Fáðu gjafarskrárnar þínar í röð
Hvenær veistu hvenær þessi tími er kominn og hvað gerir þú þá? Nokkrir sérfræðingar í almennum rekstri gaf þessum svörum þegar ég bað þá um að ljúka þessari setningu: "Ég vissi að það væri kominn tími til að fá nýtt gjafarstjórnunarkerfi þegar ...."
- Sá sem við höfðum gat ekki greint frá gögnum á þann hátt sem við þurftum.
- Hundinn át vísitölurnar mínar.
- Ég vildi vita efni um gjafa mína, og það tók fáránlegt magn af starfsmönnum tíma til að finna svarið.
- Síðasti "kerfið" fór með það í höfðinu.
- Eina manneskjan sem hafði vísbendingu um hvernig á að nota kerfið (gamla Access gagnagrunni) var að hætta störfum.
- Tölva sjálfboðaliðans hrundi og við misstum allt.
Gera þessir ástæður rétt fyrir hagnaðarskyni þitt?
Ákveðið að þú þurfir nýtt kerfi er hins vegar auðveldur hluti. Það er heimur af ruglingslegum upplýsingum um samkeppnis kerfi þarna úti, og engin auðveld leið til að setja það saman.
Ég sneri sér að "Consumer Reports" af hagnaðarskyni tækni til að finna svörin. Idealware er rekinn í hagnaðarskyni sem hjálpar öðrum nonprofits að gera klárar hugbúnaðarákvarðanir með því að framkvæma óhlutdrægar rannsóknir og síðan þýða það í auðvelt að skilja skýrslur, greinar og þjálfun.
Andrea Berry, framkvæmdastjóri samstarfs og náms í Idealware, bendir á þessar ráðstafanir til að velja nýtt gjafarstjórnunarkerfi.
Finndu út hvort þú þarft virkilega nýtt kerfi.
Berry segir að byrja með því að meta hvers vegna þér líkar ekki við kerfið þitt. Vandamálið gæti ekki verið það sem þú heldur og það er ekki auðvelt að skipta um hugbúnað. Það tekur tíma, vinnu og peninga.
Berry sagði: "Það er ekkert silfurskotakerfi þarna úti, svo vertu viss um að núverandi kerfi sé í raun ófullnægjandi.
Til dæmis gætirðu þurft að læra meira um kerfið sem þú hefur, frekar en að skipta öllu yfir í nýtt kerfi. "
Ég hef tíma til að ákveða hvað vandamálið er í raun. Gæti það verið eitt af eftirfarandi?
- Þú þarft meiri þjálfun. Kannski hefur núverandi kerfi þitt eiginleika sem þú skilur ekki eða veit hvernig á að nota. Spyrðu seljanda þína ef það eru þjálfunarvalkostir, eins og vídeó eða á netinu auðlindir, sem þú getur fengið aðgang að.
- Þú þarft meiri stuðning. Hvað eru stuðningsvalkostir fyrir núverandi kerfi? Er til staðar og hagkvæm stuðningur? Skilur seljandinn þinn vandamál og reynir að hjálpa, eða tala þeir við þig? Ertu með lausn fyrir tiltekna vandamálið þitt?
- Þú skilur ekki alla getu núverandi kerfis þíns. Veistu í raun að það gerist ekki það sem þú vilt? Er hægt að fá tiltæk gögn? Sumir framleiðendur eru að vinna hörðum höndum til að veita meiri hjálp, svo sem myndskeið, vettvang þar sem hægt er að spyrja spurninga og bókmenntir sem skrifaðar eru fyrir tæknimenn.
- Kerfið þitt er of veik eða of sterk. Aðlaga kerfi til aðferðar og fjárhagsáætlun þín er mikilvægt skref.
- Kerfið þitt er of dýrt. Ertu að borga fyrir meiri virkni en þú þarft? Berry segir: "Þegar þú ert að tala við seljanda, mundu að þetta er sölu ... eðli er að" selja ". Að skilja þarfir þínar mun hjálpa þér ekki að vera annars hugar að því að "skínandi hlutarheilkenni." "
- Kerfið þitt er úrelt. Kannski missir kerfið þitt nýja eiginleika. Hafðu í huga að það ætti að uppfæra reglulega, annaðhvort sjálfkrafa eða sjálfan þig eða söluaðilann þinn. Vertu bara meðvituð um hvernig kerfið þitt er uppfært.
- Kerfið þitt styður ekki lengur seljanda. Berry segir þetta er ekki algengt en gerist, sérstaklega ef smærri söluaðili er keypt af stærri.
Idealware veitir vinnubók, neytendahandbók um lágmarkskostnaðargjaldsstjórnunarkerfi sem mun leiða þig í gegnum þetta sjálfsmatsferli.
Þekkja hóp hagsmunaaðila.
Svo hefur þú ákveðið að skipta um. Hvað er næst?
Berry sagði: "Það sem við sjáum allan tímann er þróun leikstjóri ákveður að fá nýtt kerfi en ekki samráð við markaðsdeildina, eða framkvæmdastjóra eða sjálfboðaliða umsjónarmann , sem allir vilja nota kerfið."
