Hvað á að gera áður en þú ferð í fríið
Undirbúningur skrifstofunnar áður en þú lokar fyrir jólin krefst vandlega undirbúnings. Rétt skilaboð munu tryggja að viðskiptavinir þínir, söluaðilar og starfsmenn geti skipulagt um lokunina og það þýðir að þú þarft ekki að takast á við mikið af reiður kvartanir fyrir og eftir brotið. Það ætti að gera umhyggju frí og vel skilið hvíld.
Hér er einföld tékklisti skrefanna, frá því að þú sendir skilaboð sem eru send til frís til að endurstilla hitastillar, sem gerir frístengingu slétt og arðbær.
01 - Tilkynna starfsmenn, viðskiptavini og seljendur
Þú getur tilkynnt viðskiptavinum um vefsíðuna þína og sjálfvirkan aðstoðarmannsskilaboð á símanum þínum.
Söluaðilar (sérstaklega þeir sem eru með endurteknar afhendingaráætlanir) skulu tilkynntir með tölvupósti, símanum eða venjulegum pósti.
02 - Tilkynna öryggisstarfsmenn eða þjónustu
Tilkynna öryggisstarfsmenn eða öryggisþjónustu um komandi lokadagsetningar. Gakktu úr skugga um að öryggisveitendur þínir hafi uppfært neyðar tengiliðalista sem inniheldur tengiliðaupplýsingarnar, þar á meðal símanúmer, fyrir þig og lykilstarfsmenn þína. Þeir ættu að vita hverjir eiga að hafa samband við öryggisvandamál, jafnvel þegar skrifstofan er lokuð fyrir fyrirtæki, og hver er heimilt að vera í húsinu meðan á lokun stendur.
03 - Breyta sjálfvirkan aðstoðarmannshátíð
Viku eða tveir fyrir lokunina, skráðu sjálfvirka aðstoðarmanns kveðju í símanum þínum sem útskýrir að skrifstofan verði lokuð í langan tíma. Hafa dagsetningu þegar þú verður lokað og þegar þú átt von á að endurræsa. Rétt áður en þú ferð, skráðu aðra sjálfvirka kveðju sem leggur áherslu á hvenær þú kemur aftur og, eftir því sem við á, hverjum þeim sem hringja ætti að beina fyrirspurnum í fjarveru þinni.
Ef þú veitir neyðarþjónustu, svo sem upphitun og kælingu, pípulagnir eða aðra nauðsynlega þjónustu við viðskiptavini, vertu viss um að segja frá þeim sem hringja í þig hvernig þú getur fengið svarþjónustu eða farsímanum ef þú ert í neyðartilvikum.
04 - Tilkynna svarþjónustu þína
Tilkynna svarþjónustu þína á þeim dagsetningum sem skrifstofan verður lokuð og uppfærðu tengiliðalistann þinn með símanúmerum starfsmanna sem verða á símtali. Gakktu úr skugga um að þeir vita hverjir eiga að hafa samband við tilteknar aðstæður; þú vilt ekki að stjórnendur á efstu stigi séu viðvarandi ef um afhendingu er að ræða.
05 - Breyttu talhólfi kveðjur
Ef símkerfið leyfir starfsmönnum að taka á móti utanaðkomandi símtölum á borðum sínum, gefðu þeim leiðbeiningar um að taka upp skilaboð um "lokað fyrir jólin" eða "út af skrifstofu" talhólfsheilun sem veitir hringendum nauðsynlegar upplýsingar um lokunina. Starfsmenn ættu að láta gestur vita þegar þeir vilja koma aftur á skrifstofuna og hvað á að gera ef þeir þurfa tafarlausan aðstoð meðan skrifstofan er lokuð. Í flestum tilfellum viltu ekki starfsmenn gefa út persónulegar upplýsingar um tengiliði.
06 - Draga úr hitastigi, slökkva á skrifstofubúnaði
Sparaðu orku og peninga með því að setja eða endurprogramma hitastillar skrifstofunnar meðan á lokun stendur. Þú munt vera undrandi á kostnaðarhagnaðinum sem þú getur safnað, og það gæti verið gott PR tækifæri; sýna að fyrirtækið þitt hefur skuldbundið sig til að varðveita auðlindir.
Þú getur líka vistað orku og peninga með því að slökkva á öllum óhefðbundnum skrifstofubúnaði, þar á meðal skrifborði, ljósritunarvélum, prentara og tölvum.
07 - Backup Servers
Ef þú ert með tölvur og netþjóna skaltu ganga úr skugga um að öryggisafritið sé rétt fyrir og eftir lokun. Dragðu úr líkum á hörmungum með því að skipuleggja öryggisafritið þitt fyrir snemma í stað þess að bíða eftir því að fyrirtækið sé að endurræsa. Þetta er svæði þar sem þú vilt hafa skýrar leiðbeiningar um hverjir eiga að hafa samband við vandamál, svo vertu viss um að svarið sé rétt upplýst.
08 - Slökktu EKKI af
Það er einhver skrifstofubúnaður sem þú ættir ekki að leggja af stað, þar á meðal:
- Faxmaskiner
- Símikerfi
- Servers og varabúnaður kerfi
- Kælieiningar
- Öryggiskerfi