5 leiðir til að skera niður á þeim tíma sem þú eyðir umsóknum
En því miður, hata það eða ekki, þegar þú rekur lítið fyrirtæki þarftu að leggja inn umsóknina, eða þú munt fljótlega finna skrifborðið þitt hrynja undir þyngd allra pappírs sem heldur áfram að halda uppi. Hvað er hater umsóknar að gera?
Það eru tvær aðferðir við það vandamál sem gæti hjálpað.
Þú getur reynt að gera tímasetninguna þína eins stutt og mögulegt er (aðferð sem ég hef næstum fullkomið í gegnum árin að keyra skrifstofu) eða gera tíma umsóknarinn þinn eins skemmtilegt og mögulegt er (eitthvað sem ég halda áfram að reyna að ná fram). Við skulum skoða ábendingar til að skera niður þann tíma sem þú eyðir í raun skráningu fyrst.
Tæta og endurvinna þegar mögulegt er
Fyrsta spurningin um hvaða pappír sem er að glápa á þig og bíða eftir að vera lögð inn er: "Þarf þetta skjal að vera lögð inn?"
Mörg skjölin sem koma í póstinum geta farið beint í tætari. Hvað er málið í umsóknarauglýsingum eða upplýsingabæklingum frá öðrum fyrirtækjum, til dæmis? Þegar þú ert að takast á við póst skaltu lesa tölvupóst einu sinni, ákveða hvort þú þarft hana á ári frá og skráðu hana eða slitið því í samræmi við það.
Líkurnar eru góðar og þú sendir líka mikið af afritum af skjölum sem þú þarft ekki að leggja inn - og ætti ekki einu sinni að prenta í fyrsta sæti.
Það er engin þörf á að skrá pappírsrit af reikningum eða bókstöfum, til dæmis ef rafrænar skrár eru skipulögð og þú fylgir viðeigandi öryggisafritum.
Svo þegar þú ert að takast á við þessi stafli af umsóknarferli skaltu rífa "pappír sem þú getur lifað án".
Notaðu umsóknarkerfi sem auðveldar öðrum skrifstofuverkum, ekki erfiðara.
Flestir blaðanna sem ég þarf að leggja inn er tengd því ferli að stunda viðskipti - og þessi skjöl þurfa að koma inn í bókhaldskerfið áður en annað er gert með þeim.
Svo í stað þess að taka þessa kvittun fyrir prentara andlitsvatnshylki og leggja hana undir "P" í aðalskránni mínum, skrái ég það í "fyrsta" umsóknarkerfinu mínu, röð af möppum sem merktar eru á mánuði og ári.
Til dæmis, ef ég keypti andlitsvatnshylkið í september 2017, þá er það skráin sem hún fer inn, ásamt öllum öðrum reikningum, kvittunum og öðrum viðskiptaskjölum sem áttu sér stað innan þess mánaðar. Þá er það einfalt mál að vinna í gegnum möppuna í lok mánaðarins og gera allar bókhaldsfærslur sem þarf að gera (eða ef þú ert ekki að gera það sjálfur, til að senda mánaðarlega möppuna yfir til endurskoðandans eða bókhaldsins) .
Athugaðu að við rekum þjónustufyrirtæki , ekki smásala, svo að setjast niður og vinna á reikningunum einu sinni í mánuði virkar fyrir mig. Þú þarft að breyta mánaðarlegu möppuþáttinum í samræmi við það ef þú þarft að koma með reglulega upp á reikningana þína.
Hugsaðu áður en þú skráir þig
Hvað gerist eftir að ég hef notað mánaðarlega möppur til að gera bókhald? Skjölin þurfa að vera flutt á "aðal" umsóknarkerfið . En frekar en bara að leggja hvert skjal fyrir sig eftir titlinum, skrá ég rökrétt í samræmi við hópinn, umsóknarferli finnst mér miklu hraðar.
Lítum á dæmi um prentarahleðsluhylkið.
