Lessons Lært í skipulagningu og framkvæmd dagsins Móðurdagar Y-ME
Sérstök atburður skipuleggjendur - sérstaklega þeim sem eru í hagnaðarskyni heimsins - vita að skipuleggja útsýningarsjóður er frábær hugmynd. Þessar tegundir af atburðum, eins og aðrar hugmyndir um samfélagsöflun, krefjast þess að áætlanagerð fyrir atburði næsta árs hefjist strax eftir fundarviðburða á þessu ári. Það er mikilvægt að debriefa atburðinn og ræða hvað fór vel og hvað gæti verið bætt við meðan atburðurinn er enn ferskt í huga liðsins.
Ræða velgengni og úrbætur tryggja að þessi eiginleikar mega vera með eða auka fyrir atburði næsta árs. Slík fyrirbyggjandi áætlanagerð bætir einnig gildi fyrir styrktaraðila. Og óhjákvæmilega, öll velgengin samfélag gengur vonast til að vaxa og stækka frá ári til árs.
Mikilvægt er að vera með áherslu á aðal markmiðið að halda slíkum atburðum: fjáröflun. Fyrir þá sem skipuleggja atburði sem hafa áður haldið samfélagsferð, er einn mikilvægasti tíminn fyrir skipulagningu í raun að gerast eftir að ganga lýkur. Til að kynnast mörgum þáttum í skipulagningu og framkvæmd samfélags fundraiser ganga, ætlum við að fá bakvið tjöldin að horfa á módeldagahátíðina sem haldin er af Y-ME brjóstakrabbameinsfélaginu í Chicago.
The Y-ME móðurdagur Brjóstakrabbamein Fundraiser Walk
Y-ME var stofnað af tveimur brjóstakrabbameinafræðingum árið 1979. Hagnaðurinn var best þekktur fyrir fjöltyngda þema hans fyrir brjóstakrabbamein fyrir brjóstakrabbamein.
Forritið náði frægð þar sem aðeins 24 klukkustundar gjaldfrjálst flýtileiðir landsins voru í fullu starfi hjá brjóstakrabbameini sem lifðu af krabbameini. En stofnunin skipulagði einnig árlega fundraiser göngutúr á Móðurdag, sem studdi áætlanir sínar og þjónustu. Til baka Árið 2007 hækkaði Y-ME meira en 7 milljónir Bandaríkjadala með næstum 43.000 göngugrindum frá 12 borgum.
Árið 2008 tóku 15 borgir þátt. Því miður lokaði Y-ME dyrum sínum árið 2012 en arfleifð árlegra fundraisar er ennfremur mikill rannsókn á málum fyrir hagnýtar atburðaráætlanir.
Mikið af fjármögnunarsjóði Y-ME er rekja til skipulagslegrar aðferðar við áætlanagerð og hafa eftirlit með mikilvægustu markmiðum fyrst. Liz Klug, fyrrum forstöðumaður sérstakra atburða stofnunarinnar, sagði þetta eftir upptökutímann árið 2007: "Við höfum áætlun um ýmsar tímar í skipulagningu. Þannig munum við grípa til aðgerða til að stuðla að þeim mikilvægustu tímum til að tryggja að við náum árangri. Til dæmis, í borg þar sem við gætum hýst viðburð í fyrsta sinn, verðum við að einbeita okkur að því að tryggja að við eigum góða vettvang og stað þar sem fólk vill koma aftur. Við hliðina á veginum getum við einbeitt okkur að hvaða kaffihúsum sem við munum sleppa af bæklingum. "Við skulum skoða hvernig Klug og Y-ME atburður skipulagning lið skipulagði svo vel viðburður.
Áætlun Skref 1: Greining á tölunum
Hýsing í samfélagsferð eða svipuð viðburður krefst þess að koma saman nokkrum mismunandi hlutdeildar markmiðum en að lokum er félagið eða kærleikurinn sem hýsir viðburðurinn að gera það til þess að afla sér peninga vegna þess.
Þess vegna gerist fyrsta skrefið í skipulagningu næsta viðburðar þegar núverandi viðburður lýkur og flestir þessara vinnu umlykur "númerin".
"Við horfðum vel á tölurnar eftir að atburðurinn lýkur," útskýrir Liz Klug, "Við borðum saman hvernig við gerðum þetta ár samanborið við fyrra [ár]. Við skoðuðum þátttakandann. Við metum vöruflokka okkar. Við svörum við strax tölvupóst um atburði. "Viðburðaráætlunarmenn munu einnig gera skjótra ráðstafanir til að tryggja að allir sem taka þátt í atburði á þessu ári halda áfram á næsta ári.
Klug grafið einnig niður í smáatriði. Í mati hennar leit hún á allt frá fjölda sjálfboðaliða sem tóku þátt í fjölda t-skyrta sem dreift voru. Hún myndi þá spyrja hvort hún þurfti meira eða minna fyrir næsta ár.
Skipuleggja tímalína
Fyrir þá sem skipuleggja samfélagsöflunarganga er mikilvægt að vita hvaða skref ætti að meðhöndla á ýmsum tímum.
Flestir vinnumarkaðir hafa ekki lúxus margra starfsmanna og sjálfboðaliða nefndarmanna til að vinna velgengni atburðarinnar. En skipuleggjendur viðurkenna að þeir verða að ganga úr skugga um að þeir starfi náið með borgarstjóra borgarstjóra og opinberra deildarskrifstofa til að fá viðburðinn á almanaksaldri.
