Hverjir eru kostirnir fyrir að setja upp aksturskerfi fyrir fyrirtækið mitt?
Starfsmenn fyrirtækisins verða sífellt hreyfanlegar, með fleiri starfsmenn sem starfa í viðskiptum á hverjum degi.
Þú hefur tvo kosti fyrir fyrirtæki þitt : flotafyrirtæki í eigu bíla eða endurgreiðsluáætlun fyrir starfsmenn sem keyra eigin bíla.
Flotafyrirtæki (fyrirtæki í eigu) eru aðlaðandi kostur fyrir atvinnurekendur sem þurfa að veita samgöngur fyrir tilteknar aðgerðir, eins og vörubíla, vans, afhendibúnað eða þá sem eru með annan búnaðarkröfur. Flotafyrirtækið gefur þér stjórn á viðskiptum og eftirlit með hlutum eins og tryggingu og viðhaldi ökutækis og getu til að velja þá eiginleika ökutækisins sem fyrirtækið finnur mikilvægt. Þar á meðal eru aðgerðir eins og sameiginlegur vörumerki, öryggisþættir og fjarskiptatækni til að fá 24/7 innsýn í hvar ökutæki þeirra eru staðsettar og eru eknar.
Endurgreiðsluáætlun fyrir starfsmenn sem keyra eigin bíla er notuð af fyrirtæki sem þurfa ekki sérgreinartæki eða vörubíla fyrir starfsmenn sína, ss sölu- og þjónustufyrirtæki.
Endurgreiðsla veitir sveigjanleika og val fyrir starfsmenn, krefst minni innri stjórnsýslu og krefst ekki kostnaðar eða fjármagnsafgangi.
Hvað er mikilvægt við ákvörðun um hvaða kerfi skal nota?
Óháð fyrirmyndinni - floti eða endurgreiðslu - þú þarft að endurgreiða starfsmenn rétt fyrir viðskiptalegan notkun sem tengist ökutækjum sínum, eða standa frammi fyrir afleiðingum, svo sem dýrum IRS úttektum eða verri, málum í málum .
Fyrir flotaáætlun, spyrðu sjálfan þig aðalmarkmiðið fyrir forritið - sem starfsmaður ávinningur (ávinningur) eða að sjá um flutningaþarfir fyrirtækis þíns. Ef aðalmarkmið þitt er að bjóða upp á viðskiptatæki, ætti það að leyfa þér að draga úr kostnaði við flotann með því að endurheimta kostnaðinn sem tengist persónulegri notkun starfsmanna ökutækja.
Með endurgreiðsluáætlun getur þú valið annaðhvort íbúðarbætur, miðtaugakerfi eða venjulega IRS mílufjöldi til að endurgreiða starfsmenn sína. En allar þrjár þessir valkostir geta valdið því að fyrirtæki missi þúsundir dollara á hvern starfsmann á hverju ári vegna þess að þeir eru ekki nákvæmlega grein fyrir kostnaði hvers ökumanns, svo sem mismunandi verð á gasi og fjölda kílómetra sem ekið er.
Hvað er FAVR og hvers vegna er það besta valið fyrir endurgreiðslu mílufjölda?
FAVR er IRS tekjuleiðsla sem endurgreiðir starfsmönnum skattfrjálst fyrir fasta og breytilega kostnað í tengslum við akstur fyrir fyrirtæki. Fastir kostnaður gæti falið í sér tryggingar-, leyfi- og skráningargjöld, en breytilegir kostnaður nær til eldsneytis og viðhalds.
FAVR er nákvæmasta endurgreiðslulausnin vegna þess að hún veitir sérsniðna endurgreiðslu til hvers farsíma starfsmanns miðað við staðbundna kostnað viðkomandi og mílufjöldi fyrirtækja, sem getur verið breytilegur mánuður í mánuði.
En nákvæmlega að taka upp allar fastar og breytilegar kostnað getur verið flókið að stjórna - þess vegna nota flestir vinnuveitendur ekki það.
Margir vinnuveitendur kjósa í staðinn fyrir einfaldari íbúð bílagreiðslur sem "ein stærð passar alla" nálgun ($ 500 á mánuði á starfsmanni, til dæmis). En þessi aðferð reiknar ekki með þá staðreynd að engar tvær viðskiptasendingar eru þau sömu og því ber að endurgreiða ekki tvo starfsmenn sömu upphæð. Greiðsla fyrir sent á milli míla er sanngjarn en samt ekki rétt.
Af hverju er IRS staðall mílufjöldi ekki besti kosturinn?
Flest fyrirtæki nota mílufjöldi til IRS til að reikna út hver einstaklingur starfsmaður skuli greiddur til baka. En IRS hlutfallið er ekki krafist endurgreiðsluhlutfall vegna þess að það er byggt á landsmeðaltali kostnaði við rekstur ökutækis á síðasta ári.
IRS hlutfallið er tímabundið meðaltal kostnaðar með því að nota gögn fyrri ára, ekki raunverulegt endurgreiðsluhlutfall. Starfsmenn kunna að eyða meira í ferðalagi en þeir eru endurgreiddir eða þeir gætu verið endurgreidd ef gasverð hefur lækkað - og engar breytingar verða gerðar á því sem þeir eru greiddir vegna þess að það var byggt á tölum síðasta árs.
Hvað eru flest fyrirtæki að fá úrskeiðis þegar kemur að íbúðarbílatryggingar vs. endurgreiðslu?
