Hins vegar, meðan atburður áætlanagerð er mikilvægt ef þú vilt að viðburðurinn gengur vel, vilt þú einnig niðurstöður úr öllum viðleitni þinni.
Þess vegna ætti fyrirtækið þitt að ráða "gestgjafanefnd."
Hvað er gestgjafanefnd?
A "gestgjafi nefndarinnar" er frábrugðið hefðbundnum atburði skipulagsnefnd. Í stað þess að fólk sem er virkur skipuleggur, tímasett eða setur upp fyrir atburði dagsins eða kvöldsins, er gestgjafanefndið lið sem notar netkerfi sínu til að tryggja að atburðurinn sé högg. Sumir gestgjafarþingmenn geta valið að:
- Hvetja vini sína, fjölskyldu eða samstarfsmenn til að kaupa miða
- Safna uppboðsefni frá staðbundnum fyrirtækjum
- Gerðu söluaðilar tengingar fyrir verðlaun fyrir dyr eða viðburðaþjónusta
Auðvitað eru ótal leiðir til þess að gestgjafanefnd geti gert góðgerðarstarf þitt betra en nokkru sinni fyrr . Hugsaðu um gestgjafanefnd sem raunverulegur gestgjafahópur; einhver sem býður bestu gesti, veit hver á að hringja í matinn eða innréttingu og geta tengt þig við fólk sem gerir viðburðinn velgengni.
Vegna þess að gestgjafanefnd getur aukið fé sem berast á viðburði eða fengið meiri athygli í fjölmiðlum er mikilvægt að finna og ráða til réttra einstaklinga.
Hver á að velja fyrir nefndina þína
A raunverulega gagnlegur gestgjafi nefndarinnar mun ekki innihalda greitt markaður eða atburður skipuleggjendur. Þess í stað ættu þeir að vera mjög ráðnir meðlimir núverandi liðs, gjafa eða sjálfboðaliða með tengsl og vilja til að ná fram.
Gestgjafanefnd þín getur verið allt frá fáeinir til tugi.
Því fleiri sem eru í nefndinni, þeim mun meiri áhrif sem þau geta gert sameiginlega á árangur atburðarinnar.
Þú getur fundið gestgjafanefndarmenn nánast hvar sem er, þar á meðal:
- Stjórnarmaður eða formaður innan fyrirtækisins
- Sjálfboðaliðar sem eru mjög þátttakendur í samfélaginu
- Gjafari sem hefur tengsl við staðbundin fyrirtæki
- Gjafari eða stjórnarmaður sem hefur víðtæka tengiliði í hugmyndafræðilegum gjafa þínum
- Sjálfboðaliðar sem þekkja seljendur eða vettvangseigendur
- Staðbundin eða landsvísu orðstír sem oft talsmaður fyrir mál þitt
Þegar þú hefur fundið einstaklinga sem þú vilt taka þátt í gestgjafanefndinni þinni; það er kominn tími til að ráða þá.
Hvernig á að ráða í gestgjafanefnd
Leitaðu og tengja við einstaklinga sem myndu gera framúrskarandi gestgjafarþingmenn. Hins vegar skaltu ekki bara biðja einhvern um að vera í gestgjafanefnd. Formlegt boð er besta leiðin til að ráða nefndarmenn.
Í gestgjafarboði er mikilvægt að fela í sér:
- Heill upplýsingar um atburðinn og stofnunina þína (dagsetning og staðsetning)
- Upplýsingar um tilgang atburðarins (fjáröflun vegna tiltekins máls)
- Dæmi um hvernig gestgjafi nefndarmaður gæti lagt sitt af mörkum
- A dagsetning til að svara eða tengjast við liðið þitt
- An "háþróaður" þakka þér fyrir að láta þá vita að þú ert spennt að bjóða þeim
- Nafn þitt / tengilið og upplýsingar um tengiliði
Gakktu úr skugga um að hugsanlega meðlimir vita að þátttaka þeirra verði viðurkennd og þakklát og að þau geti haft veruleg áhrif með því að taka þátt.
Ef þú ert að velta því fyrir þér hvernig þú skrifar upp boðbréf gestgjafafundar þinnar, þá eru nóg dæmi um samstarfsaðila sem eru ekki í hagnaðarskyni. Ef þú ert að leita að sniðmát sem auðvelt er að nota skaltu afrita og líma sniðið hér fyrir neðan og setja inn upplýsingar þínar í hverjum sviga.
