Á hverju ári þurfa atvinnurekendur að senda starfsmönnum skýrslu til að sýna heildarlaun og frádrátt, þannig að starfsmenn geti falið í sér upplýsingar um skattframtal þeirra. Skýrslurnar verða einnig lögð inn hjá Tryggingastofnuninni. Þessi skýrsla er W-2 form.
Áður en þú undirbúir og sendir W-2 eyðublöð til starfsmanna og almannatryggingastofnunar skaltu fylgja þessum skrefum til að tryggja að allt gengur vel.
01 - Vertu viss um að þú hafir réttan flokkaðan starfsmenn sem starfsmenn
Starfsmaður er starfsmaður sem sinnir störfum hjá vinnuveitanda. Almennt er sá sem framkvæmir þjónustu fyrir stofnun starfsmaður ef stofnunin getur stjórnað hvað verður gert og hvernig það verður gert.
Á hinn bóginn er sjálfstæður verktaki einstaklingur eða fyrirtæki sem veitir öðrum einstaklingi eða viðskiptum þjónustu. Óháður verktaki er sérstakur rekstrareining og er ekki talinn starfsmaður. Nokkur dæmi um sjálfstæða verktaka eru ráðgjafar, umboðsmenn eða miðlari. Starf sjálfstæðra verktaka er oft tilfallandi eða ekki nauðsynlegt fyrir fyrirtækið; til dæmis, þrif þjónustu, launaskrá örgjörva, eða ÞAÐ þjónustu.
Lestu meira um flokkun starfsmanna sem starfsmenn eða sjálfstæða verktaka og ráðfæra þig við ráðningarmann til aðstoðar.
02 - Athugaðu dreifingar og skrásetningar dagsetningar fyrir yfirstandandi ár
Tvær skref eru þátt í W-2 ferlinu. Fyrsta skrefið er að dreifa W-2 eyðublöðunum til starfsmanna. Annað skref er að skrá þessar eyðublöð hjá almannatryggingastofnuninni. (SSA)
Frestur til bæði dreifingar til starfsmanna og umsóknar hjá SSA er 31. janúar næsta árs. Þetta er nýtt fyrra frestur til að SSA umsóknin hafi verið sett upp til að koma í veg fyrir skattaleg svik. Lestu meira um W-2 og 1099 fresti.
Gakktu úr skugga um að þú veitir starfsmönnum form sitt snemma í janúar, þannig að þeir hafa tíma til að endurskoða þær til að koma í veg fyrir villur.
03 - Athugaðu starfsmann W-4 eyðublöð
Vinnuveitendur þurfa að hafa W-4 eyðublöð á skrá fyrir alla starfsmenn á öllum tímum. Eyðublað W-4 inniheldur upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að ákvarða fjárhæð samningsbundinna tekjuskatts starfsmanna, með því að nota hjúskaparstöðu, fjölda einstaklinga og hvers konar viðbótarupphæðir.
Form W-4 verður að vera lokið við leigu og hvenær sem starfsmaður vill breyta. Starfsmaðurinn ætti að breyta W-4 eyðublaðinu ef persónulegar upplýsingar starfsmannsins (þ.mt hjúskaparstaða og fjöldi einstaklinga) breytast eða ef heimilisfang starfsmanns breytist. Starfsmaðurinn getur einnig breytt W-4 eyðublaðinu hvenær sem er til að breyta upphæðinni .
Á hverju ári fyrir lok ársins skal vinnuveitendur biðja alla starfsmenn að endurskoða W-4 eyðublaðið til að tryggja að persónulegar upplýsingar séu réttar.
Að tryggja að starfsmenn hafi nákvæmar og nýjar upplýsingar á Form W-4 mun hjálpa þér að undirbúa og dreifa W-2 eyðublöðum.
