Skrá Stjórnun Ábendingar um stafrænar skrár
Auk þess að geyma skjöl á staðnum á skjáborðum, fartölvur eða farsímar, eru fleiri og fleiri fyrirtæki að nota skýið fyrir grunn viðskiptatækni og skrá geymslu. (Sjá Hvers vegna Cloud Computing er tilvalið fyrir lítil fyrirtæki og 5 gallar af Cloud Computing. )
Frekari flókið geymsluvandamálið er þörf fyrir mörg fyrirtæki til að deila skjölum milli starfsmanna .
Innan skrifstofu er þetta venjulega náð með því að nota skráarserver eða netkerfi sem fylgir geymslu tæki (NAS). Ef þörf er á samnýttum farsímaaðgangi er hægt að geyma skjöl í skýinu og deilt með því að úthluta aðgangsheimildum. Niðurstaðan af öllu þessu getur verið martröð skráarstjórnun með sumum skjölum einstaklinga sem geymdar eru í skýinu og sumum á staðnum, og jafnvel einstök skjöl sem eru geymd aðeins á einum stað eða öðrum.
Stofnunin er lykillinn að rafrænum skráastýringu
Hvar sem skjölin eru geymd er mikilvægt að halda þeim skipulagt og uppfært. Markmið rafrænna skráarstjórna er að tryggja að þú getur fundið það sem þú ert að leita að, jafnvel þótt þú sért að leita að því árum eftir stofnun þess.
Flestir viðskiptamenn hafa einu sinni eða einu sinni verið í vandræðalegri stöðu með að hringja í viðskiptavini og geta ekki fljótt fundið viðkomandi reikning eða önnur mikilvæg viðskiptavina skjöl.
Jafnvel pirrandi er að spæna í árslok að reyna að finna skjöl sem varða fyrirtæki reikninga fyrir endurskoðanda eða jafnvel verra, skattstjóra .
Rétt skipulag stafrænna skjala er sérstaklega mikilvægt í sameiginlegu umhverfi - ef einn starfsmanna er ekki til staðar (tímabundið eða varanlega!) Ættir þú að geta auðveldlega fundið öll skjöl sem eru búin til eða stjórnað af þeim.
(Athugaðu að hugsanleg missi gagnavandamála við misþyrmandi, brottfararstarfsmenn er ein ástæða til að vernda viðskiptagögnin þín. Sjá 6 reglur um viðskiptavernd ).
Þessar leiðbeiningar um skráarstjórnun munu hjálpa þér að halda skrám þínum aðgengilegar:
1. Notaðu sjálfgefnar uppsetningarmöppur fyrir forritaskrár.
Notaðu sjálfgefna staðsetningar skrár þegar forrit forrit eru sett upp. Undir Windows, samkvæmt venju eru forritaskrár skráðir undir (Drive Letter:) -> Program Files skrá. Uppsetning forrita annars staðar er ruglingslegt og óþarfi.
2. Ein stað fyrir öll skjöl.
Settu öll skjöl undir eina "rót" möppu. Fyrir einn notanda í Windows umhverfi er sjálfgefna staðsetningin skjalið My Documents.
Í umhverfi skráamiðlunar reynir að gera það sama. Búðu til eina rótarmappa (kallað "Samnýtt skjöl" til dæmis) og geyma öll skjöl í undirmöppum inni í rótarmöppunni. Með einum stað fyrir öll rafræn skjöl er auðveldara að finna hluti og hlaupa afrit og skjalasafn.
3. Búðu til möppur í rökréttum stigveldi.
Þetta eru skúffur skjalaskáp tölvunnar, svo að segja. Notaðu látlaus tungumál til að nefna möppurnar þínar; þú vilt ekki að skoða þessa lista yfir möppur í framtíðinni og furða hvað "TFK" eða hvað sem er annað áhugavert skammstöfun sem þú fannst þýðir.
4. Nest möppur í möppum.
Búðu til aðrar möppur í þessum helstu möppum eftir því sem þörf krefur. Til dæmis gæti mappa sem kallast " Reikningar " innihalda möppur sem kallast "2018", "2017" og "2016". Mappa sem heitir viðskiptavinur gæti innihaldið möppur "viðskiptavina gögn" og "bréfaskipti". Markmiðið er að hafa allar skrár í möppu frekar en að hafa fullt af munaðarlausum skrám sem skráð eru.
Búðu þó ekki til flókinna, djúpa lagskiptu möppustofnana. Notaðu lýsandi skráarheiti í staðinn þar sem hægt er.
