Hvernig á að undirbúa viðskiptaáætlun fyrir lítil fyrirtæki þitt
Áætlun sem tryggir gegn röskun fyrirtækja ef ófyrirséð er að ræða. Eða, ef þú vilt, "... málsmeðferðin sem notuð er til að tryggja tímabundið og skipulegan endurupptöku hringrás fyrirtækisins með getu til að framkvæma áætlanir með lágmarks eða engin truflun á tímabundinni starfsemi eða þjónustuaðgerðum" ( Facility Management Journal).
Markmið viðskiptaáætlana eru:
- Tryggja heilsu og öryggi allra starfsmanna
- Lágmarka truflanir á getu fyrirtækisins til að veita vörur sínar og / eða þjónustu
- Lágmarka fjárhagslegt tap
- Að geta afturkallað mikilvægar aðgerðir innan ákveðins tíma eftir hörmung
Vel hugsuð framhaldsáætlun getur þýtt muninn á lifun fyrirtækis þíns og mistökum ef hörmung lendir. Eldur, flóð, harður diskur bilun eða gögn þjófnaður - eitthvað eða allt þetta gæti sett fyrirtækið þitt út af þóknun. Taka tíma til að setja saman áætlun um samfelldan rekstur mun hjálpa til við að fyrirtæki þitt geti haldið áfram starfsemi á stystu mögulegu tíma.
Til að búa til viðskiptaáætlun:
1) Ákveða hvað helstu áhætturnar eru fyrir lítil fyrirtæki þitt.
Er það gagnaþjófnaður? Flóð? Jarðskjálfti? Að meta hvaða tegundir hamfarir eru líklegastir munu hjálpa þér að einbeita þér að áætluninni um samfelldni og ekki sóa tíma og peningum að undirbúa eitthvað sem er mjög ólíklegt að gerast.
Það er ekkert mál að skipuleggja hvernig á að batna af jarðskjálfta, til dæmis ef fyrirtækið þitt er ekki í jarðskjálftasvæðinu. En ekki gleyma vaxandi áhættu sem oft gleymast af litlum fyrirtækjum, svo sem netrása, tölvusnápur og skemmdarverk.
2) Ákveða hvað væri algerlega nauðsynlegt fyrir lítil fyrirtæki þitt að byrja að starfa aftur ef fyrirtæki hörmung lokað þér og gera ráðstafanir til að tryggja að þessar meginatriðum væri laus fljótlega.
Þessir grunnatriði geta falið í sér starfsfólk, gögn, búnað, fjárveitingar og innviðir vernd.
Hvaða fólk er lykillinn að starfsemi þinni? Hvaða búnað þarftu að halda áfram að framleiða og afhenda mikilvægar vörur og / eða þjónustu? Kannski er gert ráð fyrir öðru fyrirtæki sem hefur þann búnað sem þú þarft. Hvaða vistir eru nauðsynlegar? Finndu út fyrirfram hver varamaður birgja eða sendendur væri ef núverandi fyrirkomulag þitt gæti ekki verið virk. Hve lengi gæti fyrirtæki þitt virkað ef tekjutilgangur hans var lokaður? Hvar myndir þú fá peningana til að halda því áfram?
2) Undirbúa brottflutningsáætlun ef líkamlegur hörmung er til staðar.
Farið yfir það með starfsfólki og sendu það áberandi í gegnum húsnæði þinn. Hvernig mun starfsfólk vita að þeir þurfa að flýja? Hvað ætti að gera þegar þeir eru tilkynntir um brottflutning? Hvaða leiðir eru tiltækar úr húsinu / húsunum? Hvar ætti fólk að hitta utan byggingarinnar? Hver er ábyrgur fyrir því að athuga hvort allir séu öruggir?
3) Búðu til fjarskiptasveitakerfi.
Ef eitthvað gerðist í viðskiptum þínum, hver væri ábyrgur fyrir að tilkynna hverjum einstaklingi sem vinnur þar? Gakktu úr skugga um að símaskrár og netfangalistar séu uppfærðar og að fólk sem ber ábyrgð á að hafa samband við aðra hafi prentað lista þar sem öll tækni mistekst fyrr eða síðar og venjulega á óþægilegan tíma.
Einnig ákveða hver mun bera ábyrgð á samskiptum við almenning og hvernig (uppfæra vef fyrirtækisins , staða á félagslegum fjölmiðlum , fréttatilkynningum, skilti í glugganum, útvarpstilkynningum osfrv.)
4) Vertu viss um að neyðarbúnaður þinn á staðnum sé heill og uppfærður.
Þessar vinnustaðskoðanir frá St John's Ambulance sýna nákvæmlega hvaða skyndihjálparbúnaður fyrir ýmis stór fyrirtæki þarf að innihalda miðað við fjölda starfsmanna. Það fer eftir því hvaða tegundir hamfarir kunna að gerast á þínu svæði, þú gætir viljað bæta við öðrum vistum. Til dæmis er eitt gallon af vatni á mann á dag einn af ráðlögðum vistum á þessum lista yfir neyðarbúnað fyrir smásöluverslunina.