Í stað þess að senda þennan kvittun undir "P" fyrir skothylki prentara, myndi ég skrá þetta undir Skrifstofuvörur - Kvittanir, sama stað sem ég myndi leggja fram skjöl eins og kvittun fyrir söfnun á pósti eða kvittun fyrir prentara pappír. Þetta gerir ekki aðeins umsókn hraðar en gerir það miklu auðveldara að finna skjöl síðar.
Notaðu heil orð og orðasambönd á möppum skrám möppunnar, ekki bara bréf
Það er engin regla sem segir að þú sért aðeins takmörkuð við einn stafi þegar þú stofnar deildir skráningarkerfisins. Og ef þú gerir það ertu að gera innheimtu þína óþörfu hægur og flókinn. Sérsniðið umsóknarkerfið þitt svo þú getir notið góðs af umsóknum með hópi og fundið réttu staðsetninguna til að setja skjal hraðar.
Til dæmis, í stað þess að bara hafa hluta af umsóknarkerfinu sem merkt er "C", þá er ég einnig með hluti sem merkt er "Viðskiptavinur Skrá".
Skrárnar í "Viðskiptavinaskrár" eru skipulögð í stafrófsröð. Fegurðin að sérsníða umsóknarkerfið með þessum hætti er að það er alltaf hægt að skipta frekar og skipuleggja ef þú þarft. Þannig að stór viðskiptavinur gæti haft skráarkerfi sem er merktur með nafni hennar í "Viðskiptavinur Skrá" hlutanum til að finna skjöl sem tengjast henni auðveldara.
Í þessu dæmi, þá munu merkin á skráarkerfinu lesa "B", "C", "Viðskiptavinur Skrá", "D" ... Sjáðu hversu miklu auðveldara umsóknin þín verður?
Annar umsóknargögn til að flýta umsókn þinni: Ekki gleyma að sérsníða stafrófið líka. Í stað þess að hafa bara "M" kafla, merktu einn "Mc" líka.
Haltu "fyrsta" umsóknarkerfi þínu nálægt og þægilegt
Hin frábæra hlutur um að nota tvíþrepa umsóknarkerfi eins og sá sem ég hef lýst hér að framan er að það verður miklu auðveldara að halda fyrstu stigi umsóknarkerfisins (mánaðarlega möppurnar) líkamlega nálægt vinnusvæðinu þínu. Þú munt vera miklu líklegri til að skrá pappíra strax í stað þess að láta þá stafla upp ef þú ert með náinn, skipulögð stað til að skrá þær.
Settu síðan síðasta, núverandi og næsta mánuð mánaðarlega möppur í bakki eða notaðu tónleika skrá og settu það innan lengdarmarka í vinnusvæðinu. Meirihluti umsóknarkerfisins ("aðal" umsóknarkerfið, eins og við köllum það hér að framan, getur verið yfir herberginu eða jafnvel í öðru herbergi algerlega, en í þágu þess að spara tíma , ættir þú ekki að þurfa að komast upp á gerðu fyrstu áfanga umsókn þína.
Hvernig á að gera skráningu gaman
Ábendingar um umsóknir sem ég hef gefið þér svo langt ætti að hjálpa þér að skera niður þann tíma sem þú eyðir umsóknum og koma í veg fyrir heila frjósa. En hvað um að gera tímasíðuna þína skemmtilegra?
Í sannleikanum er eina stefnan sem ég hef komið upp með hér að framan mútur, gefandi mér með smákökum ef ég skrá í ákveðinn tíma. Þetta mun virka en getur leitt til þess að þú færir nóg af pundum ef þú hefur mikið af umsóknum að gera.
Eða þú gætir tekið listræna nálgun með því að nota allar mismunandi litir fyrir skráarmöppur þínar og nota óvenjuleg letur eða skrautskrift fyrir merkimiða. Hvort þetta gerir skráningu þína skemmtilegra, þá mun það örugglega gera það meira aðlaðandi.
Og hver veit? Kannski er bara sú staðreynd að umsókn þín er svo miklu hraðar núna að hún er svo skipulögð mun gera það miklu skemmtilegra að gera.