5. Fylgdu reglunum um nafnafíkninga.
Sum stýrikerfi (eins og Unix) leyfa ekki rými í skráa- eða möppuheitum, þannig að forðast þetta ef computing umhverfið þitt er blandað saman. Notaðu undirstöðuatriðin í staðinn (td Doe_John_Proposal.doc.) Aðrar stafir eins og /? <> \: * | "^ er einnig bannað í skrá eða möppu nöfn undir Windows.
Notaðu lýsandi skráarnöfn til að auðvelda auðkenningu og sókn en ekki fara yfir borð - skrá / slóðarnöfn hafa lengdarmörk sem eru mismunandi milli stýrikerfa. Undir Windows er hámarks lengdslóð fyrir skrá (td drifbréf + möppanöfn + skráarheiti) 260 stafir. Notaðu algengar skammstafanir, þar sem það er mögulegt, svo sem Jan í janúar eða Corp for Corporation.
6. Vertu sérstakur.
Gefðu rafrænum skrám rökréttum, sérstökum nöfnum og gefðu upp dagsetningar í skráarnöfnum ef hægt er. Markmiðið með því að nefna skrár er að geta sagt hvað skráin snýst um án þess að þurfa að opna hana og líta út. Svo ef skjalið er bréf til viðskiptavina sem minnir honum á að greiðslu sé tímabært, kalla það eitthvað eins og "overdue_20180115"; frekar en eitthvað eins og "bréf". Hvernig viltu vita hver bréfið er að án þess að opna það?
Ef þú deilir skrám með tölvupósti eða flytjanlegum tækjum sem þú vilt kannski að hafa skráarnafnið innihalda nánari upplýsingar, þar sem möppuupplýsingarnar eru ekki með í samnýttri skrá. Til dæmis, ef skjalið þitt er búsetu í skjölunum mínum \ Reikningar \ 2017 \ Viðskiptavinir \ Doe_John_20180416.doc og skráin er deilt eða tölvupóstað er allur viðtakandinn að sjá er Doe_John_20170416.doc og gæti ekki sagt að skráin sé viðskiptavinur reikning án þess að opna hana.
7. Skrá eins og þú ferð.
Besta tíminn til að skrá skjal er þegar þú stofnar það fyrst. Svo fáðu í vana að nota "Save As" valmyndina til að skrá skjalið þitt og nefna það, setja það á réttum stað í fyrsta sæti.
8. Panta skrárnar þínar til að auðvelda þér.
Ef það eru möppur eða skrár sem þú notar mikið skaltu ýta þeim efst á skráarlista með því að gefa þeim nýtt nafn með! eða AA í upphafi skráarheiti.
9. Dragðu skrárnar þínar reglulega.
Stundum er gamalt augljóst og í dæmi um möppuna sem heitir "Reikningar" hér að ofan. Ef það er ekki, haltu möppurnar þínar með því að hreinsa út gamla skrárnar.
Ekki eyða viðskiptatengdum skrám nema þú sért alveg viss um að þú munt aldrei þurfa skrána aftur. Í staðinn skaltu búa til möppu sem heitir "Old" eða "Inactive" og safna gömlum skrám í það þegar þú rekst á þær.
( Hversu lengi verður þú að halda viðskiptaskrár hjá CRA eða IRS? Útskýrir hversu lengi þú verður að halda viðskiptaskrár til að uppfylla skattskyldu þína.)
10. Afritaðu skrárnar reglulega.
Hvort sem þú ert að afrita skrárnar þínar á annan disk eða á borði er mikilvægt að setja upp og fylgja reglulegu öryggisafriti. Sjáðu 3 skref til að ná árangursríku öryggisafriti .
Góð skrá stjórnun gerir að finna það sem þú vilt auðvelda
Stjórnun rafrænna skjala ætti að vera hluti af heildarskjalastjórnunarkerfi fyrir fyrirtæki þitt. Réttur skjalastjórnaráætlun ætti að innihalda allar hliðar með meðhöndlun skjala, þar á meðal geymslu, sókn, öryggisafrit og öryggi.
Leitin virka er yndislegt en það mun aldrei passa við að vera fær um að fara beint í möppu eða skrá. Ef þú fylgir þessum leiðbeiningum varðandi skráarstjórnun stöðugt, jafnvel þótt þú veist ekki hvar eitthvað er, þá veistu hvar það ætti að vera - mikil kostur þegar kemur að því að finna það sem þú ert að leita að. Góð skrá stjórnun starfshætti mun spara viðskipti tíma og peninga .