Svaraðu símanum með rétta viðskiptasímanum.
Til dæmis, þegar þú svarar símanum, segir eitthvað eins og, "Cypress Technologies. Susan talar. Hvernig get ég hjálpað þér?" Þetta leyfir ekki símanum að vita að þeir hafi náð viðskiptum en leggur áherslu á hann til að svara spurningunni og sparar tíma á rannsóknarspurningum eins og, "Er þetta Cypress Technologies?" Og aðgerðalaus chit-chat.
Hugsaðu og forgangsraða eins og þú talar.
Er símtalið meðhöndlað best núna eða síðar? Mörg símtölin sem fyrirtæki fá á móti eru fljótlegar fyrirspurnir sem auðvelt er að svara, svo sem, "Hversu seint ertu opinn?" En aðrir fela í sér flóknari og tímafrekt svör. Ef svo er skaltu segja þeim sem hringdu, og spyrðu hvenær það væri þægilegt að hringja í hana til að ræða hana.
Notaðu Paraphrasing og samantekt til að halda símtölum á réttan hátt.
Ef þú ert að tala við einhvern í símanum sem vilja vilja spjalla við eða segja frá því, segðu eitthvað eins og "Svo það sem ég heyri að þú segir er ..." eða "Svo eru lykilatriði ..." eða "Er (setja samantekt) sanngjarna samantekt á því sem þú varst að segja?" Það er erfitt að vera chatty við einhvern sem neitar að spjalla.
Lokaðu hverju símtali með samantekt á aðgerðinni sem þú og hringirinn hafa samþykkt
Þó að þetta muni aðeins taka sekúndur í flestum tilfellum getur það valdið þér miklum tíma með því að forðast villur og þörfina á að tvískoða. Til dæmis, eftir samtal þar sem þú skipaðir fund með viðskiptavini , gætir þú sagt, "gott.
Ég mun hitta þig á skrifstofunni þinni á (setja stað) klukkan 10 á morgun og við munum fara yfir sýnin saman. "
Haltu skilaboðum með símunum þannig að þú getir jotað upplýsingar meðan á símtalinu stendur.
Þetta er ekki aðeins góður tímastjórnun á þeim tíma sem hjálpar til við að halda áherslu á símtalið, heldur aðstoð við tímastjórnun seinna ef þú þarft að finna og / eða skoða upplýsingar um tiltekið samtal.
Gefðu viðskiptavinum þínum og viðskiptavinum tölvupóstvalkostinn
Margir þeirra munu nota tölvupóst til að hafa samband við þig frekar en að hringja ef þeir vita hvað netfangið þitt er. Gakktu úr skugga um að netfang fyrirtækis þíns sé áberandi á nafnspjöldunum þínum og á vefsíðunni þinni ef þú ert með einn. Ef þú ert með netföng þeirra skaltu senda tölvupóst til núverandi viðskiptavina og viðskiptavina, að minnast á tölvupóstvalið og kynna það sem leið til að bæta samskipti.
Notaðu tækni til að stýra þeim tíma sem þú ert að eyða svör símans
Að lágmarki ætti fyrirtækið þitt að hafa talhólf og talhólf. Settu þetta upp með viðeigandi viðskiptaskilaboðum og notaðu þau til að svara símanum fyrir þig þegar þú ert út af skrifstofunni eða þarftu að vinna á eitthvað samfleytt. Settu síðan tíma til að svara þessum símaskilaboðum á hverjum degi. Hvað varðar tímastjórnun færðu dýrmætur tími með því að sameina símtöl saman.
Ef þú ert að keyra heimaviðskipti skaltu fá sérstakt viðskiptatölvu eða línu
Þú þarft að hafa annað "viðskipti-eingöngu" síma með eigin "viðskipti-eingöngu" símtól og / eða talhólf. Ekki aðeins er þetta faglega, en það mun spara þér þann tíma sem það tekur að vaða í gegnum skilaboð og ákveða hverjir eru viðskiptatengdar.
Það er alltaf best að hafa manneskja svaraðu símanum
Ef þú ert með vélina sem er að taka upp eða verra, er sjálfvirkt kerfi til að kveikja á gagnvirkum raddskiptum raunverulegt að slökkva sem mun kosta þig viðskipti þegar fólk truflar ekki að skilja skilaboð eða hringja aftur. Ef svarað símtölum er tekið upp of miklum tíma á daginn skaltu íhuga að ráða við móttökuaðila eða faglegan svarþjónustu til að svara símanum fyrir þig. Kostnaður við að hafa einhvern annan að gera það getur verið meira en móti með aukinni framleiðni og betri sölu .
Haltu skriflegu skriftu um algengar spurningar sem settar eru fram af símanum þínum.
Það sparar þér og starfsmenn þinn tíma ef þeir þurfa ekki að leita svara eða hugsa um hvernig á að svara tiltekinni beiðni þegar þú svarar símanum.
Samantekt símtips
Mundu að síminn er ætlað að vera viðskiptatæki, ekki uppáþrengjandi tímavörn sem reglar vinnudaginn þinn. Meðhöndlun símtölum þínum í samræmi við þessar ráðleggingar um tímastjórnun hjálpar þér að stjórna tíma þínum, bæta framleiðni þína og setja símann aftur á réttan stað - hjálpa þér að keyra fyrirtæki þitt fremur en að keyra þig.