Ekki komist í byrjun nóg
Útlendingur er óvinurinn þinn. Þetta er ein algengasta atburðaráætlunin sem þú vilt koma í veg fyrir.
Ef ekki er hægt að hefja atburðaráætlun ferli snemma getur það valdið fjölda vandamála niður á línuna. Um leið og dagsetning er valin og þú hefur almennt umfang atburðar þinnar og fjárhagsáætlunar, farðu að vinna. Hótel og aðrir staðir bíða fyrirfram svo öruggt að þetta sé eins fljótt og auðið er. Ef ekki er gert ráð fyrir að takmarka vettvangsval þitt og þú munt því miður vera vinstri með hvaða vettvangi sem er. Gestakennarar og lifandi skemmtun taka einnig bókanir fyrirfram fyrir raunverulegan atburðardag. Þegar viðburðurardagsetning er öruggur skaltu gera rannsóknir þínar og þegar þú ákveður valið á framkvæmdaaðili þínum skaltu fá samning undirritað strax.
Að skipuleggja þig með viðburðarlista tékklisti er annað verkefni sem þarf að takast á við strax. Með því að kortleggja alla skrefin í skipulagningu ferlisins, ákvarða hvenær þeir þurfa að vera lokið og þróa tímaáætlun fyrir hvert, þá munt þú hafa verðmætar leiðbeiningar til að hefjast handa og halda þér á réttan kjöl.
Byrjun of seint er ein algengasta viðburðurinn sem skipuleggur mistök.
Ekki að skoða samkeppnisburð
Vissir þú alltaf að skipuleggja atburðinn þinn aðeins til að læra - þegar skipulagsferlið hefur byrjað og viðburðadagsetningin sett - að það er annar keppandi atburður á sama degi? Aðeins einn atburður mun draga mannfjöldann svo ekki taka möguleika þína og fara yfir fingurna sem þeir sem bjóða eru munu velja atburðinn þinn.
Forðastu ástandið að öllu leyti.
Gerðu áreiðanleikakönnun þína og athugaðu hvort einhverjar átök standi áður en það er of seint. Horfðu á tímaáætlanir fyrir iðnaðarsamkomur (bæði stór og smá), nálægð við hátíðir, helstu íþróttaviðburði og staðbundnar samkomur sem geta valdið eyðileggingu þeirra sem keyra á viðburðinn. Þegar þú hefur ákveðið dagsetningu fyrir atburðinn þinn skaltu fá orðið út fyrir gesti þína. Tilkynningar um "Vista dagsetninguna" og "Uppkomnar viðburðir" skráningar gefa þeim sem hafa áhuga á að merkja viðburðinn á dagatalum sínum.
Staðfestir ekki seljendur
Undirritaður smásali samningur er löglega bindandi samningur og gefur þér eitthvað skriflega til að halda seljanda sem ber ábyrgð á þjónustu sem þeir eru að veita. Hins vegar gerir það ekkert fyrir þig þegar atburðurinn kemur fram þegar þú sérð að seljandinn er ekki sýning. Þessi atburður samningur í hönd mun ekki þjóna mat til hungraða gestanna eða afhenda borðum og stólum í tómt stofu. Staðfesta með hverjum söluaðila ekki einu sinni, en tvisvar. Já, tvisvar . Staðfestu móttöku undirritaðs samnings þíns þegar þú samþykkir báðir skilmála. Staðfestu enn einu sinni fyrir atburðinn sjálfan. Þetta er ekki samtalið sem þú munt hafa um upplýsingar um afhendingu matar eða innréttingar; Þetta er eftirfylgni sérstaklega til að tryggja að viðburðurinn sé enn á dagatalinu.
Viðburðasölumenn bóka margar viðburði og það er mjög auðvelt fyrir pappírsvinnu þína að glatast í blandaðan eða misfiled af einhverjum öðrum í félaginu. Svo vertu viss um að það gerist ekki með því að hringja til baka til þeirra til að skrá sig inn og staðfesta að viðburðurinn og upplýsingar um dagsetningu, tíma og þjónustu sem veitt er eru í raun á áætlun þeirra. Og halda þessum seljanda samningi aðgengileg.
Ekki hafa "áætlun B"
Að hafa viðbragðsáætlun er nauðsynlegt fyrir hvaða atburði en sérstaklega fyrir þá atburði sem eiga að eiga sér stað úti. Veðurskilyrði eru ófyrirsjáanlegar og ef fellibylur, þungur vindur ráðgjafar eða ógn hagl stormur ógna að hætta við atburðinn þinn, hafa varabúnaður áætlun. Rigningardagar, varamaður viðburður og breyttar virkjunaráætlanir eru allar kostir ef útihátíðin þín - eða hluti þess - verður flutt innandyra.
Til viðbótar við undirbúning fyrir óvissu í veðri er einnig hægt að taka við öðrum óvenjulegum aðstæðum fyrirfram. Slökkt er á orkuferli með því að hafa rafall á staðnum. Yfirflæði bílastæði er hægt að flytja til annars, fyrirfram staðsetning. Málefni með hótelherbergi geta verið leyst með því að halda nokkrum auka herbergjum á varasjóði innan gististaðarins . Hugsaðu um sérstöðu atburðar þinnar og horfðu á þau svæði sem eru næmari fyrir vandamálum sem upp koma. Með því að skipuleggja fyrirfram og þróa aðra atburðarás geturðu forðast einn af kostnaði við að skipuleggja mistök.
Ekki ráða nóg hjálp
Þegar það kemur að því að ráða viðburði starfsfólk, meira er betra. Það mun kosta þig meiri peninga en það getur valdið atburði þínum. Mynd þetta: öryggisafrit af bílum sem bíða eftir að komast inn á bílastæði meðan bílastæðiþjónustumenn reyna að halda áfram að halda áfram. A lítill af svekktum gestum sem bíða eftir að panta drykk sem einn framreiðslumaður baráttu við að halda í við eftirspurn. Viðburður skráning starfsmenn óvart af fjölda gesta sem komu bara, þannig að þreyttir ferðamenn bíða allt of lengi til að innrita. Þú færð hugmyndina. Hafa aukalega viðburði í hendur til að aðstoða á uppteknum tímum, veita viðbótarþjónustu á svæðum þar sem þörf er á, leysa vandamál sem upp koma eða vera velkomin viðveru til að koma gestum með spurningar geta hækkað atburðinn frá góðri atburði til frábærs atburðar.
Þegar þú ráðnir viðburðafólk , leitaðu að þeim starfsfólki með reynslu sem vinnur með hvaða atburði þú ert að skipuleggja. Hire aðeins faglega, mjög mælt starfsfólk. Láttu þá vita af því hvað viðburðurinn snertir, gestir sem eiga að vera viðstaddir, væntingar þínar og hverjir eru tengiliður þeirra ætti að hafa spurningar eða vandamál. Viðburðamenn - jafnvel þótt þeir séu veittir af utanaðkomandi söluaðilum - tákna þig og atburðaráætlunarfyrirtækið þitt. Neikvætt fundur með viðburði starfsfólk mun lifa í minningu bæði gestur og viðskiptavinarins og getur sýrt jafnvel vel skipulögð atburði.