Reikningsskekkjur gerast á hverjum tíma, en hægt er að forðast margar algengar bókhalds mistök með réttri skipulagningu og undirbúningi. Við vitum öll að það tekur venjulega meiri tíma til að leiðrétta mistök en að fá það rétt í fyrsta sinn. Athyglisvert er að það er líka ódýrara að greina og leiðrétta mistök snemma í verkefnum frekar en að bíða eftir að leiðrétta vandamálið síðar.
Ef þú meðhöndlar fyrirtæki þitt eins og langtíma verkefni, þá munt þú vilja vera fyrirbyggjandi með því að verða meðvitaðir um algeng mistök sem aðrir eru að gera og leiðrétta þau snemma á, sem mun ekki aðeins spara tíma, peninga og höfuðverk fyrirtækisins heldur einnig gefa þér samkeppnisforskot á markaðinum með meiri straumlínulagaðri starfsemi og betri ánægju viðskiptavina. Eftirfarandi eru algengar bókhalds mistök sem hver CPA hefur séð fyrir smáfyrirtæki.
01 - ekki að fylgja reikningsskilavenjum
Gagnlegt skref er að þróa staðlaðar eyðublöð og tékklistar til að ljúka til að tryggja samræmi og nákvæmni. Til dæmis viltu skjalfesta ferli til að setja upp nýja söluaðila.
Þú þarft nafn seljanda, heimilisfang, símanúmer og Vinnuveitandi Identification Number (EIN), meðal annars skjöl eins og vátryggingarskírteini , tilmæli eða undirritaðir samningar. Þá þarftu að slá inn þessar upplýsingar inn í bókhald hugbúnaðinn þinn svo að þú getir unnið greiðslur.
Þú munt vilja taka þann tíma sem þarf til að huga að þeim upplýsingum sem þú þarft að safna frá seljendum þínum, þróa staðlaða eyðublað eða tékklistann til að tryggja að þú fáir þessar upplýsingar og þá hafa skriflega stefnu sem starfsmenn þínir geta fylgst með.
02 - Vinna án fjárhagsáætlunar
Búðu til fjárhagsáætlun þannig að þú hafir grunn til að dæma rekstrarniðurstöður fyrirtækisins. Fjárveitingar eru ekki aðeins gagnlegar til að draga úr umframflutningi en hægt er að nota til að koma á raunhæfum, skriflegum fjárhagslegum markmiðum. Fjárhagsáætlun ætti alltaf að vera grundvölluð í raun og veru, en þú getur vissulega notað fjárhagsáætlunina til að setja eðlilegar fjárhagsmarkmið, hvort sem það er aukið tekjur eða að draga úr rekstrarkostnaði.
03 - Að búa til gagnaupptökur
Gögn innganga villur eiga sér stað á hverjum tíma. Þó að þú getir ekki komið í veg fyrir allar gagnaflutningsskekkjur getur þú haft stefnu til að framkvæma ýmsar afstemmingar tímanlega til að tryggja að gögnum færist fljótt og hægt er að leiðrétta.
Til dæmis, þú vilja vilja til að framkvæma mánaðarlega banka afstemmingar, auk reikninga til greiðslu og greiðslna afstemmingar. Þú getur líka keyrt fjárhagsáætlun til raunverulegra afbrigða til að bera kennsl á hugsanlegar villur við að flokka tekjur eða gjöld eða hlaupa viðskiptavinarskýrslur eða seljanda greiðsluskýrslur reglulega til að tryggja að allar tekjur og útborganir virðast sanngjarnar.
Óvenjuleg viðskipti ættu að vera endurskoðaðar til að tryggja að engar gagnaheimildir hafi verið gerðar og að viðskiptin séu rétt.
04 - Mistakast til að taka upp reikningsskilaforrit
Þú þarft að taka öryggisafrit af bókhaldsforritinu þínu og öðrum gögnum reglulega. Mörg lítil viðskipti bókhald hugbúnaður programs hafa lögun sem gerir þér kleift að setja upp sjálfvirka öryggisafrit af bókhald program.
Nota það. Þú ættir einnig að taka tíma til að tvöfalda athugun öryggisskrárnar þínar, jafnvel að fara eins langt og að nota öryggisafritið til að sjá hvort þú getur keyrt fyrirtækið þitt eins og venjulega með það.
Stundum eru skrár skemmdir; stundum ertu ekki að taka öryggisafrit af öllum gögnum sem þú þarft. A fljótur stöðva getur bent á vandamál með öryggisafritið þitt svo að þú getir tryggt þér að þú hafir allt sem þú þarft til að halda áfram að starfrækja fyrirtækið ef þörf krefur.
05 - Að gera of mikið sjálfur
Útvistun stjórnsýsluverkefna sem ekki auka virði fyrir fyrirtækið þitt getur verið kostur.
Til dæmis er skattskattstjóri líklega betra í skattalögum en þú ert svo að útvistun skattaáætlunar og undirbúning fyrir þinn endurskoðandi muni láta þig lækka skattaábyrgð þína, auka skattaákvæði og láta þig fá meiri tíma til að verja tekjutekjum starfsemi.
Margir eigendur lítilla fyrirtækja vilja ekki fela ábyrgð á öðrum hæfum sérfræðingum, en útvistun bókhald, lögfræði, upplýsingatækni og aðrar stjórnsýsluaðgerðir geta dregið úr villum og aukið arðsemi ef þú notar nýfundinn tíma skynsamlega.
06 - Ekki tókst að flokka réttar tekjur og gjöld
Shoebox aðferð við bókhald er líklega ekki gott val fyrir lítil fyrirtæki með meira en aðeins nokkur viðskipti á ári. Öll fé sem koma inn og fara út úr viðskiptum þínum verða að vera úthlutað í viðeigandi flokki.
Viðskiptareigendur sem halda utan um bókhaldsskrár sína ganga ekki í mistök. Þeir vilja vita hver var skuldfærður, hversu mikið og hvort viðskiptavinurinn hefur greitt eða ekki.
Þú munt einnig finna að þú ert undirbúningur fyrir lok árs skatta mun vera miklu sléttari en að reyna að sameina þær færslur sem þú þarft til að undirbúa skattaframtal fyrirtækisins rétt áður en skilið er vegna.