Klug bendir til þess að fyrsta skrefið eftir að greina tölur síðasta árs sé að einbeita sér að ráðningu fyrirtækja. Ef viðburðurinn er ekki nýtt forrit er mikilvægt að fá fyrirtækjasamning við atburði næsta árs strax eftir að atburður ársins lýkur. "Við lögðum áherslu á að endurnýja styrki þegar við sendum skýrslu um atburðarás," segir Klug. Hún býður einnig upp á eftirfarandi hápunktur fyrir skipuleggjendur sem hafa áhuga á að skipuleggja samfélagsferð sem fjáröflunarsjóður:
- Þekkja fyrirtækja styrktaraðila
- Þróa gangandi liðsforrit
- Ákvarða atburðarstarfsemi
- Byrjaðu að fara í ráðningu
- Ljúka viðburðarflutningum
- Haltu viðburðinum
- Haltu "þakka þér" viðburðinum
- Meta og hefja síðari atburði
Y-ME myndi einnig ráða utanaðkomandi flutningsfyrirtæki til að takast á við mörg af skipulagskröfum sínum. En einn af þeim hjálpsamustu var að innleiða vefskráningarkerfi.
Online Skráning Kerfi Velgengni
Y-ME lærði fljótt um mikilvægi þess að nota vefinn til að skrá sig á netinu og hefur síðan sterklega mælt fyrir notkun tækni fyrir skráningu á netinu og fjáröflun.
Þeir fjárfestu í netkerfi tengslanetkerfisins til að þjóna sem 2003 kynningarsíða þeirra. Þessi tegund af kerfinu þjónar sem persónuleg vefsíða fyrir sjálfboðaliða til að gera persónulega áfrýjun fyrir framlag og aðra þátttöku. Það tekur upp upplýsingar í eina gagnagrunn og þjónar sem tæki til að ganga liðsforingja til að hvetja meðlimi sína.
Online þátttakendur jukust úr 4.000 til 11.594. Framlag á netinu hefur aukist úr 5.000 til 19.650. Y-ME liðið trúði því að það hafi stuðlað að því að ná 2,35 milljónir Bandaríkjadala og í bónus minnkaði tæknin stjórnunarkostnaður um 20.000 $.
Slíkt kerfi getur einnig þjónað sem mikilvægt samskiptatæki sem gerir stofnun kleift að fylgja eftir og halda áfram að taka þátt í þáttum utan keppnisdagsins sjálfs.
Race Day Timeline
Gönguleiðir bandalagsins eru oftast áætlað að morgni. Það fer eftir því hversu flókið tákn og staðsetning er að setja upp fyrir viðburðinn sem er venjulega byrjaður eins fljótt og viku fyrir atburðinn, en flestar aðgerðir eiga sér stað nokkra daga áður en gengið er.
Þegar Y-ME ætlar að skipuleggja árleg fjáröflunarsamkomu sína, myndi liðið venjulega reyna að takmarka svæðið þar sem þeir héldu göngunni svo að það þurfti ekki umtalsvert magn af úrgangstíma til að framkvæma ákveðnar aðgerðir í aðgerðum eins og að loka götum. Ganga þeirra var almennt ekki samkeppnishæf, þannig að það hjálpar einnig að þeir þurftu ekki að íhuga þær kröfur sem þarf til að fá samkeppnishæfari kappakstursumhverfi.
Dagskráin fyrir keppnisdaginn flæddi venjulega sem hér segir:
- Event Planning Team kemur (2,5 klukkustundum fyrir ganga)
- Sjálfboðaliðaskoðun (2 klukkustundir fyrir göngutúr)
- Styrktarskoðun og uppsetning (2 klukkustundir fyrir göngu)
- Skráning hefst (1,5 klukkustund áður en gengið er)
- Upphafsstillingar (30 mínútur áður en gengið er)
- Opnun vígslu (10 mínútur fyrir göngutúr)
- Race byrjar
- Main Stage Skemmtun byrjar (1 klukkustund eftir að ganga hefst)
- Opinber aðalviðfangsefni Athugasemdir (eftir að loka er lokið, á 1,5 klst. Mark)
- Forritið endar opinberlega (3 klukkustundum eftir að ganga hefst)
- Viðburður sundurliðun hefst (eftir að atburður lýkur opinberlega)
Ráð til að skipuleggja göngutúr eða hlaup í samfélaginu
Fyrir þá stofnanir sem hafa áhuga á að halda í samfélagsferð eða hlaupa í fyrsta skipti, býður Klug nokkrar tillögur sem munu hjálpa til við að tryggja vel viðburði .
- Byrjaðu á heitum leiðum, þar á meðal vel tengdum sjálfboðaliðum, styrktaraðilum eða stórum liðum. Skilgreina mælanlegar niðurstöður.
- Meta samkeppnisviðburði í borginni þinni / staðsetning til að bera kennsl á bestu starfsvenjur þeirra og svæða til úrbóta.
- Vinna með skrifstofu borgarstjóra og garðarsvæða til að ræða nauðsynlegar heimildir og viðburðarflutninga: tími, staðsetning, fjöldi þátttakenda. Gakktu úr skugga um að þú sért tilbúinn fyrir þessi fundi.
- Skilið fjárhagsáætlunina þína og vertu viss um að halda rekstrarkostnaði í 25-30% fyrir nýjan atburð. Sum góðgerðarmála mun leitast við 15-20% af heildarkostnaði.
- Öruggir styrktaraðilar til að gleypa 100% af rekstrarkostnaði viðburðarins.