Professional Business Phone siðir

by James Bucki

Leiðin sem þú heilsar við viðskiptavini í símanum er mikilvæg fyrir fyrirtækið þitt

Nútímaleg símakerfi í dag geta auðveldað fyrirtækjum sem hafa mikið magn af símtölum, en þessi sömu kerfi eru oft pirrandi fyrir gestur sem vilja bara tala við mann.

Þegar viðskiptavinir koma að lokum til meðlims starfsmanna er mikilvægt að sá sem svarar símanum sé meðhöndluð gestur með mikilli kurteisi. Einfaldlega sett: meðhöndla gestur á þann hátt að þú viljir fá meðferð á viðskiptalausu.

Hér fyrir neðan eru nokkrar lykilatriði til að fylgja þegar þú ferð á faglegum símasamskiptum sem hjálpa þér og starfsmönnum þínum að búa til símaþjónustu í fyrirtækinu þínu.

01 - Flytja símtöl

Að flytja símtal er meira en bara að vita hvaða hnappar eru til að ýta á símasambandið þitt. Ef þú ert að flytja símtal vegna þess að þú þarft að fylgjast með aðstæðum við umsjónarmann skaltu vera skýr með hringjandanum um hvað er að gerast og hvers vegna. Ef símkerfið leyfir þér, vertu á línu og kynnið símtali við næsta manneskju, tryggðu að símtalið verði tengt og hringirinn virðir virðingu. Áður en þú skilur af skaltu spyrja hvort hringirinn hafi einhverjar viðbótarupplýsingar eða þarfnast neitt frekar frá þér.

02 - Kallkerfi í bið

Þegar hringir er settur í bið virðist það líða eins og að eilífu, sama hversu skemmtilegt tónlistarfélagið þitt gæti verið. Reyndu að bíða eftir hlé í samtalinu áður en þú hringir í að þú sért að setja þau í bið, það er að forðast að trufla hringjendur ef það er mögulegt. Gakktu úr skugga um að þeir skilji af hverju þú ert að setja þau í bið og vera sannfærður um hversu lengi það getur tekið. Fyrirgefðu óþægindin, og ef þeir geta ekki haldið, þá er best að kalla þá aftur frekar en að biðja þá um að hringja í þig aftur. Og reyndu að vera samúðarmaður þinn sem hringir; Enginn finnst gaman að vera í bið, svo vertu eins kurteis og ástandið leyfir.

03 - Ljúka símtali

Það eru nokkrar ástæður sem þú gætir þurft að ljúka símtali áður en hringirinn er tilbúinn. Ef hringir er móðgandi eða notar óhreint eða ógnandi tungumál, þarftu ekki að þola slíkan hegðun. Segðu þeim að þú ert að ljúka símtalinu vegna móðgandi tungumálsins, en ekki taka þátt í móðgunum eða fram og til baka. Vertu viss um að tilkynna slíkar símtöl til leiðbeinanda þinnar.

Ef þú þarft að ljúka símtali vegna þess að hringir er einfaldlega langvinnur (sem er oftar en raunin), bíddu eftir hlé og reyndu að ljúka hlutum kurteislega. Þú getur sagt eitthvað eins og, "Það hefur verið yndislegt að tala við þig, en ég verð að taka annað símtal núna." Spyrðu hvort hringirinn hefur einhverjar aðrar spurningar áður en þú lætur manninn fara, en vertu viss um að þú lýkur símtalinu.

04 - Búa til einstök rödd pósthátíð

Talhólfs kveðju er yfirlýsing um hver þú ert og hvað fyrirtækið þitt gildi. Stutt og skyndileg talhólfs kveðju skapar ekki gott fyrstu sýn, og langur, dregin kveðja frustrates gestur. Reyndu að komast að því að ná árangri: tilgreinið hver þú ert, nafn fyrirtækisins og hvers vegna þú ert ekki fær um að svara símtalinu (utan skrifstofunnar, í öðru símtali, í burtu um tíma). Þú þarft ekki að veita of mörg smáatriði-bara nóg svo að hringirinn veit að hann eða hún hefur verið heyrt og að þú munt skila símtali.

05 - Skrifa handrit fyrir sjálfvirkan aðstoðarmann

Það fyrsta sem viðskiptavinir þínir og viðskiptafélagar heyra þegar þeir hringja í fyrirtækið þitt verða sjálfvirk aðstoðarmaður símans þíns. Birtu númerin sem valin eru út frá því að síminn þinn sé ekki kunnugt um fyrirtækið og þarfnast leiðbeiningar. Gakktu úr skugga um að hringjendur vita að ef þeir hafa beinan framlengingu fyrir tiltekinn manneskju geta þeir náð þeim beint hvenær sem er.

Fyrir alla aðra sem hringja, reyndu að nota þekktustu númerin fyrir hverja viðbót ("Styddu á núll fyrir gestamóttöku", til dæmis). Lýsið deildinni áður en þú gefur númerið - til dæmis, "Fyrir þjónustuver, ýttu á 5."

06 - Ritun sjálfvirkan aðstoðarmanns handrit fyrir eftir klukkutíma eða atvinnurekstur

Ef fyrirtæki þitt lokar eftir ákveðinn tíma eða um helgar og enginn er til staðar til að svara eða aðstoða gestur þína skaltu búa til sjálfvirka aðstoðarmanns eftir hvern dag. Segðu gestur þínum að framan að fyrirtækið sé lokað og biðja þá að hringja í lokin. Mundu að taka venjulega vinnutíma þínum í notkun.

07 - Leyfi a Professional Phone Message

Talhólf hefur orðið venjulegur hluti af hverju símasímakerfi fyrirtækisins og að vita hvernig á að fara í skilaboð á faglegum talhólfsskilaboðum, auk þess hvernig á að svara einn endurspeglar jákvætt um fyrirtækið þitt. Allir starfsmenn, sem nota símann sem hluti af starfi sínu, ættu að vita hvernig á að fara eftir skilaboðum í símanum .