Form I-9 er einnig grundvöllur fyrir frekari sannprófun vinnuveitanda, með því að nota E-Staðfest kerfi .
Áður en þú byrjar að fylla út eyðublaðið I-9
Hafa afrit af eyðublaði I-9 á hendi áður en þú byrjar að ráða fyrstu starfsmann þinn. Gakktu úr skugga um að þú hafir nýjustu útgáfuna af Form I-9. Núverandi eyðublað, með gildistíma 3/31/2016, verður að nota af vinnuveitendum til að staðfesta atvinnu eftir 7. maí 2013.
Afrit af formi I-9 (PDF-sniði) er að finna á heimasíðu Bandaríkjanna, Tollur og Útlendingastofnun (USCIS). Þetta eyðublað er hægt að fylla út á netinu og síðan prentað út fyrir undirskrift.
Form I-9 verður að vera lokið á þeim tíma sem ráðið er og þú (vinnuveitandi) verður að halda öllum Form I-9 fyrir alla starfsmenn. Ef eyðublaðið er fyllt út alveg og þú hefur samþykkt skjöl frá starfsmanni getur þú slökkt starfsmanninum ef þú kemst að því að starfsmaðurinn hafi rangt fyrir sér starfsgetu hans eða vinnu eða ef eyðublöðin sem starfsmaðurinn leggur fram er ekki talinn gildur .
Að ljúka kafla 1 - Upplýsingar um starfsmenn og staðfestingar
Hluti 1 er lokið af starfsmanni. Starfsmaðurinn verður að innihalda nafn, eiginkenni, heimilisfang og fæðingardag. Starfsmaðurinn ætti að innihalda almannatryggingarnúmer, en þetta númer er valfrjálst nema fyrirtækið þitt notar E-Staðfestingarkerfið.
Starfsmaður staðfestir síðan stöðu sína - eitt af eftirfarandi:
ríkisborgari Bandaríkjanna
ekki ríkisborgari í Bandaríkjunum
Löglegur varanleg heimilisfastur (þ.mt Alien #)
Alien heimilt að vinna (þ.mt Alien # eða Aðgangur #) þar til (fela í sér gildistíma, ef við á)
Einhver getur aðstoðað starfsmann við að ljúka 1. hluta Form I-9. Undirbúningur og / eða þýðandi vottun kafla ætti að vera lokið af hjálparaðila. Vertu viss um að prenta nafn og heimilisfang hjálparaðila.
Ljúka kafla 2: Vinnuveitandi frétta og sannprófun
Hluti 2 er lokið af vinnuveitanda. Þú verður að skoða nauðsynleg skjöl til að staðfesta bæði (a) auðkenni og (b) starfshæfi starfsmannsins. Athugaðu að skjöl í lista A, svo sem bandarískum vegabréf, staðfestu bæði sjálfsmynd og vinnuhæfi. Skjöl í lista B staðfesta auðkenni og skjöl í lista C staðfesta hæfi vinnu. Þú verður að hafa eitt skjal úr Hvert list B og lista C ef þú ert ekki með skjal úr lista A.
Viðunandi skjöl
Listi yfir viðunandi skjöl er að finna á I-9 formi. Þú getur fundið frekari upplýsingar um viðunandi skjöl, þ.mt dæmi um skjöl, í USCIS Handbook for Employers.
Minnispunktur um almannatryggingakort: Þú getur ekki samþykkt lagskipt almannatryggingakort eða almannatryggingakort sem segir "ógildur í atvinnuskyni." Útprentanir frá almannatryggingastofnuninni, sem sýna upplýsingar um almannatryggingar fyrir starfsmann, eru ekki ásættanlegar í staðinn fyrir almannatryggingakort.
Skjöl sem kynntar eru til staðfestingar verða að passa við hæfi stöðu sem starfsmaðurinn staðfestir. Ef skjölin sem eru kynnt þér eru ekki í samræmi við stöðu starfsmannsins, þá getur þú ekki samþykkt þau. Til dæmis, ef starfsmaður staðfestir að hann eða hún sé bandarískur ríkisborgari, en sýnir þér "grænt kort", getur þú ekki samþykkt skjalið.
Gildistími skjala
Sumar skjöl, eins og vegabréf eða atvinnuleyfi, hafa gildistíma. Skjöl sem eru útrunnin eru ekki viðunandi til staðfestingar. Ef skjal rennur út í framtíðinni verður þú að samþykkja það, en gerðu athugasemd um fyrningardagsetningu í starfsmannaskráningarkerfi þínu. Ef skjal rennur út og starfsmaðurinn leggur ekki fram nýtt skjal sem sýnir framtíðarútgáfu er þessi starfsmaður ekki lengur hæfur til að vinna í Bandaríkjunum. Ef fyrirtækið þitt er skoðuð getur verið að þú takir sektum og viðurlögum til að halda áfram að ráða þennan einstakling .