5) Taktu skref núna til að vernda viðskiptagögnin þín.
Viðskipti gögnin þín eru verðmætasta eign þín. Ef það var stolið eða eytt, myndi fyrirtæki þitt vera fær um að fljótt fá upp og keyra aftur eða jafnvel halda áfram yfirleitt?
3 skref til að ná árangursríkri gögnum öryggisafrit útskýrir hvernig hægt er að fá hugarró að vita að viðskiptagögnin þín eru vernduð og aðgengileg aftur fljótlega. Gagnavernd er ein af mörgum kostum þess að skipta fyrirtækinu þínu í ský computing .
6) Tryggðu að fyrirtæki þitt beri fullnægjandi tryggingar.
Slökkviliðsþjónusta er sú tegund sem fjallar um, en eldur er vissulega ekki eina mögulegu hörmungin sem lítið fyrirtæki þitt gæti upplifað. Til viðbótar við aðrar augljósar líkamlegar hamfarir eins og flóð eða vindskemmdir, skaltu íhuga skemmdir sem gætu stafað af þjófnaði, til dæmis. Og þá er það hugsanlega ábyrgðarmál ef lítið fyrirtæki þitt stunda starfsemi sem gæti leitt þig til málaferla.
Að velja rétta tegund tryggingar til að ná til áhættu og hafa góða og nýjustu tryggingavernd mun fara langar leiðir til að fá smáfyrirtæki þitt aftur og aftur ef hörmung kemur fram.
8) Að kynnast nágrönnum þínum.
Að koma á samskiptaleiðum við eigendur fyrirtækisins í kringum þig getur virkilega haft gagn af áætlunum um samfelldan rekstur. Láttu þá vita hvað þú ert að vonast til að gera og sjáðu hvort þú getir tekið þátt í þeim. Þú gætir þurft að deila kostnaði við suma útgjöld sem tengjast samfelldan áætlun eða gera ráðstafanir til að koma í veg fyrir að hjálpa hver öðrum í tilfelli af hörmungum. Samræmd neyðaráætlanir eru sérstaklega mikilvægar fyrir fyrirtæki sem deila samliggjandi rými eins og þeim í verslunarmiðstöðvum eða meðfram götum borgarinnar.
9) Skoðaðu staðbundnar áætlanir og úrræði.
Borgin þín, bæinn eða fyrirtæki í aðgerðanefndinni kunna að hafa áætlanir um viðbúnað / áætlanir um hörmung í stað eða veita fjármagn sem auðveldar þér að setja saman eigin áætlun. Til dæmis, borgin Ottawa býður upp á upplýsingar um neyðarbúskap fyrir Ottawa fyrirtæki á vefsíðu sinni og býður upp á námskeið um námskeið um efnið. Sjáðu hvað er í boði í bænum þínum áður en þú byrjar að skrifa eigin viðskiptaáætlun.
10) Setjið allt saman.
Þegar þú vinnur með samfelluáætluninni skaltu setja allar stykki saman í prenti. (Digital eintök eru gott en ekki mjög gagnlegt ef mátturinn fer út og / eða ekki er hægt að nota stafræna tæki.) Þrír hringur binder virkar vel. Hafa áætlun um áætlun um flutning fyrirtækis þíns, samskiptaáætlun, upplýsingar um neyðartilvikum og vátryggingarskírteini, verndarráðstafanir og nauðsynlegar aðgerðir, svo og upplýsingar um hvaða ráðstafanir sem þú hefur gert til að halda eða ná í gang aftur.
11) Haltu viðskiptatilbúnaráætlun þinni vel.
Síðast en ekki síst, viltu ganga úr skugga um að þú haldir hörmungaráætlun þína á auðveldan aðgang að stað og tryggðu að allir sem þurfa að vita hvar það er veit staðsetning þess. Þú ættir einnig að úthluta einum einstaklingi og sekúndu til að grípa viðskiptatækniáætlunina á leiðinni út ef fyrirtæki hörmung krefst þess að fara frá húsnæði.
12) Notaðu fyrirtæki þitt og félagslega fjölmiðla
Viðskiptavinur þinn og félagsleg fjölmiðlar, eins og Facebook , LinkedIn og Twitter, eru frábærar leiðir til að eiga samskipti við viðskiptavini og viðskiptafélaga í neyðartilvikum. Ekki láta viðskiptavini þína furða ef þú ert opinn eða ekki þegar hörmung lendir - fljótleg staða á Facebook getur haldið þeim uppfærðum.
Stöðugleiki fyrirtækisins borgar sig
Það er auðvelt að slökkva á samfelldan áætlun. Það eru alltaf strax "kreppur" sem krefjast athygli okkar. En hversu marktækur eru þeir raunverulega í samanburði við viðburði sem lokar viðskiptum þínum niður í klukkutíma, daga eða vikur? Taka tíma til að undirbúa áætlun um samfelldan rekstur mun hafa mikla afborgun ef slökkt er á hörmungum.