04 - Safna upplýsingum um launaskrá fyrir W-2 eyðublöð
Í fyrsta lagi þarftu nokkrar grunnupplýsingar um fyrirtækið þitt fyrir allar W-2 eyðublöð:
- Vinnuveitandi fyrirtækisins þíns
- Nafn, heimilisfang og póstnúmer fyrirtækisins
- Og ástand skatta kennitala fyrirtækis þíns
Þá þarftu að safna upplýsingum um hvern starfsmann, bæði persónulegar upplýsingar og upplýsingar um launaskrá:
- Starfsmaður nafn og heimilisfang og almannatryggingarnúmer eða annað skírteinisnúmer
- Fjárhæð greiddur til starfsmanns: heildarlaun, ábendingar og aðrar bætur
- Fjárhæð sambands tekjuskatt haldin
- Almannatryggingarlaun (allt að hámarksmagn almannatrygginga fyrir árið)
- Medicare laun og ábendingar og Medicare skatta haldin, þar á meðal viðbótar Medicare skatta fyrir hátekjum starfsmenn.
- Úthlutað starfsmaður ábendingar greitt
- Afhending greiddur umönnunarbætur og aðrar bætur sem skattskyldir eru til starfsmannsins
- Fyrir hvert ríki þar sem starfsmaðurinn vann, greiddi ríkissjóður og ábendingar og ríkisskattarskattur
- Staðbundnar laun og ábendingar greiddar og staðbundin tekjuskatt haldin.
05 - Endurskoðun W-2 Vinnsla - Hvernig verður W-2 búið til?
Ef fyrirtækið þitt er nýtt í launaskrávinnslu eða ef launasamfélagið hefur breyst undanfarið, er það góð hugmynd að endurskoða ferlið við að finna, ljúka og dreifa lokaskýrslum til starfsmanna. Þú getur fengið W-2 eyðublöð úr skrifstofuvörumiðstöð, CPA þínum, frá skatta- eða bókhaldsviðskiptum eða frá IRS.
Ath .: Þú getur ekki sótt W-2 eyðublöð af IRS eða annars staðar á Netinu. Afrita A af W-2 eyðublaðinu er í sérstökum lit á rauðum bleki og ekki hægt að afrita hana. Þú verður að skrá sérstakt IRS eyðublað af Afrita A við almannatryggingastofnunina (þetta er afritið sem þú geymir og skráir með almannatryggingum í lok febrúar).
Hér eru nokkrar möguleikar til að undirbúa W-2 eyðublöð:
- Nota bókhald hugbúnaður . Ef þú hefur aðeins fáeinir starfsmenn og þú notar bókhaldsmat geturðu hugsanlega keypt viðbót til að undirbúa W-2 eyðublöð með því að nota þennan hugbúnað.
- Nota skattlagningu hugbúnaðar. Ef þú notar eitt af sameiginlegum skattframleiðsluforritum, annaðhvort á netinu eða í skrifborðsútgáfu, og þú hefur keypt viðskiptareikning þessa hugbúnaðar skaltu athuga hvort W-2 vinnsla sé innifalinn. Shirley Elmblad, leiðarvísir fyrir fjárhagslega hugbúnað, hefur grein um skattahugbúnaðarsögur
- Notað keypt W-2 eyðublöð . Helstu skrifstofufyrirtækin hafa fyrirfram prentað W-2 eyðublöð til notkunar með hugbúnaði á geisladiski sem gerir þér kleift að inntak upplýsinga fyrir þessi eyðublöð handvirkt og prenta þær út á prentara þínum.
Hvort sem aðferðin sem þú notar til að ljúka og prenta W-2 eyðublöð ætti einnig að hafa W-3 sendingar .
06 - Ákveða hvernig á að dreifa W-2 eyðublað til starfsmanna
Þegar þú hefur búið til W-2 eyðublöð er næsta ákvörðun þín hvernig á að dreifa þeim til starfsmanna. Mundu að frestur til að dreifa W-2 eyðublöð til starfsmanna er 31. janúar ársins eftir skattárið. Til dæmis, vinnuveitendur sem þurftu að dreifa 2016 skattár W-2s hafa til 31. janúar 2017, að dreifa þeim.