Flatbílatryggingar eru ekki réttlátar þegar kemur að endurgreiðslu starfsmanna sem búa á mismunandi stöðum. Til dæmis getur einn starfsmaður búið á svæði þar sem gasverð er 12 sent ódýrari en verð í næsta bæ þar sem annar starfsmaður býr. Einnig eru fastar kostnaður við ferðatökur , svo sem verð á bílatryggingum og sköttum, mjög mismunandi eftir staðsetningu.
Önnur aksturskostnaður er einnig breytilegur. Til dæmis, bíll tryggingar iðgjöld breytilegt mjög eftir stöðu, frá $ 825 í Charlotte, Norður-Karólína til $ 3.150 í Detroit, Michigan. Skattar fyrir sömu 21.000 $ seldu kosta $ 249 í Nevada, en geta kostað allt að $ 1.689 í Rhode Island. Árleg viðgerðarkostnaður er ekki það sama í hverju landi, annaðhvort að meðaltali $ 393 í New Jersey en aðeins 270 $ í Vermont. Að greiða sömu fasteignir til starfsmanna sem búa á mismunandi stöðum hunsar þessar afbrigði alveg.
Vegna þess að bílaheimildir eru meðhöndlaðar eins og bætur eru þeir einnig skattskyldir bæði vinnuveitanda sem greiðir FICA skatta (almannatryggingar og Medicare skatta) og starfsmanninn sem greiðir bæði FICA og tekjuskatt. Þetta þýðir að félagið greiðir upphæð bílsins auk þess sem tengist FICA skattaframlaginu, en starfsmaðurinn fær heimaheimildina upphæð, minna tekjuskatt og FICA framlag sitt. Í skattfrjálsu endurgreiðsluhami eins og FAVR, vinnur starfsmaðurinn "nákvæmlega það magn sem vinnuveitandi endurgreiðir.
Hvaða mistök gera fyrirtækin kleift að hlaða fyrir persónulega notkun flota ökutækis?
Sumir vinnuveitendur leyfa starfsmönnum sínum að nota bifreiðafyrirtæki sem eru í eigu félagsins sem kostur fyrir persónulega akstursnotkun sína. En þú vilt vera undrandi á því hversu mörg fyrirtæki ekki átta sig á því að þessi persónulega notkun sé skattskyldur fyrir starfsmanninn. Stofnanir hafa einnig ekki góðan hátt til að reikna út hvert ökumaður ætti að greiða fyrir þessa skattskyldan ávinning.
Oftast stofnanir ákæra einfaldlega flatan upphæð til að ná til persónulegra nota á öllum ökumönnum sínum, án tillits til þess hversu mörg persónulegar mílur þeir keyra. Þetta getur reynst mikil fjárhagslegur kostur fyrir starfsmenn sem nota flota bíla nokkuð mikið til eigin nota. En starfsmenn sem keyra flota bíla stranglega til notkunar í atvinnurekstri og halda eigin bílum sínum til persónulegrar notkunar utan vinnuskilyrða geta verið óhóflega ofhlaðnar.
Hvað gerist ef fyrirtæki endurgreiðir ekki starfsmönnum sínum nákvæmlega?
Ónákvæm endurgreiðslu starfsmanna vegna rekstrartengdra akstursgjalda kostar mörg fyrirtæki þúsundir dollara á hverju ári (um $ 3.000 dollara á starfsmanni á hverju ári, eins og reiknað er með Motus). Hins vegar er þetta ekkert í samanburði við kostnað vegna málsmeðferðar í málum. Á undanförnum árum hafa starfsmenn tekist að lögsækja vinnuveitendur sína fyrir allt að $ 7 milljónir dollara til að bæta upp óhagkvæm endurgreiðslustarfsemi. Í Kaliforníu eru þessi málsókn fljót að verða reglan, ekki undantekningin, vegna þess að California Labor Code kafla 2802 er sérstaklega ströng.
California kóðinn tryggir að "Vinnuveitandi skal skila [halda skaðlausum] starfsmanni sínum fyrir allar nauðsynlegar útgjöld eða tjón sem starfsmaður hefur í för með sér vegna þess að hann lýkur skyldum sínum." Þetta var almennt túlkað af vinnuveitendum sem takmarkað að kostnaði við búnað eða verkfæri sem notuð eru í starfi, en er nú að nota fleiri og fleiri í endurgreiðslumála fyrir mílufjölda (Radio Shack and Toys "R" Us dæmi).
Fleet áætlanir koma einnig með eigin sett af áskorunum þegar kemur að því að ákæra endurgreiðslu starfsmanna til persónulegrar notkunar þessara ökutækja. Persónuleg notkun ökutækja í fyrirtækinu verður að vera viðeigandi skjalfest og starfsmenn skulu endurgjaldaðir til eigin nota. Mismunandi persónuleg mílufjöldi gefur fyrirtækjum í hættu á kostnaðarsömum IRS úttektum og getur kostað félagið í saklausum endurgreiðslum.
Hverjir eru auðlindir sem geta hjálpað fyrirtækinu mínu?
Fyrirtæki þitt getur notað sömu tækni sem styrkir nýja stafræna vinnustaðinn til að fylgjast með kostnaði vegna mílukostnaðar fyrirtækisins. Hér eru nokkur dæmi:
- Græja tæki með GPS-tæki til að safna og geyma starfsmenn
- Farsímarforrit til að gera sjálfvirkan mælingar á mílufjöldi möguleg og greinilega grein fyrir nákvæmri starfsemi hvers starfsmanns, farangurs og persónulegar mílur.
Með réttum farsímaforritum og hugbúnaðarvettvangi getur þú útrýma handvirkum verkefnum fyrir ökumenn til að auka framleiðni, draga úr kostnaði og tryggja að farið sé að IRS - allt á meðan öðlast innsýn í akstursaðgerðir og hreyfanleika vinnuafls.