Áður en þú byrjar að skrifa handbókina þína, ein athugasemd um varúð:
Vertu viss um að hafa lögfræðing sem er sérfræðingur á sviði vinnulöggjafar endurskoða handbókina til að vera viss um að ekkert sé í því sem gæti valdið þér vandræðum. Borga lögfræðingur til að veita þessa endurskoðun gæti bjargað þér frá því að innihalda eitthvað sem gæti verið misskilið af lesanda.
Kynningin í starfsmannahandbókinni þinni er meira en aðeins nokkur orð um fyrirtækið þitt.
Það gerir starfsmönnum þínum kleift að skilja mikilvægi handbókarinnar og felur í sér svæði fyrir starfsmenn til að skrá sig til að viðurkenna að þeir hafi lesið handbókina. Hér að neðan er að finna nánari upplýsingar um hvað kynningin inniheldur:
- Saga fyrirtækis þíns
Í stuttu máli, lýsðu fyrirtækinu þínu, þar á meðal hvernig það byrjaði og verulegir viðburðir í sögu þess. - Yfirlýsing um markmið eða verkefni.
Ef þú hefur búið til sýn eða yfirlýsingu fyrir fyrirtækið þitt skaltu ræða það hér. Með því að lýsa sýn þinni hjálpar starfsmenn að sjá hvað þú trúir á og fær þá spennt að vinna fyrir fyrirtækið þitt. - Velkomin bréf
Innifalið velkomið bréf, talaðu beint við starfsmenn og láttu þá vita hversu mikilvægt þú heldur að þeir séu í fyrirtækinu. - Yfirlýsing um "Þetta er ekki samningur"
Í velkomnu bréfi þínu eða sérstakt yfirlýsingu, gefðu yfirlýsingu um að láta starfsmenn vita að þeir fái ekki neinar tryggingar:"Þessi handbók felur ekki í sér ráðningarsamning né veitir trygging fyrir atvinnu."
- Undirskriftarsíða
Hafa yfirlýsingu um að allir nýir starfsmenn verða að undirrita handbókina til að sýna fram á að þeir hafi lesið skjalið og skilið það.
Innleiðingin er mikilvægur hluti af handbók starfsmannsins. Vertu viss um að lögmaður þinn taki sérstaklega eftir þessum kafla.
Búa til starfsmannahandbók
Fyrsta stóra hluti starfsmannahandbókarinnar inniheldur starfsmannastefnu.
Þessar stefnur gefa starfsmönnum upplýsingar um væntingar þínar.
Starfsmenn
Í síðasta hluta starfsmannahandbókarinnar er að finna kosti og tíma sem þú veitir starfsmönnum:
- Viðvera og stundvísindi
Láttu í té hluta sem segir að starfsmenn séu búnir að vera í vinnunni á hverjum degi og á réttum tíma. Skilgreina "of mikil" fjarveru og "venjulegan" seinkun. - Brot, hádegismat, starfsfólk setustofa
Má starfsmenn taka hlé hvenær sem er eða eru ákveðnar hléstundir? Hvað um hádegismat? Lýsið samskiptareglum til notkunar á starfsstöðinni. - Tölvuforrit og skjöl
Gerðu starfsmenn grein fyrir höfundarréttarlögum varðandi skjöl. Hvaða skjöl má ekki afrita? Hvaða afrit má vera af hugbúnaði? Hvar eru hugbúnaðarleyfi og hvað segja þeir? - Trúnaðarmál; gjafir
Stefna ríkisstjórnar varðandi viðskiptaleg og einkamál. Starfsmenn ættu ekki að taka gjafir frá viðskiptavinum nema fyrir mjög litla tákn. - Vísindi / uppsögn
Lýsið verklagsreglum um aga, þ.mt viðvaranir, skrifleg og munnleg. Hafa áfrýjunarferli, jafnvel fyrir lítið skrifstofu, svo starfsmenn telja að þeir hafi "einhvers staðar að fara." Lýsið þeim kringumstæðum sem hægt er að binda til atvinnu. Hversu mikið er tilkynnt? Hvernig er uppsafnaður frí greitt?
- Lyf og áfengisnotkun; reykingarstefnu
Segðu að notkun fíkniefna eða áfengis á fyrirtækjamarkaði sé orsök fyrir tafarlaust uppsögn. Leyfir þú að reykja á húsnæði fyrirtækisins? - EEOC yfirlýsing
Þú mismunar ekki neinum af einhverjum ástæðum; Þú gætir líka talað um gistingu fyrir trúnaðargoð og stefnur varðandi umsækjendur og starfsmenn með fötlun. - Jöfn laun
Þú metur launþega þína í samræmi við stig stöðu og á frammistöðu, ekki á ytri þáttum eins og kynlíf. - Mat
Segðu starfsmönnum hvernig og hvenær þú framkvæmir árangurssögur. - Starfsmaður staða (í fullu starfi miðað við hlutastarfi, reynslutími).
