakktu úr skugga um að þú veist hvernig á að dæma nafnið sem þú hringir í, þú vilt ekki móðga þá áður en þú hefur jafnvel talað við þau.

03 - Tala hægt

Tala hægt hægt svo að sá sem fær skilaboðin heyrir hvert orð. Það er mjög pirrandi þegar þú ferð að sækja aðeins skilaboð til að komast að því að hinn annarinn talar of fljótt til að skilja það. Gakktu úr skugga um að ef þú ert að fara í númerið sem hringt er aftur endurtaktu það tvisvar svo að maður geti skrifað það niður.

04 - Talaðu skýrt

Talaðu beint inn í munnstykkið í símanum þínum á skýran og nægilega háttan hátt. Ekki geyma símann á milli kinnar og öxl svo að munnstykkið sé í hálsi þínu; Það er fínt þegar þú hringir eða meðan síminn hringir í hinum enda, en ekki einu sinni ertu tengdur.

05 - Hafðu það stutt

Þú þarft ekki að fara hvert smáatriði í talhólfsskilaboðin þín . Flestar símasímakerfi hafa einn til tveggja mínútna frest fyrir skilaboð áður en símtalinu lýkur. Leggðu stutt yfirlit yfir ástæður fyrir símtali þínu og lokaðu með beiðni um að hringja aftur.

06 - Ljúka því á faglegan hátt

Rétt eins og faglegur viðskiptabréf, lýkur með því að gefa upplýsingar um þig. Ef þú manneskjan er óþekktur eða hefur í vandræðum með að setja þig, endurtaktu nafnið þitt og fyrirtæki ásamt besta leiðin til að ná þér. Ef þú ert nú þegar með sterka starfsskilyrði geturðu hugsanlega sleppt því að endurtaka nafnið þitt, en samt vertu viss um að gefa þeim bestu númerið til að hringja í þig og hvenær sem þú verður í boði.

07 - Sleppt símtal?

Ef þú telur að talhólfsskilaboðin þín hafi verið sleppt með talhólfsvottorðinu áður en þú kláraði skaltu prófa símtalið aftur og leiða af með því að segja þeim sem þú telur að fyrri skilaboð gætu verið sleppt. Reyndu að halda því stuttum; þú vilt ekki að koma yfir sem plága. Segðu bara nafnið þitt aftur og farðu með númerið þitt með kveðju eins og "ég vildi bara vera viss um að þú fékkst skilaboðin mín, það hljómaði eins og við vorum ótengdur. Takk!"

08 - Practice og prófa sjálfan þig

Ef þú ert ekki viss um að þú sért kvíðin um að yfirgefa viðskiptaskilaboð, þá skaltu æfa með vini eða kollega. Skildu eftir þeim skilaboðum með talhólfsskilaboðum og biðjið þá um gagnrýni: Ert þú að tala of hratt eða ertu annars erfitt að skilja? Það gæti jafnvel verið þess virði að fara með talhólfsskilaboð til að hlusta á hvernig þú heyrir.