Lærðu grundvallaratriði að byggja upp viðburðaráætlun

Sem viðburðaráætlun er lykilatriði að vera innan fjárhagsáætlunar viðskiptavinarins. Og til að gera það þarftu að fá nákvæma viðburðaráætlun sem þú og viðskiptavinurinn þinn samþykkir. Hvort sem þú ert nýr til að skipuleggja atburði eða vanur faglegur, halda viðburði fjárhagsáætlun mun hjálpa þér að vera skipulögð og undirbúin fyrir allar fyrirspurnir viðskiptavinar - og hjálpa þér að forðast að fara yfir fjárhagsáætlun. Fyrir grunnviðburði, svo sem námskeið eða kvöldmat, geta Excel eða önnur töflureikni verið gagnlegt.

Skráðu eftirfarandi fjóra flokka eftir efstu:

• Item
• Áætlaður kostnaður
• Raunverulegur kostnaður
• Upplýsingar

Síðan skaltu flokka og fylgjast með kostnaðarliðunum.

Stjórna viðburðaráætlun

1. Rekja spor einhvers leiga kostnað. Þegar þú skipuleggur atburðinn sjálfan og þegar þú hittir sölustaðinn þinn, fylgstu með öllum áætluðum leigutekjum fyrir viðburðinn og vinnusvæðið, húseign, farangurs meðhöndlun og tengd gjöld.

2. Áætluðu veitingakostnað. Þetta nær til allra mat- og drykkjagjalda, þ.mt ábendingar og þjórfé - sem geta verið allt að 30%.

3. Skjalflutningsgjöld. Þetta felur í sér shuttles, þjálfarar, viðburðarflutninga og tengd gjöld.

4. Bættu við kostnaði við innréttingu. Í flestum tilvikum eru kostnaður við innréttingu, svo sem miðju, florals, tjaldleiga osfrv. Hér er listi yfir þá kostnað.

5. Skjalavinnsla og búnaðargjöld. Algengar kostnaður í þessum flokki er A / V búnaðurinn, en það er líka góður vettvangur til að lista hæfileika til hátalara eða ef þú ert að ráða skemmtikrafta.

1. Samantekið prentkostnað. Nokkrir litlar vöruliðir sameina í raun til að gera stærri kostnaðarlínu. Þetta felur í sér boð, nafnmerki, forritabæklinga, atburðaskilti og borðar.

2. Lína fyrir gjafir. Eitt algengt viðburður er að aldrei leyfa gestum að fara í tómhönd. Svo, hvaða gjöf eða gjafir sem þú veitir, fylgdu kostnaði fyrir þá sérstaklega; þú vilt vera undrandi á því hversu mikið þessi atriði geta kostað.

1. Þekkja rekstrarkostnað. Ef viðburðurinn nær til starfsemi eins og golf, tennis, spa, rafting, bikiní eða aðra starfsemi, verður þú að taka mið af kostnaði við þessi gjöld fyrir sig. Íhugaðu að draga saman heildarkostnað í töflureikni þínu og festa sundurliðun.

2. Birta aðra kostnað. Ef kostnaður fellur ekki í neinn af ofangreindum flokkum skaltu skrá þær sem fjölbreyttar kostnaðarvörur hér.

3. Gefðu þér sáttasjóðaflokk. Það fer eftir stærð eða flókið viðburði, þú gætir viljað gefa þér allt að 20% af kostnaðarhámarkinu hér. Þrátt fyrir bestu áætlanagerðina mun gjöldin fara yfir áætlaða áætlanir með útgjöldum sem þú telur aldrei í huga. Þetta mun halda þér frá því að fara yfir fjárhagsáætlun í hvert skipti.

4. Samantekt áætlaðra útgjalda. Þegar þú ert að byggja upp viðburðarforritið þitt munt þú hafa góðan kost á heildarkostnaði. Þetta eru þær upplýsingar sem þú munt deila með viðburðaklúbbnum til að ganga úr skugga um að þeir séu meðvitaðir um kostnaðarhámarkið svo að það sé ekki á óvart síðar.

5. Samantekt raunkostnaðar. Þetta gerist eftir að viðburðurinn hefur gerst. Tala reikninga inn í ofangreindar 10 flokka og skjaldu fjárhagsáætlunina. Ef það er mjög hagstætt, þekkðu sparnaði í raun fjárhagsáætlun vs áætluðu fjárhagsáætlun, sem sýnir það gildi sem þú komst að hlutverkinu.