Lýsa vikutímum sem krafist er í fullu starfi (32? 35? 40?). Hafa starfsmenn í fullu starfi bætur (svo sem sjúkratryggingar) sem hlutastarfi gera ekki? Hafa hlutatímar greitt frí?
- Áreitni
Segðu frá því að fyrirtækið þitt þoli það ekki, annaðhvort milli starfsmanna eða viðskiptavina. Ræðið hvernig ágreiningur um áreitni ber að meðhöndla. - Ráðningarstefnu
Lýstu hvernig þú auglýsir stöðu, innra og utan, og viðtal þitt. - Skrifstofa Kjóll Kóði
Þú gætir viljað láta í té almenna yfirlýsingu um að fylgja stefnu um að klæða sig, þ.mt hár, smásala, skartgripir. Ef starfsmenn þurfa að vera með sérstakar einkennisbúninga, hver greiðir fyrir þetta? Hver greiðir fyrir hreinsun? Brot eða móðgandi tungumál getur verið "réttlátur valdið" fyrir uppsögn. - Stefna / þjálfun nýrra starfsmanna
Lýsið áætlun fyrirtækisins um starfsþjálfun og stefnumörkun. Er greiðslutími greiddur? - Greiðslutímabil / tímaréttur / launagreiðslur / yfirvinnu
Hversu oft eru starfsmenn greiddir? (Á tveggja vikna fresti eða tvisvar í mánuði eru dæmigerðar.) Leggja áherslu á að tímaréttir / tímakort skuli haldið af öllum starfsmönnum; hvenær verða þau að snúa inn? Tilgreindu að launakostnaður inniheldur upplýsingar um frádrátt, árlegar upplýsingar. Ríkið þegar starfsmenn eru gjaldgengir í yfirvinnu. - Bílastæði fyrir starfsmenn
Lýsið bílastæði þínum og takmörkunum við notkun þess. Krefjast starfsmanna bílastæði kort til að komast inn í hellingana? Hvernig fylgist fjöldarnir? - Starfsfólk símtöl og gestir
Lýstu stefnu þinni á gestum og persónulegum símtölum. - Reynslutíma
Það er góð hugmynd að láta í té tíma, venjulega ekki meira en 90 daga, þar sem ný starfsmaður er metinn og ráðningin er "tímabundin" eða "að vilja". Þú getur breytt greiðslunni eftir þetta reynslutíma, til að hvetja nýja starfsmann. Venjulega fá starfsmenn reynslutíma ekki bætur, en greiðir þú reynslutíma starfsmanna fyrir greiddan frí sem fellur undir reynslutíma? Hafa reynslustjórar byrjað að ná tíma til að reikna frílaun á þessum tíma? - Brottvísanir
Beiðni um að starfsmaður sem vill segja upp gefa þér amk tveggja vikna fyrirvara. - Veðurdagar
Lýstu hvernig og hvenær þú munir tilkynna starfsmönnum ef fyrirtækið er lokað fyrir slæmt veður. Taktu yfirlýsingu um hvernig þú munir meðhöndla starfsmanninn frístund fyrir veðrið þegar fyrirtækið er opið. - Biðtími
Verður starfsmenn að bíða í ákveðinn tíma til að fá bætur? Getur reynslutími starfsmanna byrjað að safna bætur? - Greiddur tími (frí, persónuleg dagar, veikindi)
Þessi hluti er meðhöndluð á ýmsa vegu. Það er engin sambandslög sem krefst þess að þú greiðir starfsmann fyrir frístundum, þar á meðal frí, frí, persónulegan tíma eða veikindi, þó að "frítími" sé hátt á lista yfir væntingar starfsmanna. Starfsmenn eiga kost á að taka frístund án þess að greiða. Allir greiddir frítími munu hafa bein áhrif á framleiðni og þjónustu við viðskiptavini þína. Ein leið til að takast á við þetta er að veita heildar "greiddan frítíma" ávinning sem safnast upp með tímanum að hámarki "x" klukkustundum. Greiddur tími getur verið notaður í hvaða tilgangi sem er. Þessi aðferð borgar starfsmenn sem eru í vinnunni á hverjum degi og veita þeim tækifæri til að taka frí eða einstaka persónulegan dag. Krefjast starfsmanna að skipuleggja PTO vel fyrirfram, nema sjúkdóma. Þegar þú hefur lokið þessum kafla ertu næstum tilbúin til að sýna það til starfsmanna. En áður en þú gerir það skaltu taka það til lögfræðings eða lögfræðings sem er sérfræðingur í atvinnulöggjöf til endurskoðunar.
