10 ráð til að skrifa betra gjafa takk fyrir bréf

by Joanne Fritz

Þú getur aldrei sagt takk of vel eða of oft

Að segja þakka gjöfum lýkur einum viðskiptum en byggir brú til framtíðar stuðnings og dýpra þátttöku. Gera það vel, og þú ert á leiðinni til framtíðar uppsöfnuðu velgengni.

Hér eru tíu ráð til að gera það þakka bréf bara rétt.

01 - Fáðu það í póstinum hratt

Fjörutíu og átta klukkustundir eru tilvalin viðsnúningur fyrir þakka bréf. Ef það er ómögulegt, leitaðu ekki lengur en viku. Þú vilt gjafanum að muna að hann gerði framlagið þannig að þakka þér styrkir aðgerðina og verðlaun hann fyrir að gefa.

Að fá bréfið þar fljótt mun láta nafn góðvildar þíns standa í huga gjafa, fullvissa hann um að þú hafir fengið framlagið og vekja hrifningu af honum með skilvirkni og hugsun.

Jafnvel á netinu gjafaraðilar ættu að fá póstað þakka bréf , en það er dýrt, og margir nonprofits eru að flytja til online eins mikið og mögulegt er. Í því tilfelli skaltu ganga úr skugga um að netgjafinn þinn hafi ekki bara fengið tölvupóstskvittun. Taktu þér tíma til að sérsníða tölvupóst sem þakkar þér og snúa því í eitthvað eftirminnilegt

Brush upp á bestu starfsvenjur fyrir tölvupóst þakka þér bréf . Í fullum pósthólfum, takkann þinn getur farið óséður, svo skaltu fylgjast með efnislínunni og ganga úr skugga um að "frá" línan sé greinilega auðkenndur.

There ert a einhver fjöldi af hindrunum til að þakka gjafa með tölvupósti sem þú gætir gleymt. Það verður að vera út úr SPAM möppunni , ná athygli gjafa og tæla hann eða hana til að opna skilaboðin. Ekki láta vellíðan og tiltölulega litla kostnað af tölvupósti blinda þig við galla sína.

02 - Gerðu það persónulega

Sérsniðið þakka þér bréf með nafn gjafans (tvöfalt athugaðu stafsetningu og aldrei hringdu í frú mín) og skrifa beint til einstaklingsins. Fornafnin eru öflug.

Það sem virkar fyrir fjáröflunarbréf starfar einnig fyrir þakka bréf. Til dæmis, notaðu persónulega fornafn , eins og "þú," "við" og "I."

Hafa upplýsingar um gjafa, svo sem hversu lengi þeir hafa verið gjafari, eða að þú hafir gaman að sjá þau á síðustu atburði. Kannski hefur gjafinn fengið verðlaun eða fengið kynningu. Feel frjáls til að bæta við eitthvað um það í bréfi þínu.

Gott gjafakortskerfi verður besti vinur þinn þegar kemur að þessu stigi persónuleika. Flestir kerfin, jafnvel lágmarkskostnaður sjálfur, hafa getu til að ná núverandi upplýsingum um gjafa þína.

Hvenær gerðu þau síðast? Hafa þeir bauðst? Hvenær var síðasti gjafinn haft samband við fyrirtæki þitt og hvað var eðli þessarar samskipta?

Ef þetta er fyrsti gjafari, sendu velkomnapakka og bjóðið gjafa til að gerast áskrifandi að fréttabréfum og tilkynningum.

Ef þakka langan gjafa skaltu íhuga handskrifuð minnismiða frekar en formlegt bréf eða annan skapandi leið til að segja takk .

03 - Samræma það með þemum í herferð

Samræma þakka þér með áfrýjun eða herferð sem kom með framlagið.

Búðu til sniðmát fyrir þakka bréf þegar þú skrifar fjáröflunarefni. Hugsaðu um það sem hluti af herferðarpakka þínum. Ef framlagið er til að bregðast við einhverjum öðrum hvati ... kannski atburður sem þú leiksvið ... tengist bréfi til þess atburðar.

Að koma í fullan hring aftur til áfrýjunarinnar bætir stöðugleika nafn fyrirtækis þíns í huga gjafa. Það er einnig hughreystandi gjafa.

Ef framlagið er til að bregðast við tilteknu höfða í tölvupósti skaltu þróa áfangasíðu fyrir framlagningu á vefsíðunni þinni sérstaklega fyrir þá gjafa.

Generic er út. Sérkenni þess sem gjafinn sá sem þvingaði hann eða hana til að gefa er að verða. Til dæmis, ef gjafi gaf til hjálpar fórnarlömbum jarðskjálfta, vertu viss um að þakka þér fyrir það ástand.

04 - Notaðu sögur til að tengja gjafa við niðurstöður

Hjálpa gjafaraðilar að sjá hvernig fé þeirra var varið Besta leiðin til að gera það er að segja frá sögu um tiltekna manneskju sem var hjálpað við framlagið. Sagan þarf ekki að vera lengi. Bara nokkrar setningar og að nota nafn einstaklingsins geta verið nóg til að vekja samúð í gjafa.

Gerðu gjafanum þínum hetjan af þessum sögum. Hann eða hún gerði þessi saga möguleg. Geymið skrá yfir sögur um hið góða sem kærleikur þinn nær til. þá setja upp blokkir af eintak með þessum sögum og slepptu þeim í þakka þér bréf eftir því sem við á.

