Master Skráasafn þitt!
Það er mikilvægt að taka tíma til að skipuleggja umsóknarkerfið. Þó að allir myndu elska að hafa pappírslausa skrifstofu , þá er raunin sú, að mörg lítil fyrirtæki þurfa ennþá að geyma pappírsskjöl eins og reikninga , kvittanir osfrv. Og geta auðveldlega sótt þau þegar þörf krefur.
Innheimta kvittanir á réttan hátt er sérstaklega mikilvægt; óþekkt eða sóðalegt umsóknarkerfi getur bætt við dögum aukinnar vinnu á tekjuskatts tíma sem þú vilt ekki missa af tekjuskatti vegna vantar kvittana.
Og ef fyrirtæki þitt er ávallt háð endurskoðun og þú getur ekki framleitt nauðsynleg gögn til stuðnings útgjöldum þínum verður líklega hafnað kröfum þínum og skattframtalið endurmetið .
Sem lítið fyrirtæki eigandi , þú þarft að vera fær um að starfa við skrifborðið hratt og auðveldlega . Þó að það sé erfitt að setja upp pappírsskjalakerfi, þá er það tiltölulega auðvelt verkefni sem hægt er að auðvelda með nokkrum umsóknum um ábendingar og bragðarefur.
Hvernig á að skipuleggja skráarkerfið þitt
(1) Setjið á borðinu í nokkrar mínútur og reikðu út hvar þú verður að leita að eðlilegum hlutum.
Ég er með skúffu hægra megin við vinnustöðina mína. Þegar ég setti upp umsóknarkerfið mitt fyrst hafði ég ekkert í því. Þegar ég myndi leita eftir penna, pappírsskrúfta eða hefta minn, var það fyrsta sæti sem ég myndi líta út, þótt ég vissi að það væri tómt. Svo að sjálfsögðu setti ég pennana, paperclips og hefta í þeim skúffu. Fyrir mig var það náttúrulegt heimili fyrir þessi atriði.
Allir munu nálgast þetta á annan hátt og það sem virkar fyrir einn mann mega ekki vinna fyrir annan. Taktu nokkrar mínútur til að setjast niður á aðal vinnusvæðinu og ná til búnaðar, birgða og skráa. Það mun hjálpa þér að koma á fót tilvalið blettur til að leggja inn þau atriði fyrir þig persónulega.
(2) Nú þegar þú veist hvar þú munt náttúrulega leita að upplýsingum, verður þú að ákveða hvort stafrófsröð, töluleg eða skráningarkerfi virkar best fyrir þig.
Hvernig muntu skipuleggja pappírsvinnuna þína í umsóknarflokkana (þ.e. útgjöld, fjármál, markaðssetning )?
Hvernig finnur þú viðskiptatekjur sem tengjast pappírsvinnu, svo sem yfirlýsingum banka, gagnsemi reikninga, kvittanir fyrir skrifstofukostnað, skráningarmerki ökutækis mílufjöldi osfrv? Hvað um upplýsingar viðskiptavina - leitar þú eftir hlutum í samræmi við nafn viðskiptavinarins? Með tilvísunarnúmeri? Þetta er mikilvægt skref, því það mun ákvarða hvernig þú setur upp umsóknarkerfið þitt. Þegar þú hefur ákveðið hvaða flokka þú vilt nota skaltu ákveða hvort þú þarft að fara lengra og búa til undirflokka. Gerðu þetta áður en þú kaupir eitthvað fyrir umsóknarkerfið.
(3) Næstu ákvarða u.þ.b. geymsluþörf þína.
Hefurðu mikinn fjölda skráa sem þú hefur aðgang að á hverjum degi? Ertu aðeins aðgangur að skrám þínum vikulega? Svörin munu ákvarða hvort þú þarft skrifborðs handhafa, tveggja skúffu skáp skáp nálægt skrifborði eða fjórum skúffu hliðar skáp skáp yfir herbergið.
Veldu vandlega. Leyfa til vaxtar þegar þú horfir á skápskáp - kaupa eitthvað til að mæta tvisvar skrám sem þú heldur að þú hafir núna. Þetta mun takmarka fjölda skipta sem þú verður að grípa til og endurskipuleggja umsóknarkerfið þitt.
(4) Fjárfestu í góðu merkingarkerfi fyrir skýrleika og auðveldan aðgang.
Að vera fær um að lesa skráarmerki hljómar augljóst, en skýrleiki í merkingu mun spara þér meira umsóknarfresti en þú getur ímyndað þér.
Flest fyrirtæki sem búa til merki veita sniðmát sem samþætta við vinsælasta ritvinnsluforritið. Þú gætir viljað íhuga eitt af litlu merkimiðakerfum sem nú geta prentað út einstaka póstmerki. Atriði sem framkvæma tvöfalda skylda eru yfirleitt vitur fjárfesting.
(5) Nú ertu tilbúinn til að kaupa skráarmöppur.
Besta fjárfestingin er að kaupa litaðar hangandi möppur (vertu viss um að plastfliparnir eru með) og einfaldar skrármappa í Manila. Litaðar hangandi möppur eru best af tveimur ástæðum:
- Þeir eru auðveldlega til staðar
- Þeir gera það auðvelt að viðurkenna flokka
Til dæmis, ef þú setur alla viðskiptavinaskrárnar þínar í gulu hangandi möppur, fjárhagsupplýsingar í bláum möppum og öllu sem tengist markaðssetningu í rauðum möppum, geturðu auðveldlega séð um það bil þar sem þú ættir að leita að tiltekinni skrá.
Einfalt er best
KISS meginreglan gildir um að setja upp umsóknarkerfi sem auðvelt er að nota og auðvelt að vaxa með. Haltu því einfalt elskan! Breiðar flokkar geta leyft þér að bæta við nýjum skrám eins og þú vex og mun útrýma nauðsyn þess að uppfæra eða endurskipuleggja skráningarkerfið þitt með reglulegu millibili.
Með því að halda því einfalt mun það auðvelda þér að samþætta pappír og stafrænar skrár sem hluti af heildarskjalastjórnunarkerfinu þínu.
Farðu Pappírslaust þar sem hægt er
Ef þú ert að reyna að græna fyrirtækið þitt og gera breytinguna á "Paperless Office" getur þú leitað kostnaðar kvittanir og geymt þær með öðrum stafrænum bókhaldsupplýsingum þínum. Nokkur nýrra Cloud-undirstaða bókhald hugbúnaðarforrit auðvelda þetta með því að hafa farsímaforrit sem leyfa þér að taka fartölvu í kostnaðarkvittun og skrá það á flugu (sjá Best Accounting Software fyrir kanadísk lítil fyrirtæki ).
Hafðu í huga að pappírsskýringar eða stafrænar myndir af kostnaðargjöldum eru almennt ásættanlegar hjá Kanada (CRA), að því tilskildu að þær séu greinilega læsilegar. Ef ekki er krafist þess að kröfu um að sjá upprunalegu pappírsskjölin við endurskoðun eða venja beiðni um skjöl, þannig að frumritið ávallt sé geymt fyrir fyrirhugaða tíma. (Sjá Hversu lengi þarf ég að halda viðskiptaskrár mínar?) Nánari upplýsingar.)