Hvað er Petty Cash?
Smákassi lýsir litlum viðskiptum í viðskiptum.
Hugtakið "petty" er notað vegna þess að það er lítill (petite) magn af peningum eða peningum eins og viðskiptum. "Petty" er ekki svo lítið lengur, svo hugsaðu um það sem lítið magn sem þú gætir ekki hugsað um að fylgjast með. Í þessari grein munum við nota hugtakið "smákassi" til að fela í sér margs konar lítil viðskipti.
Til dæmis:
- Að kaupa kaffi fyrir kaffivélina
- Greiða tollur eða bílastæði metra
- Meðhöndla starfsmenn til pizzu til að fagna afreki
- Að kaupa smá gjöf á leiðinni til viðskiptafundar.
Af hverju er Petty Cash mikilvægt?
Viðskiptabankasvið bæta upp. Ekki er hægt að skrá og fylgjast með þeim litlum kaupum getur þýtt mikið af hugsanlegum viðskiptakostnaði sem eftir er af hendi, eins og að henda þeim í burtu.
Við skulum skoða nokkur dæmi:
- Ef þú notar Keurig bollar fyrir skrifstofu kaffið þitt, jafnvel þótt þú kaupir ódýrt og í lausu, mun það kosta þig um 26 sent bolla. Fyrir að meðaltali kaffiþurrkandi starfsmaður, þá eru tveir bollar á dagstímum um 200 daga á ári, það er yfir $ 100 fyrir þann eina starfsmann. Margfalda það með fjölda starfsmanna og þú átt mikið af peningum.
- Pizza fyrir 10 manns gæti kostað $ 50. Ef þú gerir það einu sinni í mánuði, það er $ 600 á ári. Ekki halda skrá þýðir $ 600 í týndum gjöldum.
Hvernig ætti að skrá smásölu peninga?
Þú getur skráð þig á slips eða skráningu, hvort sem er auðveldara. Mikilvægt að muna er að hver viðskipti skuli skráð og verða að innihalda:
- Dagsetning viðskipta
- Fjárhæð viðskipta
- Almenn lýsing á viðskiptunum ("kleinuhringir fyrir skrifstofu fundi", til dæmis)
Þú þarft ekki að taka upp reikningarnúmerið við viðskiptin.
Þegar þú endurnýjar smákassi skaltu hópa viðskipti eftir reikningarnúmeri og sláðu inn þau í bókhaldsforritinu þínu.
Get ég fylgst með smáskuldabréf á netinu?
Snjöllir eigendur fyrirtækisins þessa dagana eru að borga fyrir viðskiptin með kreditkortum eða debetkortum og forritum fyrirtækisins. Þú getur fylgst með bílastæði með forriti og þú getur notað sjálfvirkt gjaldkerfi til að útrýma tíma sem eytt er í "reiðufé-aðeins" akreininni á vegum vega. Að sjálfsögðu að borga með skuldfærslu eða kreditkorti fyrirtækis þíns gerir mælingar litlum kostnaði auðveld. Réttlátur vera viss um að taka mið af viðskiptalegum tilgangi við kvittunina.
Hvað ef fyrirtækið mitt hefur enn peninga?
Mörg fyrirtæki eru með smáborgarsjóði á skrifstofunni, sérstaklega smásölufyrirtæki sem hafa viðskiptavini sem borga í peningum. Handbært fé er notað til að breyta, og í sumum tilfellum fyrir lítil viðskipti. Venjulega byrjar kassinn með jafnvægi í reiðufé, í viðeigandi heitum. Þá, þegar reiðufé kassinn verður lágt, það er replenished.
Ef sjóðstreymissjóðir eru notaðir til lítilla innkaupa, vinsamlegast skráðu þig inn í reitinn svo hægt sé að skrá þessar innkaup.
Hvernig get ég gengið úr skugga um að allar smáskammtafærslur fái skráð?
Það er á þína ábyrgð sem eigandi fyrirtækis að setja upp stefnu til að nota smáblaðið, fylgjast með smásöluviðskiptum og til að tryggja að starfsmenn séu að nota smábörn á ábyrgð. Sumir möguleikar:
- Gefðu treystum starfsmönnum viðskiptargjaldkort og krefjast þess að þeir snúi sér í smáatriði í viðskiptalegum tilgangi fyrir allar skuldfærslukaupin.
- Krefjast starfsmanna sem nota eigin bíla fyrir fyrirtæki til að hafa tolling rekja spor einhvers. Þú getur veitt það og fengið upplýsingar. Þú þarft starfsmanninn til að staðfesta viðskiptalegan tilgang.
- Ef starfsmenn hafa snjallsímar til notkunar í viðskiptum, krefjast þess að þau innihaldi forrit til að fanga kvittanir með mynd eða senda þær til bókhaldsviðskipta.
The Bottom Line á Petty Cash:
Uppsetning og eftirlit með smáfiskum ætti að vera hluti af heildarskráarkerfi fyrir fyrirtækið þitt.
Mundu að ef þú skráir þig ekki, getur þú ekki dregið það úr rekstrarkostnaði. Gakktu úr skugga um að þú hafir nýtt sér allar þessar smáskuldabrot, svo þú getir krafist fleiri lögmætra rekstrarkostnaðar og lækkað skatta fyrirtækisins.