- Frí.
Lýsið fríhæfi; Hve lengi hefur starfsmaður að vinna til að eiga rétt á fríi? Hvernig er lengdin ákveðin? Hvernig eru frí greidd? Hvað gerist ef einhver fer fær hann / hún greitt fyrir ónotað frítíma? Flestir vinnuveitendur leyfa ekki starfsmönnum að fá laun í stað þess að taka frí, af ýmsum ástæðum. Ekki leyfa starfsmanni að flytja yfir frí til næsta árs; allir ættu að taka frí á hverju ári. Hvenær verða starfsmenn að tilkynna fríáætlanir sínar? Hver fær forgang í tímasetningu? - Frídagar.
Engin sambandslög krefjast frídaga; ef skrifstofan er lokuð þarftu ekki að borga fyrir þennan tíma. Hvaða greiddur frí veitir þú? Listi sérstakar frídagar fyrir hvert ár. Þú getur ákveðið að breyta fríinu frá ári til árs en venjulega verður þú að halda sama númeri. Verður starfsmenn að vinna daginn áður og daginn eftir frí til að fá frílaun? Þú þarft ekki að borga starfsmenn í hlutastarfi fyrir frí, jafnvel þó að starfsmenn í fullu starfi fái þau. Ef þú ákveður að loka skrifstofunni á tilteknu degi og ekki borga starfsmenn, ættir þú að tilkynna fyrirfram. - Veikur tími / persónulegir dagar
Flestir litlar skrifstofur telja það mikil byrði að greiða starfsmenn til viðbótar frests, bæði hvað varðar mönnun og fjárhagslegan kostnað. Þú gætir viljað veita starfsmönnum takmarkaðan fjölda greiddra persónulegra / veikinda á ári, með því að vita að þeir munu líklega taka þau, hvort sem þeir þurfa þá eða ekki. Þú gætir viljað tilnefna þessa dagana sameiginlega sem "persónulega" daga, þar á meðal veikindi; ekki láta fólk ljúga um að vera veikur til að fá frí. Ekki leyfa starfsmönnum að bera yfir þessa dagana til annars árs; notaðu þau eða missa þau. Getur starfsmenn tekið ½ daga eða ákveðinn fjölda klukkustunda, frekar en heilan dag? Hlutastarfsmenn eru yfirleitt ekki gjaldgengir vegna veikinda. Lýsið málsmeðferð við að biðja um persónulegan og veikan dag. - Jury Duty
Þú ert skylt að gefa starfsmönnum frítíma ef starfsmaður tekur á móti stefnumótun til dómnefndar. Hvernig ferðu með þetta? Verður þú að borga þeim á þessum tíma? Ætlarðu að þurfa að snúa sér í dómnefndarskatti eða borga þau? Hvenær verða þau að tilkynna aftur til vinnu ("þegar dómstóll er ekki í fundi" er algengt)? Vertu viss um að þú sért að "versta fallið" í þessum kafla. - Leaves of Absence
Þó að þú þurfir ekki að veita ógreiddan leyfi, gætirðu viljað íhuga þetta ákvæði, sérstaklega fyrir verðmæta starfsmenn. Hver er hámarkstími að einhver geti tekið ógreiddan leyfi og enn verið viss um stöðu þegar hann kemur aftur til vinnu? Ef þú veitir tryggingar, getur viðkomandi áfram þessa tryggingu ef hann greiðir iðgjöldin? Hvað gerist þegar starfsmaðurinn skilar fær hann / hún fyrri stöðu? - Herferð
Uniformed Services At Employment and Reemployment Rights Act 1994 krefst þess að atvinnurekendur verði að gera sanngjarnt viðleitni til að endurmennta eða uppfæra hæfileika starfsmanna sem snúa aftur til hernaðarlegrar skyldunnar. Hvað um starfsmenn sem fara í sumarbúðum eða öðrum stuttum hernaðarlegum skuldbindingum? Hvernig verður skilað aftur?
Þegar þú hefur lokið þessum kafla ertu næstum tilbúin til að sýna það til starfsmanna. En áður en þú gerir það skaltu taka það til lögfræðings eða lögfræðings sem er sérfræðingur í atvinnulöggjöf til endurskoðunar.
Fyrirvari: Ég er ekki lögfræðingur og ég er ekki að veita lögfræðiráðgjöf. Þessi grein er veitt til upplýsinga og ætti ekki að treysta á. Hafðu samband við lögfræðing fyrir þetta skjal og öll skjöl af þessari gerð.