Hvernig bregst þú við tölvupósti frá viðskiptavini sem er staðsettur þúsund kílómetra í burtu sem vill kaupa vöruna þína? Til að fá boltann til rúllunar skal hvert útflutningsviðskipti innihalda upplýsingar um vörulýsing, verð, magn og flutninga, en innan þessara marka liggur fjöldi annarra upplýsinga sem geta farið úrskeiðis. Ekki er hægt að leggja áherslu á þörf fyrir skýrar leiðbeiningar um skilmála sem notuð eru við samning um sölusamninginn.
Skulum kíkja á sex helstu hluti til útflutnings sölu. Þetta gæti ekki verið allt sem þú þarft að borga eftirtekt til, en þau eru góð upphafspunktur.
1. Fyrirspurnin
Viðskiptavinur sendir tölvupóst um að biðja um upplýsingar um tiltekna vöru sem þú gerir. Þó að þú gætir haft tilhneigingu til að þrengja tilboðið þitt svo að ekki rugla á viðskiptavini þína, auka útboð þitt gefur viðskiptavinum þínum fleiri valkosti, sem leiðir til meiri líkur á staðfestingu.
2. Tilboðið (tillaga)
Þegar þú hefur skýrt hvaða vörur eru tiltækar fyrir viðskiptavini, borðuðu þaðan. Meira er betra en minna hér vegna þess að viðskiptavinir hafa nú á dögum lúxus að finna út bara um allt sem er að vita um vöru þökk sé internetinu . Tilgreindu allar helstu aðgerðir vörunnar: lit, stærð, verð, efni samsetning, ljósmynd, vörugjald, ef einhver, og eitthvað annað sem skiptir máli fyrir fyrirspurn viðskiptavinarins.
Vertu viss um að greina hvað setur vöruna í sundur frá öðrum líka. Þetta er eitthvað sem allir rannsóknir í heiminum mega ekki afhjúpa þegar viðskiptavinur gerir heimavinnuna sína.
Athugaðu: Vertu varkár þegar þú sendir inn mynd vegna þess að ef þú endar að senda vöru sem lítur ekki nákvæmlega út eins og sá sem er á myndinni gæti þú verið ábyrgur.
Kaupandi getur krafist þess að hann hafi búist við því sem var á myndinni, óháð því sem lýst var í tilboði.
3. Samþykki
Þaðan er viðskiptavinurinn í aðstöðu til að velja eitthvað sem hentar þörfum viðskiptavina á markaðinum. Svo vertu viss um að dagsettu hverja tilboðsíðu og segðu að "fyrirtækið sé háð samþykki á höfuðstöðvum." Hver er ástæðan fyrir þessu? Viðskiptavinurinn gæti ekki haft brýnt fyrir sér og kemur aftur til þín ári síðar með staðfestingu hans miðað við upprunalegu tilboð þitt. Síðan hefur vöran verið hætt eða verð hærri. Þetta gefur þér tækifæri til að gera nýtt tilboð miðað við núverandi aðstæður.
4. Incoterms
Hvort sem þú ert innflytjandi, útflytjandi, miðlari, ráðgjafi, lögfræðingur, bankastjóri, flutningsaðili, vátryggjandi eða hvetjandi frumkvöðull alþjóðaviðskipta, ættir þú að kynna þér Incoterms reglur sem eru talin nauðsynleg til að nota í samningum um sölu á vörum á alþjóðavettvangi. Það er sérstaklega mikilvægt að þú stjórnar Incoterms fyrir undirbúning proforma reiknings - sjá tilvitnun kafla hér fyrir neðan.
Innflytjendur og útflytjendur skulu sammála fyrirfram um hlutverk þeirra og skilmála, skilyrði og skilgreiningar á sölu.
Kaupandi og seljandi ættu að vita hvar áhætta hefst og endar, hver ber ábyrgð á því (td kostnaði og skjölum), hver á hvað og á hvaða landfræðilegu marki.
Til dæmis, til að ákvarða skilgreininguna á FOB (ókeypis um borð), CIF (kostnaður, tryggingar og frakt), C & F (kostnaður og frakt) og hvernig það hefur áhrif á sölusamning, heimsækja: Incoterms: International Shipping Terms
5. Tilvitnunin
Jafnvel þó að þú telur að þegar viðskiptavinurinn þinn samþykkir tillöguna þína að þú sért tilbúinn að skipa, þá ertu ekki. Þú verður enn að gefa út það sem kallast proforma reikningur . Proforma reikningur hefur alla þekki hluti venjulegs innlendra reiknings - lýsing á vörunni, sérsniðnu skráningu gjalda og söluskilmála. Vísaðu hér fyrir það sem atvinnuframboð er og hvernig það er undirbúið .
Þegar viðskiptavinur þinn samþykkir proforma reikninginn mun það verða raunverulegur reikningur þinn fyrir pöntunina.
Viðskiptavinurinn mun einnig nota proforma reikninginn til að fá allar nauðsynlegar fjármagns- eða innflutningsleyfi. Viðskiptavinur þinn ætti að senda samþykki í stuttri skriflegri setningu eða tveimur, svo sem eftirfarandi (venjulega með tölvupósti) með undirskrift: "Við samþykkjum proforma reikninginn þinn nr. 1234 gegn PO nr. ABCD okkar." Þú svarar því: "Staðfestu og staðfestu PO-númerið þitt ABCD gegn proforma reikningnum okkar nr. 1234."
Það er það. Þú hefur lögmæt sölu. Áður en þú sleppir pöntuninni verður þú og viðskiptavinurinn þinn að semja um skilmála um greiðslu.
6. Greiðsla
Allir vita hversu mikilvægt það er að safna greiðslum erlendis. Sama gildir um að gera tímabær greiðslur til erlendra birgja. Það er verslun um leyndarmál á alþjóðaviðskiptastarfsemi sem aðeins þeir sem eru í skurðunum vita um. Heimsókn, leiðsögn innherja til að gera greiðslur og fá greitt fyrir erlend viðskipti til að komast að því að vita.
Nú er allt sem þú þarft að gera er að fara aftur til Incoterms og proforma reikningsins, framleiða vörurnar og skila þeim.