Það sem þú þarft að vista og skipuleggja
Að vissu leyti munu hlutirnir sem þú þarft til að þróa umsóknarkerfi fyrir þig mikið ráðast af fyrirtækinu þínu.
Til dæmis, ef þú selur áþreifanlegan vöru þarftu eitthvað sem fylgir birgðum þínum. Hins vegar er hér almenn listi yfir atriði sem þú þarft til að halda utan um í heimaviðskiptum þínum:
- Viðskipta- og markaðsáætlanir.
- Legal skjöl (þ.e. LLC pappírsvinnu, fyrirtæki leyfi og skráningar um hugverkaréttindi, samninga)
- Tengiliðir (faglegur, viðskiptavinir, seljendur, þjónustuveitendur osfrv.)
- Fjárhagsupplýsingar (Hagnaður / Tap yfirlýsingar, efnahagsreikningar, skuldir / skuldir)
- Skattar
- Viðskiptakostnaður (kvittanir)
- Verkefni
Ásamt þessum lista þarftu að bæta við hlutum sem eru sérstaklega fyrir fyrirtækið þitt.
Kerfi til að skipuleggja heimili þitt
Stuðlar eru að nota ýmsar aðferðir til að geyma og meðhöndla pappíra og aðrar mikilvægar upplýsingar. Lykilatriðið er að velja aðferð sem virkar best fyrir þig. Allir hafa mismunandi hugsunarhætti og skipulagningu. Til dæmis, fyrir sumt fólk, er það skynsamlegt að skipuleggja skrár í stafrófsröð, en fyrir aðra finnst þeim auðveldara að skipuleggja eftir dagsetningu.
Ef þú ert ekki viss um hvað mun virka best fyrir þig skaltu prófa einn og ef þú reynir að viðhalda því skaltu taka upp annað kerfi. Hér eru þrjár leiðir til að skipuleggja skrár og upplýsingar:
Einfalt bindiefni Skráarkerfi
Fyrir lítil fyrirtæki sem mynda ekki of mikið pappírsvinnu, er bindiefnið kerfið gott val.
Það er líka tilvalið fyrir fólk sem finnst gaman að hafa allt á einum stað eða hver þarf upplýsingarnar til að vera hreyfanlegur. Bindakerfið notar stóra þriggja hringa bindiefni, lakhlífar og hluta deiliskipa.
Notaðu kaflaskipta til að skipuleggja viðskiptategundir þínar, svo sem biðtilboð, lokaðar pantanir, aðalritgerðir af ýmsum gerðum ... osfrv. Þaðan byrjar þú að safna skrám í lakhlífunum. Þegar bindiefnið er fullt - í lok vikunnar, mánuð eða þrjá mánuði - það verður kominn tími til að hreinsa. Þú munt bara flytja skrár viðskiptavina og aðrar sögulegar færslur í hefðbundna umsóknarkerfi sem speglar skipulagi bindiefnis þíns vandlega.
Hefðbundið skráarkerfi
Hin hefðbundna umsóknarkerfi nota skjalaskáp, hangandi skrár og maníla möppur. Næstum hvert fyrirtæki mun að lokum þurfa þessa tegund af umsóknum sem fyrirtæki þeirra vex. Það er bara of mikið pappírsvinnsla sem myndast með tímanum, ekki að hafa einn. Og þar sem skattyfirlit þarf að varðveita í sjö ár þarftu stað til að geyma allar þessar skrár. Hefðbundnar umsóknarkerfi eru tilvalin fyrir atriði sem þarf að vera haldið, en ekki aðgengileg reglulega, svo sem skatta fyrra árs og atvinnuleyfi. Hér eru nokkrar ábendingar til að fá hefðbundna umsóknarkerfið þitt frá jörðinni og árangursríkt:
- Hugsaðu um hvaða tegund af kerfi þú ætlar að nota. Þú getur farið hnetur að kaupa flottan skrifstofuvörur og hugsaðu sem mest vandaða og litríka umsóknarkerfi í heimi, en ef það passar ekki vinnustíl þínum, mun það vera sóun á uppsetningartíma og peningum.
- Búðu til kerfi til að stjórna pappírinu þínu sem gerir ráð fyrir að minnsta kosti "snertir". Þú vilt forðast að byggja upp hrúgur af pappír og takast á við hvert stykki af mörgum sinnum. Í staðinn skaltu vinna að ákvörðunum um hvar pappír þarf að fara í fyrsta skipti sem þú snertir það.
- Setja til hliðar fyrir umsókn . Það er auðvelt að forðast þetta verkefni eins og pestinn, en það er krafist og mun hjálpa fyrirtækinu þínu að keyra miklu betur. Sérstaklega kvittanir og önnur atriði sem notuð eru á skattatíma, halda þessu efni skipulagt gerir umsókn þína skatta miklu auðveldara.
Rafræn skráarkerfi
Stafræna heimurinn hefur ekki fullkomlega útrýma þörfina fyrir geymslu pappírs, en það hefur gert gögnin miklu auðveldara. Stafrænar kerfin geta búið til, sent og stjórnað reikningum og það getur fylgst með fjármálum heimafyrirtækis og síðan flutt inn í skattahugbúnað fyrir e-umsókn. Þú getur skannað kvittanir og geymt þær í skrá á tölvunni þinni (þó að þú ættir að halda áfram að halda pappírsútgáfunni líka). Rafræn kerfi geta geymt viðskiptavini þína, viðskiptavini og möguleika á upplýsingum í viðskiptakerfi stjórnunarkerfi til að auðvelda aðgang, tölvupóst, innheimtu og fleira. Hægt er að nota netkerfi til að vista hugmyndir þínar, hjálpa þér að stjórna verkefnum, skipuleggja upplýsingar eða rannsóknir.
En eins og pappírsskráarkerfi þarf stafræna skráningarkerfið þitt að hafa skipulag, með því að nota möppur og skrár sem eru geymdar á tölvunni þinni eða í skýinu . Til að auðvelda stjórnun, notaðu sömu uppbyggingu og skráarnöfn í stafrænu kerfinu eins og þú gerir í pappírskerfinu þínu. Til að vernda stafrænar skrár skaltu afrita þau á sérstakan harða disk eða í netkerfi.
Sambland af öllu ofangreindum
Líkurnar eru að þú þarft að nota fleiri en eitt kerfi til að stjórna öllum gögnum og efni sem þú þarft að geyma í viðskiptum þínum. Í fyrsta lagi þarftu að ákveða hvað virkar best fyrir þig og þá framkvæma það. Til dæmis getur þú haft bindiefni til að hjálpa þér að skipuleggja daglegan rekstur fyrirtækis þíns, svo sem áætlun, markaðssetningu og afrit af eyðublöðum þínum.
Hið hefðbundna kerfi getur haldið öllum langan tíma pappíra eins og skatta undanfarinna ára, leyfi og viðskiptaleyfi og skráningu hugverkaréttinda. Þú getur notað stafrænt kerfi til að geyma hugmyndir þínar, eins og Evernote , og fylgjast með verkefnum.
Á hinn bóginn gætirðu viljað vera eins stafrænn og mögulegt er með því að nota lista yfir á netinu og dagbók , skanna alla kvittanir í tölvuna þína og nota hugbúnað eða netþjónustu fyrir alla aðra þarfir fyrirtækis þíns. Jafnvel svo, þú vilt samt kerfi til að stjórna pappírinu sem færð myndast. Lykillinn er að finna kerfið sem er auðvelt fyrir þig að halda fast við og finna þær upplýsingar sem þú þarft þegar þú þarfnast hennar.
Uppfært september 2016 Leslie Truex