[Dagsetning]
Kæri [Setja inn nafn]:
Ég er að skrifa til að láta þig vita um spennandi atburð sem [Nafn fyrirtækis þíns] ætlar fyrir [Mánaðar] í [Setja inn borg].
Í [Mánuður + Ár (ef það er öðruvísi en núverandi)], [Organization] færir [Event Name] til [City] til að auka vitund um [vegna / félagsleg vandamál / vandamál sem fyrirtækið þitt fjallar um] og byggja upp stuðning við [ áætlanir / frumkvæði / viðleitni].
[Bæta við viðeigandi upplýsingum um viðburðinn / markmiðið / þema].
Atburðurinn verður haldinn í [City] á [Event Venue (ef þú hefur það)] á [dagsetningu og tíma].
[Fornafn], við myndum elska hjálpina til að gera þetta viðburð-og aðrir eins og það-velgengni. Ef þú vilt vera hluti af þessum atburði, sem og framtíðarviðburðum, ættum við að vera þakklát ef þú samþykkir þetta formlega boð að vera hluti af gestgjafanefndinni okkar.
Það eru nokkrar einfaldar leiðir til að taka þátt:
- Deila nafninu þínu, eða nafn fyrirtækis þíns, sem aðili að gestgjafanefndinni
- Bjóddu samstarfsmönnum þínum, vinum og nágrönnum að kaupa [borð / miða] á atburðinn okkar (s)
- Join okkur fyrir atburðinn
- [Setja inn sérstaka beiðni byggt á stöðu mannsins, tengingar.]
Við viljum líka elska það ef þú telur að hýsa eigin borð og bjóða vinum og samstarfsmönnum að kvöldi gaman. Öflugan stuðning þinn mun hjálpa okkur að breiða út orðið um það og virkilega gera áhrif.
Meðlimur [Organization] mun hafa samband við þig innan [Setja inn tímaáætlun] til að ræða upplýsingar um gestgjafanefndina og ræða um þátttöku þína, ef þú hefur áhuga.
Við hlökkum til að vinna með þér til að gera [Event Name] og framtíðarviðburði velgengni! Takk fyrir örlátur umfjöllun þína og stuðning.
Með kveðju,
[Nafn þitt]
[Staða í stofnun]
[Nafn samtaka]
[Númer tengiliðs]
Eftir að þú hefur ráðið gestgjafanefndina þína
Þegar þú hefur boðið völdum þingnefndum þínum mun þú fá einhverjar staðfestingarbréf eða símtöl. Hins vegar, áður en þú færð inn upplýsingar um atburðinn eða hvað þú vilt að þeir geri, skipuleggja stuttan fund með nefndinni. Án þess að biðja um eitthvað frá þeim, láttu þá:
- Kynnast öðru
- Ræddu um hvernig þeir taka þátt í fyrirtækinu þínu
- Skoðaðu efni eða kynningar um mál þitt / vinnu
- Brainstorm hugmyndir um hvernig þeir vildu leggja sitt af mörkum
Þaðan geturðu látið þá vita af markmiðum þínum um fjáröflun og hvernig þú vilt sjá þau vinna saman (bjóða tengiliði eða ná útboðinu). Þeir geta einnig skipt í "undirnefndir" ef þú ert með stóran hóp
Auðvitað er það ekki starf gestgjafarnefndarinnar einn að skipuleggja og framkvæma atburðinn þinn. Gestgjafanefnd ætti að vinna með sjálfboðaliðum þínum eða viðburðaráætlun nefndarinnar til að selja miða, ganga úr skugga um að nýjar styrktaraðilar verði krafist, uppboðsefni eru nóg og að nóttin verði högg fyrir þátttakendur.
Viðurkenning áreitni gestgjafanefndarinnar
Þegar viðburðurinn er liðinn ætti gestgjafarfélagið þitt að vera einn af þeim fyrsta sem þú þakkar, bæði við atburðinn og með skriflegu þakkir daginn eftir. Því meira sem þú stunda gestgjafanefnd þína, því meira sem þeir vilja vera tilbúnir til að hýsa í framtíðinni.
Finndu fólkið innan fyrirtækisins eða samfélagsins sem gæti hjálpað þér að hýsa næsta viðburð. Þeir gætu skipt miklu máli í því magni sem þú hæfir og forritin sem þú getur stutt.