Í viðbót við skattlagningu er desember einnig kominn tími til að ljúka verkefnisstarfi í lok árs og undirbúa nýtt launatímabil. Hér eru nokkrar áminningar sem hjálpa þér að loka út launaskrá fyrir þetta ár og verða tilbúin fyrir launakostnað næsta árs
Starfsmaður W-4 eyðublaðið - Viðhaldskvittun starfsmanns
Starfsmenn geta lokið W-4 eyðublöðum hvenær sem er og lok almanaksársins er gott að minna þá á að endurskoða W-4 þeirra til að ganga úr skugga um að upplýsingarnar séu réttar og sú upphæð sem þeir vilja haldi frá sambandsskattum er nákvæm .
Ef ríkið þitt krefst tekjuskatts, skulu starfsmenn einnig athuga tekjuskatt ríkissjóðs í formi breytinga og staðgreiðslna. Bara áminning um að starfsmenn geti breytt W-4 eyðublöðunum eins oft og þeir vilja allt árið, bara ekki einu sinni fyrir einn launakostnað, að sjálfsögðu.
Non-starfsmaður W-9 eyðublaðið - Beiðni um skírteini kennitölu og vottun
A W-9 form er svipað og W-2 formið, en það er fyrir starfsmenn. W-9 eyðublaðið er notað til að staðfesta heimilisfang viðkomandi og skírteinisnúmer. Skattarauðkenni er mikilvægara upplýsingarnar, því að IRS notar þetta til að passa 1099s skráðar af skattgreiðendum með 1099 skjölum frá vinnuveitendum.
Panta W-2 eyðublöð og 1099-MISC eyðublöð
Ef þú sendir út eigin W-2 eyðublöð (í lokaskattsamantekt fyrir starfsmenn) og 1099-MISC eyðublöð (samantekt fyrir lok ársskatta fyrir sjálfstæða verktaka), þá er kominn tími til þess að panta eyðublöð fyrir þetta skattár.
Ef þú ert með launaskrá, athugaðu hvort þeir hafi það sem þeir þurfa til að undirbúa þessi eyðublöð í janúar. Mundu að W-2 eyðublöð og 1099-MISC eyðublöð verða lögð fyrir einstaklinga fyrir lok janúar.
Þú getur fengið W-2 eyðublöð frá skrifstofuvörumiðlum eða frá IRS. Þú getur ekki notað W-2 eyðublað sem þú hleður niður af Netinu vegna þess að rauður blek á Copy A er sérstök og ekki hægt að afrita hana.
Þú verður að nota opinbera eyðublaðið.
Lestu meira um W-2s og 1099s
Staðfestu starfsmennöfn og almannatryggingarnúmer (SSN)
Áður en þú undirbýrðir W-2 eyðublöð skaltu fara hjá almannatryggingastofnuninni til að vera viss um að starfsmenn nöfn og almannatryggingarnúmer passi saman og séu réttar. Sjá SSA's Business Services Online kafla fyrir frekari upplýsingar.
Staðfestu upplýsingar utan starfsmanns áður en þú sendir út 1099-MISC eyðublöð.
Áður en þú sendir starfsmann, eins og verktaka eða fyrirtæki sem þú hefur greitt, verður þú að staðfesta skírteinisnúmerið fyrir viðkomandi. Eins og fram kemur hér að framan þarftu að senda út W-9 eyðublað til að fá heimilisfangið og skatta kennitölu.
Önnur árslok launatekjur skatta verkefni
- Vertu viss um að laun starfsmanna séu skráð á réttu ári. Notkun reikningsskoðunar hugmyndarinnar um uppbyggjandi kvittun sem dagsetning þegar einstaklingur hefur ótakmarkaða aðgang að fjármunum er það sem skiptir máli. Svo skaltu setja laun inn á réttan ár með því að nota launaákvörðunardag. Ef þú ert að borga laun starfsmanna síðustu viku í desember, en launagreiðslan er dagsett í janúar, telja þær tekjur til janúar. Undantekningin er að ef einhver ástæða er fyrirfram greiðsla laun í desember, fyrir launþega, vegna launa sem þeir eru skuldaðir fyrir í janúar. Lestu meira um tímasetningu launþega starfsmanna í árslok, auk annarra tímabila tekna og kostnaðartíma.
- Ákveða hvernig þú munir takast á við launagreiðslur starfsmanna sem ekki hafa verið gjaldfærð í langan tíma. Þú verður að einbeita þér að því að finna starfsmanninn (notaðu staðfestu bréf svo þú getir sýnt fram á að bréfið væri óbirtanlegt). Ef þú getur ekki fundið starfsmanninn, ertu skylt samkvæmt lögum ríkisins að skipta um launagreiðslur sem ekki eru greiddar í ríkisfjármálasviði þínu. Þeir munu halda áfram að vinna að því að finna einstaklinginn. Þú verður einnig að taka tillit til launaskráningar vegna óskráðra launa í bókhaldskerfinu þínu. Leiðin sem hún er meðhöndla fer eftir þeirri líkingu að starfsmaðurinn muni greiða fyrir stöðuna.
- Ákveða skattskyldar fjárhæðir fyrir starfsmenn W-2s fyrir tiltekna ávinning, þ.mt prósentur til einkanota ökutækja og farsíma í eigu eigenda og starfsmanna og vinnuveitandi greiddar menntunargjöld sem kunna að vera skattskyldar. Skoðaðu skattaráðgjafa þinn um kröfur um skýrslugjöf um þessi ávinning.