Aðeins frumrit
Öll skjöl sem lögð eru fram verða að vera frumrit. Ljósritanir eru ekki ásættanlegar. Ef þú hefur spurningu um hvort skjal er afrit, leitaðu að stimpil eða innsigli frá bandarískum ríkisstofnunum eða frá ríki, fylki eða sveitarstjórn.
Ef skjal hefur annað nafn frá nafni starfsmannsins á I-9 skaltu spyrja spurninga. Lítil stafsetningarafbrigði nafna eru viðunandi svo lengi sem skjalið virðist vera ósvikið og það tengist viðkomandi.
Eftir að þú hefur skoðað skjölin og gert sanngjarna ákvörðun um að þau séu bæði (a) ósvikin (ekki afrit eða á annan hátt vafasöm) og (b) tengjast starfsmanni sem heitir, verður þú að staðfesta við refsingu meiðsli sem, að bestu vitund þinni , starfsmaðurinn er heimilt að starfa í Bandaríkjunum. Inniheldur þann dag sem starfsmaðurinn byrjaði að vinna fyrir fyrirtækið þitt. Skráðu þig, dagsetningu, prenta nafnið þitt og titil og fylgdu heimilisfang fyrirtækisins.
3. þáttur Uppfærsla og endurskoðun
Þáttur 3 er notaður til að uppfæra upplýsingar um skjöl sem hafa runnið út og gerir ráð fyrir að nýtt skjal rennur út í formið.
Gæsla afrit af skjölum
Ef fyrirtækið þitt notar E-Staðfestingarkerfið skaltu halda afrit af öllum skjölunum. Ef þú ert ekki að nota E-Staðfest, þarftu ekki að halda afrit af skjölum. Ef þú heldur afritum skaltu gera þetta fyrir alla starfsmenn.
Eftir Form I-9 er lokið - Hvað á að gera
Þú sem vinnuveitandi verður að geyma afrit af lokið eyðublaði I-9 fyrir alla starfsmenn. Þú þarft ekki að senda þetta skjal til Bandaríkjanna ríkisstofnunar.
Upplýsingar í þessari grein veittu þér sem vinnuveitanda til að skilja skilyrðin um að ljúka I-9 forminu. Þau eru ekki ætlað að vera innifalið. Vertu viss um að lesa í gegnum allt I-9 skjalið til að tryggja að þú hafir lokið þessu skjali alveg og rétt.
Leiðrétting mistök
Réttar villur á Form I-9 í sama var eins og þú myndir aðrar mikilvægar skjöl. Ekki nota whiteout eða reyndu að eyða mistökunum. Venjuleg aðferð til að leiðrétta mistök í mikilvægum skjölum er:
- Lína í gegnum rangar upplýsingar (vertu viss um að upplýsingarnar geta enn verið lesnar)
- Gerðu breytinguna
- Dagsetning og upphaf breytinganna.
Ráð til að fylla út eyðublaðið I-9
- Þú sem vinnuveitandi getur tilnefnt starfsmann eða einhvern annan til að ljúka vinnuveitanda hluta I-9 eyðublaðið. En INS segir, "ef einhver annar fyllir út eyðublað I-9 fyrir þína hönd, þá verður hann eða hún að bera fullt I-9 ábyrgð."
Starfsmaður getur fengið aðstoð við að ljúka þáttum 1. Gakktu úr skugga um að aðstoðarmaðurinn lýkur "Undirbúningur og / eða þýðandi vottun" og hefur starfsmannaskilti. Nánari upplýsingar - svarar spurningum um I-9 formi
Sjá þessa grein með svör við algengum spurningum um eyðublað I-9 og staðfestingar á atvinnuleysisbótum- Þú þarft að vernda persónuupplýsingar sem starfsmenn veita á I-9 formi og á fylgiskjölum. Notaðu þessar upplýsingar aðeins fyrir I-9 tilgangi og geyma skjölin á öruggum, öruggum stað, eins og læstum skáp sem aðeins fáir treystir einstaklingar hafa lykilinn.
- Sumir vinnumiðlanir bandarískra ríkja geta staðfest hæfi atvinnu og votta starfsmenn sem þeir senda til þín. Vertu viss um að þú fáir og geymir afrit af vottuninni frá þínu ríki í þessu tilfelli.