Mörg hótel hafa treyst á vefsvæðum RFP (Request for Proposals), svo sem Conventionplanit.com og sabrehotelrfp.com til að kynna fundi og ráðstefnuþjónustu. Þeir hafa einnig þróað eigin RFP form á netinu.
Hins vegar eru margir skipuleggjendur tregir til að senda hótelið sitt RFPs í gegnum leitarvélar þriðja aðila. Margir skipuleggjendur kjósa að leggja fram beiðni sína um tilboð í hótelinu beint til hótelsins og ráðstefnuhúsanna.
Hvaða upplýsingar er innifalið í Hotel RFP?
Frábært tól til að hjálpa skipuleggjendur að byrja að þróa eigin eyðublöð fyrir tilboð í hóteli og aðrar viðburðarþörfir eru viðburður sem samþykktar venjur skipta um verkfæri frá ráðstefnuráðinu.
Grundvallaratriði fyrir hótelið RFP ættu að innihalda eftirfarandi:
- Grunnupplýsingar tengiliðar (nafn, titill, stofnun, heimilisfang, sími, tölvupóstur osfrv.)
- Viðburðadagsetningar (gefðu amk tveimur mismunandi valkostum)
- Herbergjaklúbbur þarf (dagsetningar og fjöldi gistiaðstaða)
- Fundarherbergi beiðnir (dagsetningar, herbergi stærðir, magn)
- Matur og drykkur kröfur
- Aðgengi að þörfum
- Sendingar og móttökuskilyrði
- Aðrar viðeigandi upplýsingar
Að nýta sér RFP verkfæri
Í samlagning, Global Business Travel Association (GBTA) veitir meðlimum sínum með víðtæka hótelið RFP tól sem atburður skipuleggjendur gætu viljað íhuga.
Þættir á GBTA hótelinu eru meðal annars eftirfarandi:
- Hótelaðstöðu yfirlit upplýsingar
- RFP umsækjandi yfirlit upplýsingar
- Samningsupplýsingar um herbergi
- Stærð heildar fundarherbergi hótelsins
- Heildarfjöldi fundarsalna
- Stærð stærsta ballroom hótelsins eða fundarherbergi
- Ceiling hæð fyrir stærsta ballroom eða fundarherbergi
- Er hótelið með fasta stjórnarstofu sett upp?
- Hversu margir munu stjórnarherbergið mæta?
- Hefur hótelið sérstakt sýningarsvæði?
- Hver er stærð sýningarrýmisins?
- Hver er fjarlægðin við svæðisráðstefnu?
- Hver er nafn miðstöðvarinnar?
- Hver er skattprósentan á mat og drykk?
- Hvað er þjónustugjald prósentu prósentu?
- Eru þjónustugjöldin skattlagðar?
- Er hótelið að bjóða upp á innri hljóðsjónarmiða (A / V) þjónustu?
- Mun hótel bjóða afslátt á innri A / V þjónustu?
- Mun hótelið leyfa viðskiptavinum að koma með utanaðkomandi A / V söluaðila?
- Hversu margir fundarsalir innihalda þráðlaust háhraða internet?
- Hvernig geta fundarsalir innihaldið vídeó fundur?
- Er gjald fyrir að nota eigin A / V söluaðila?
- Tekur hótelið sameiginlega "fundakort" til greiðslu?
- Er hótelið boðið upp á fundarpakka?
Í samlagning, það væri gagnlegt að deila með hótelinu velta hvaða atburði þú ert að hýsa. Þetta mun veita þeim innsýn í markmiðin sem fundurinn þinn kann að hafa.
Góðu fréttirnar um að vinna með hótel er að flestir ættu að vera nokkuð upplifaðir um að setja svipaðar viðburði saman og frábær sölu- eða veisluþjónusta framkvæmdastjóri mun geta deilt með þér frekari upplýsingar um leiðir til að aðstoða viðburðaráætlanir til að mæta markmiðum sínum.