Með því að skipta um sögurnar oft munuð þú halda bréfum þínum fersku og auðvelda þér að senda út margar bréf án þess að þurfa að gera hvert þeirra alveg nýtt.

Jafnvel ef þú þjónar fólki sem er í viðkvæmum aðstæðum og þú þarft að vernda persónuleika þeirra, þá eru leiðir til að segja sögur sínar án þess að skerða einkalíf sitt.

05 - Hafa alvöru manneskja undirritað bréf þitt

Forðastu stafræna undirskrift nema þú sendir þúsundir stafa í einu. Jafnvel þá, panta bréf sem fara til gjafa sem gefa umtalsverðar framlag til framkvæmdastjóra þinnar, stjórnarformanns eða sjálfboðaliða fjáröflunarformaður til að undirrita. Notaðu alvöru fyrsta flokks frímerki fyrir þessi bréf.

06 - Bættu við persónulegum, handskrifaðum athugasemdum

Ef við á skaltu biðja framkvæmdastjóra eða stjórnarforseta að bæta persónulegum athugasemd við bréfið. Langtíma gjafar sem kunna að vita ED eða stjórnarmenn þína finna þetta sérstaklega ánægjulegt.

Að nefna nýleg viðburður sem gjafarinn sótti mun bæði minna gjafa á skemmtilega reynslu og bæta við áreiðanleika í minnismiðann. Íhuga að hafa skýringarmynd með sjálfboðaliðum sem geta skrifað athugasemdir á bréfum eða hengdu eftir athugasemdum með handskrifaðum skilaboðum.

07 - Færðu umslög um umslag

Ég mæli með því að biðja um annað framlag í þakkargjörð. Heiðarlega, það snýr fólk af meira en þú heldur. Hins vegar, þar með talið svara umslagi, getur bent á gjafa að framtíðarframlög eru velkomnir.

Margir gjafar halda þessum umslagum og nota þau til gjaf seinna ... eða jafnvel strax. Andrew Olsen Fundamentals Fundamentals er áhugasamur um að meðtöldum svara umslagi í þakka þér bréf. Hann hefur fundið góðgerðarmála sem nota þessa tækni fyrir nýja gjafa, "2 gjöf viðskiptahlutfall sem er einhvers staðar frá 8% -12% hærri en þær stofnanir sem fela ekki í sér þær."

08 - Notaðu bréfið sem skattkvittun

Gjafari takk þú getur líka verið kvittun. Þú verður að gefa kvittun árlega í skattalegum tilgangi ef gjafi gefur $ 250 eða meira , og þú getur falið í sér upplýsingarnar með þessu bréfi.

Þakka þér fyrir bréf í dag innihalda yfirleitt rétta upplýsingagjöf í hvert skipti sem gjafari gefur, hvort sem er á netinu, með því að athuga eða með því að gefa mánaðarlega .

Það er líka gott að leggja fram samantekt á því að gefa fyrir árið í byrjun næsta árs, bara á þeim tíma þegar gjafar eru að jafnaði að undirbúa skattframtal þeirra . Mundu bara að kvittun er ekki þakka þér . Kvittunin ætti að vera minniháttar hluti af bréfi.

09 - Bjóddu meiri þátttöku

Það er alltaf gaman að bjóða boð um að heimsækja auglýsingastofuna þína og sjá vinnu þína með fyrstu hendi.

Í heimi í dag þar sem þú gætir verið að leita framlag frá fólki um allan heim getur þátttaka náðst í gegnum félagslega fjölmiðla . Hvetja gjafa þína til að fylgja fyrirtækinu þínu á Facebook og Twitter eða öðrum félagslegum netum sem þú tekur þátt í.

Þar sem engin tengsl eru í bréfi með bréfi skaltu gefa upp vefslóðina þína og síðan ganga úr skugga um að félagslega fjölmiðlahnapparnir séu auðvelt að finna.

Hafa skýrt boð um að heimsækja vefsíðuna og smelltu á þá hnappa og til að skrá þig fyrir fréttabréfið þitt eða aðrar samskipti. Félagslegir fjölmiðlamyndir eru nokkrar mikilvægustu þættirnar á heimasíðu góðgerðar þíns.

10 - Bættu við eftirskrift og gefðu upplýsingar um tengilið

Við erum öll skimmers. Þess vegna lesum við flestum meginhluta bréfs og sleppum síðan niður á PS. Þá gætum við farið aftur og lesið restina af bréfi. Markaðsaðilar með beinni pósti vita allt um PS og innihalda það alltaf. Stundum eru þeir fleiri en einn.

Fyrir PS af þakkunarbréfi gætir þú víst að vísa aftur til sögunnar sem þú gafst upp ("Michael og Jane eru örugg og hamingjusöm vegna þín") eða setja mikilvægar upplýsingar um tengilið þar.

Gjafaraðilar ættu að hafa nafn, símanúmer og tölvupóstfang einhvers í fyrirtækinu sem þeir geta haft samband við spurningum. Þjónustudeild er jafnmikilvægt fyrir húseigendur og fyrirtæki, þannig að það er auðvelt fyrir gjafa að finna alvöru manneskja ef þeir eiga mál.