Þú hefur tvær möguleika til að dreifa prentuðu W-2 eyðublöðum til starfsmanna: annaðhvort pósti þeim eða dreifa þeim til starfsmanna í eigin persónu. Ef starfsmaður tekur upp W-2 eyðublaðið sitt persónulega gætirðu viljað fá starfsmanninn að skrá sig á eyðublaðinu til að forðast spurningar um hvort þetta sé gert.
07 - Athugaðu fyrir villur áður en þú sendir W-2 eyðublöð til starfsmanna
Til að draga úr vandamálum og þurfa að senda aftur W-2 eyðublöð skaltu skoða W-2 eyðublöðin fyrir villur með því að nota þennan gátlista. Algengar W-2 villur eru að nota eyðublað röngra árs, ekki að innihalda upplýsingar, setja upplýsingar í röngum reit og ekki að stöðva tryggingatryggingu á hámarki.
08 - Meðhöndlun starfsmanna beiðna um afrit W-2 Eyðublöð
Starfsmenn missa oft eða missa W-2 eyðublöð og þeir geta komið í launaskrá deildarinnar þína og óskað eftir afrit af W-2 eyðublaðinu. Áður en þú dreifir W-2 eyðublöð skaltu íhuga hvernig þú munir takast á við þessar beiðnir:
- Ef þú hefur prentað út eyðublöðin innbyrðis geturðu einfaldlega prentað út W-2 eyðublaðið og gefið það eða sent það til starfsmannsins.
- Ef eyðublaðið var undirbúið af utanaðkomandi launaþjónustudeild, geta þau gjaldfært þér kostnað við prentun og póstsendingu. Þú gætir viljað hlaða starfsmönnum fyrir fyrsta afrita form eða annað afrit á ári (það gerist!).
Hvað sem þú ákveður, það er góð hugmynd að miðla stefnu þinni um afrit eyðublöð til starfsmanna. Hafa gjald fyrir tvíhliða eyðublöð kann að virðast öfgafullt, en það gæti dregið úr fjölda glataðra mynda sem þú þarft að takast á við.
09 - Skrá W-2 og W-3 Eyðublöð hjá almannatryggingastofnuninni
Eftir að þú hefur ákveðið hvernig á að undirbúa W-2 eyðublöð og hafa dreift þessum eyðublöðum til starfsmanna (31. janúar ársins eftir skattárið) er næsta ákvörðun þín að ákvarða hvernig á að skrá þessar eyðublöð hjá Tryggingastofnuninni (SSA) .
Allar W-2 eyðublöð verða að vera lögð inn hjá Tryggingastofnuninni ásamt eyðublöð W-3 . Tveir valkostir til að senda inn þessar eyðublöð:
- Þú getur skrá á netinu á vef Business Services Online á vefsíðunni um almannatryggingar. Þú verður að skrá þig fyrst og síðan ljúka viðeigandi eyðublöðum á netinu. Ef þú skráir þig á netinu með BSO þarftu ekki að innihalda W-3 eyðublöð.
- Þú getur einnig sent lokið W-2 eyðublöð ásamt eyðublaði W-3 til almannatryggingastofnunarinnar.
Hér eru frekari upplýsingar um hvernig á að undirbúa W-3 form .
10 - Athugaðu reglur ríkisins um dreifingu W-2 eyðublöð
Þegar þú hefur lokið við W-2 eyðublaði fyrir starfsmann er einn hluti þessarar eyðublaðs (Afrit 1) tilnefndur til að leggja fram það ríki þar sem starfsmaðurinn vinnur. Ef starfsmaður vinnur í fleiri en einu ríki verður þú að leggja fram afrit af W-2 eyðublaði til hvers ríkis.
Hvert ríki hefur mismunandi kröfur um afhendingu W-2 eyðublöð og hvers konar gerviefni. Athugaðu með skattyfirvöldum ríkisins eða ríkisfjármálasviðinu til að læra kröfur þess ríkis.
UPDATE: Margir ríki eru í samræmi við nýju fyrr 31. janúar frestur til umsóknar W-2s við SSA.
Lestu meira um stöðu launaskrá skatta.