Það er góð hugmynd að hafa samráð við alla sem vilja nota kerfið. Þegar þú ert að hugsa um aðgerðir sem þú þarft skaltu láta alla segja. Gakktu úr skugga um að allir sem vilja nota eða verða fyrir áhrifum kerfisins eru fulltrúar. Einhver í helstu gjöf deildarinnar ætti örugglega að vera til staðar eins og ætti einstaklingur sem hefur umsjón með fjáröfluninni.
Skilja núverandi ferli.
Gerðu nákvæma lista yfir fjáröflunarferli þína, staðlaðu þær og meta allt sem þú gerir við gagnagrunna þínar. Spyrðu fyrirtæki þitt:
- Af hverju gerum við það með þessum hætti?
- Verðum við að halda áfram að gera það þannig?
Berry sagði: "Stöðugleiki gefur þér sveigjanleika við að velja kerfi ... ódýrari kerfin hafa ekki mikla sveigjanleika, því minni færni, því betra. Leitaðu að bestu starfsvenjum á þessu sviði og forðastu einstaka verklagsreglur."
Elimaðu uppsagnir áður en þú fjárfestir. Hve oft seturðu inn heimilisfang, til dæmis? Ekki bera yfir einkennilegan tækni sem hefur fjölgað í gegnum árin og í staðinn einblína á það sem fyrirtækið þitt þarfnast.
Til dæmis, þú vilt setja upp staðal fyrir færslu í símanúmeri. Viltu taka upp tölur sem (555)555-5555 eða 555-555-5555? Þetta eru allar nauðsynlegar upplýsingar til að hugsa um.
Forgangsraða óskalistanum þínum með eiginleikum .
Fáðu saman alla sem vilja nota kerfið eða hver mun fá skýrslur frá því. Brainstorm allt sem þú gætir viljað, og þá staða þessara aðgerða. Ákveða það sem þú þarft algerlega, án þess að kerfið sé gagnslaus. Að gera þetta fyrsta mun halda þér frá því að fara á það flókið sem gæti flakið kostnaðarhámarkið.
Berry mælir með því að búa til þriggja flokkaupplýsingar:
- Hvað þarf þú eða annað kerfið er gagnslaus?
- Hvað væri gaman að hafa en er ekki samningur brotsjór?
- Hvað myndir þú vilja ef peningar voru ekki kostir?
Vinsælar aðgerðir innihalda oft:
- Donor þátttöku mælingar
- Sérsniðnar reitir og athugasemdir
- Gjafaryrkja
- Tímaáætlun
- Skýrslur um vinsæla þróun
- Aðildastjórn
Bónus: Kíktu á Salsa's Guide til CRMs til að ákvarða réttar aðgerðir fyrir fyrirtækið þitt.
Gera þinn rannsókn.
Notaðu Idealware. Þeir hafa gert nauðsynlegar rannsóknir fyrir þig. Skýrslur Idealware hafa minnkað reitinn, valið kerfi sem eru hollur gjafarstjórnunarkerfi og dró þá út tíu kerfin og veitti möguleika lista.
Skoðaðu leiðarvísir neytenda til lánargjaldsstýringarkerfa.
Notaðu skýrsluna, smelltu á þrjá eða fjögur lífleg kerfi.
Tímaáætlun seljanda sýnikennslu.
Sumir framleiðendur munu koma til þín, eða þú getur farið til þeirra. En margar kynningar eru sendar á Netinu með hjálp netdeildar tól. Stundum getur þú jafnvel hlaðið niður reynsluútgáfu.
Vertu viss um að nota raunveruleg dæmi til að sjá hvernig hvert kerfi mun virka fyrir þörfum þínum. Frábær hjálp er sex hugsjónir Idealware's til að sigla seljanda kynningu.
Raða kerfin gegn óskalistanum þínum - ímynda sér miðað við algerlega þarfir og hár kostnaður vs hagkvæm - og veldu réttu kerfi fyrir þig.
Þú gætir þurft að kaupa nýja kerfið þitt með kreditkorti á netinu, en stærri kerfin kunna að hafa samning sem þarf að vinna og undirrita.
Berry segir: "Stundum getur þú byrjað að nota nýja kerfið þitt strax, en önnur kerfi þurfa að vera aðlaga. DonorPerfect Online er vel þekkt fyrir að sérsníða kerfi áður en þú byrjar, en önnur kerfi, svo sem GiftWorks, eru auðvelt að nota úr -go. Sum kerfi þurfa ráðgjafa til að koma upp. "
Hafðu í huga að þú munt nota CRM þinn til að bæta gjafa tengsl mest, en þú getur jafnvel notað það til að auka fjáröflun þína aðferðir líka.
Dan Quirk er markaðsstjóri hjá Salsa Labs, sem er frumkvöðull hugbúnaðarfyrirtækis fyrir vaxtaráhersluðum félagasamtökum. Markaðssetning áherslu Dan á að skapa efni, umbreytingu hagræðingar og nútíma markaðssetningartækni hjálpar honum þjálfunarmönnum í þróunarsamvinnustjórum á sviði bestu siðareglur í söfnunarsjóði.