Veldu umræðuefni þitt og staðsetningu
Þetta skref táknar tvær breytur sem áhorfendur vilja vilja vita áður en nokkuð annað.
"Hvar og hvers vegna" fundarins mun þegar í stað hafa áhrif á hverjir verða boðaðir og hvort þeir muni mæta.
Vettvangurinn sem þú velur hefur áhrif á heildar fundinn og hefur áhrif á aðra ákvarðanir sem þú þarft að gera þegar þú skipuleggur atburðinn.
Þekkja þátttakendur
Stór hluti af því að stjórna einbeittri og afkastamikilli fundi er að forðast truflun, og það þýðir að takmarka boðið til helstu ákvarðenda. Það er tilhneiging í fyrirtækjasamfélagi að taka til allra tengdra aðila í samskiptum, en þú getur aukið framleiðsluna með því að útrýma hlutdeildarfélögum sem gætu hægfært framfarir með óverulegum umræðum. Í stað þess að bjóða þátttakendum sem ekki eru atkvæði, hvetja lykilþátttakendur til að tala við undirmenn þeirra áður en þeir koma til fundarins.
Bjóða þremur dagsetningum og tímum
Verið varkár eftir því hvernig þú spyrð hvort umgengni hvers þátttakanda er. Það er auðvelt að opna "Pandora-kassann" af málum þegar kemur að því að skipuleggja gagnkvæma dagsetningu fyrir fundinn.
Ein leið til að koma í veg fyrir þetta er að bjóða upp á nokkra dagsetningar og tíma, þá spyrja hverja manneskju sem einn virkar best. Ef þú ert heppinn þá mun einn dagsetningin passa fyrir alla. Ef ekki, ekki vera hræddur við að spyrja outliers ef þeir geta breytt dagbók sinni til að mæta meirihlutanum.
Búðu til ferðaáætlun
Það er mikilvægt að hafa tímaáætlun um hvaða efni verður fjallað ásamt hver mun leiða hvert svið fundarins.
Skipuleggjendur gætu þurft að leita ráða hjá efstu stjórnendum til þess að geta nákvæmlega búið til ferðaáætlun. Þegar fyrsta drögin hafa verið lokið ber að senda hana til samþykktar.
Ræddu kynningarkröfur
Það eru margar mismunandi leiðir til að kynna hugmyndir fyrir hópinn, og hver áætlað hátalari er að fara að eigin vali. PowerPoint virkni, internetaðgang og hvítar stjórnir eru bara nokkrir af þeim þáttum sem þú gætir þurft að raða fyrir. Vertu virk í því að biðja um þessar upplýsingar og fylgdu þeim til að staðfesta þau nokkrum dögum fyrir fundinn.
Stundaskrá Veitingasala
Lykillinn að því að panta mat fyrir smærri fundi er að halda valmyndinni virk. Þú vilt ekki að veislaþjónusta geti haft áhrif á neinn þátt í viðskiptum við höndina, svo forðastu of formlega máltíðir ef mögulegt er. Ef óskað er eftir setustundum þá reyndu að bóka aðliggjandi herbergi fyrir máltíðina svo að þátttakendur geti komist aftur til fundarins eins fljótt og auðið er.
Senda endanlegar upplýsingar
U.þ.b. sjö dögum fyrir viðburðinn sem þú vilt senda endanlega afrit af ferðaáætluninni og upplýsingum til hvers þátttakanda. Þetta ætti að innihalda allt sem hefur verið pantað fyrir daginn. Einnig er átt við leiðbeiningar, upplýsingar um bílastæði, herbergisnúmer og neyðarupplýsingar.
Ef þú ert að vinna með stjórnendur, afritaðu þá einnig aðstoðarmenn þeirra í tölvupóstinum.
Fundurardagur
Sem fundur skipuleggjandi, það er þitt starf til að tryggja að atburðurinn verði sparkaður burt með góðum árangri. Auðvitað, þú vilt koma á staðnum snemma til að skoða herbergið og hitta með veitingastöðum og A / V samræmingarstjóra. Það fer eftir staðsetningu, þú gætir líka viljað senda skilti þannig að allir finna leið sína í herbergið.
Og þarna hefur þú það - átta tiltölulega einföld skref til að skipuleggja vel lítið fund.
Að framkvæma hvert skref mun augljóslega taka tíma og kostgæfni af þinni hálfu, en samskipti áætlanir þínar til þátttakenda er helmingur bardaga. Því meira sem fólk veit hvað ég á að búast við frá fundinum, því meira tilbúinn að þeir vilja vera til að komast í viðskiptum.