Þetta er ein kennslustund sem ég lærði fljótt sem vettvangsráðandi, og ég þróaði síðar eigin skipulagningu tékklistann mína til að halda viðskiptavinum ánægðir (og upptekinn) á meðan á streitu fylltu skipulagi stendur.
Hafa Karfan þín Tilbúin
Það fyrsta sem viðskiptavinurinn mun vilja gera er að pakka út öllum fylgihlutum sínum frá ökutækinu. Þetta getur verið erfitt verkefni, sérstaklega ef aðstaða bílastæði er erfitt að sigla. Ímyndaðu þér að einhver gangi inn í vettvang þinn með fullt af þungum kassa - hvað er það fyrsta sem þeir vilja vera að leita að? Svarið er auðvitað vagn, eða eitthvað annað sem mun létta álagið og gera óhreina vinnu við affermingu verulega auðveldara. Að hafa kerra í boði rétt þegar þeir ganga á vettvangi er auðveld leið til að láta þá líða "létta" bara með því að sýna sig upp.
Búðu til skráningartöflurnar
Næst á listanum yfir hlutverk til að gera fyrir flesta viðskiptavini er að skrá skráningaruppsetning. Þetta þýðir að vettvangur þinn verður betra að hafa öll skráningareiningarnar til staðar áður en þeir koma.
Það felur í sér öll borð, stólar, rafmagn og skirting. Skipuleggja nafnmerki og innsláttar efni mun eyða miklum tíma fyrir skipuleggjendur og þeir ættu ekki að þurfa að bíða eftir þér að fá þessar einföldu hluti til að koma þeim í gang.
Hafa öll herbergi borð og rúmföt sett
Ef þú setur alla borðin og stólurnar í rýmið getur augljóslega tekið nokkurn tíma.
Vonandi, ef þú ert að koma frá fyrri atburði, hefur þú sagt viðskiptavininum fyrirfram hvenær á að búast við að allt herbergjanna verði stillt. Ef viðskiptavinur þinn gengur inn í herbergi með heilmikið af starfsmönnum sem hrópa til að stilla töflur og stólar, þá eru þeir líklegri til að örvænta. Helst mun rekstrarhópurinn hafa allt sett með borðfötum til þess að skipuleggjendur geti byrjað að setja miðpunkti, uppboðsefni osfrv.
Fáðu öll merki á morgun
Bara vegna þess að leiðtoga skipuleggjandi veit hvernig á að sigla í húsinu þýðir ekki að hún styður áhöfnina. Þú getur bjargað öllum óþarfa þræta með því að uppfæra skilti innan byggingar þinnar um leið og skipulagstíminn er að byrja. Hafðu í huga að framleiðendur eins og blómabúðamenn og DJs þurfa einnig að vita hvar á að fara. Þetta eru allt sem þarf að endurskoða við viðskiptavini þína áður en viðburðurardaginn er liðinn, en þeir eru einnig nauðsynlegar til að líta út fyrir á stóra degi.
Endurskoða BEO og Faktorar
Aftur hefur þú líklega sent þessi skjöl nokkrum sinnum á dögum sem leiða fram að viðburðinum, en það er aldrei sært að endurskoða þau síðast. Jafnvel þótt skipulagstími sé nóg, þá verður þú að skera út 15 mínútur til að líta yfir þessi skjöl saman. Venue samræmingaraðilar ættu að hafa pakka tilbúinn fyrir viðskiptavin sinn sem felur í sér BEO, herbergi skýringarmynd og væntanlega reikning.
Mjög fáir reynda skipuleggjendur munu standast tækifæri til að endurskoða þessar gagnrýnandi blaðsíður.
Kynningar
Vertu viss um að koma lykilhlutverkum liðsins í viðskiptavininn til formlegrar kynningar. Þessi listi felur í sér veitingarstjórann , veislufyrirtækið, rekstrarstjórnandann og hljóð- og sjónræna umsjónarmann. Hugsaðu fyrir hönd viðskiptavinar þinnar þegar þú kynnir liðið - eru einhverjar upplýsingar sem ber að ræða með augliti til auglitis við stjórnendur þínar? Byrjun stutts samtala er áhrifarík leið til að varpa ljósi á hver ber ábyrgð á hverju svæði.
Þessi stutta tékklisti af uppsetningartilfellum fyrir atburði mun fara langt til að halda viðskiptavininum hamingjusamur við komu. Sem aðalfulltrúi vettvangs þíns er alltaf best að gefa viðskiptavinum farsímanúmerið þitt ef eitthvað fer úrskeiðis meðan þú ert að vinna á skrifstofunni þinni.
Mundu að þeir gætu orðið svekktir ef þeir þurfa eitthvað, en þeir verða enn frekar svekktur ef þeir geta ekki fundið neinn til að hjálpa þeim!