Ákveða: Beiðni um tillögu eða beiðni um tilvitnun
Beiðni um tillögu (RFP)
RFP er notað fyrir þjónustu eða flóknar vörur þar sem gæði, þjónusta eða verkfræðingur endanleg vara mun vera frábrugðin hverri söluaðili sem svarar.
Beiðni um tilvitnun (RFQ)
RFQ er notað fyrir vörur, einföld þjónusta eða einföld / óbrotin hlutar með litla eða enga pláss fyrir vöru eða þjónustu aðgreining milli svarenda söluaðila. Samningaviðmið gæti falið í sér afhendingartíma, pökkunarmöguleika osfrv.
Markmið RFP eða RFQ
- Fá nákvæmar tillögur til þess að meta hvert svar seljenda svo að hagsmunir fyrirtækis þíns séu uppfylltar á öllum sviðum
- Nýttu samkeppnishæfni söluferlisins til að semja um bestu mögulegu samninginn
- Gakktu úr skugga um að hagsmunir allra hagsmunaaðila innan fyrirtækis þíns verði uppfyllt og samstaða náðst
- Setur fyrirtæki þitt í stjórn á öllu seljanda valferlinu og setur valreglurnar fyrir framan
- Byrjar að byggja upp samstarf milli þín og seljanda frá upphafi
Sections af beiðni um tillögu eða beiðni um tilvitnun
The RFP eða RFQ ætti að innihalda eftirfarandi kafla. Hafðu í huga að hvert skjal mun vera öðruvísi eftir því hvaða tegund fyrirtækis og vöru þú ert að leita að.
Sníða hverja hluti fyrir þörfum þínum.
- Uppgjöf Upplýsingar
Frestir, póstfang fyrirtækis þíns, tengiliður fyrir spurningar og útskýringar - Inngangur og samantekt
Skrifaðu þennan hluta síðast eftir að allt skjalið er lokið. Þetta er notað til að veita væntanlegum söluaðilum stutt yfirlit yfir fyrirtækið þitt og kröfur um vöruna þína eða þjónustu. - Viðskipti Yfirlit & Bakgrunnur
Gefðu stutta yfirlit yfir fyrirtæki þitt, vörur og markaðssvið sem þú tekur mið af. Þetta mun hjálpa væntanlegum söluaðilum þínum að skilja hvaða viðskipti þarfir þú ert að reyna að fylla með seljanda valferlinu. Einnig veita mikilvægar bakgrunnsupplýsingar sem munu gagnast söluaðilanum þegar hann svarar. - Nákvæmar upplýsingar
Þetta ætti að vera lengsta hluti skjalsins. Fyrir RFP, mun það innihalda eigindlegar ráðstafanir og kröfur sem munu reka seljanda val ákvörðun. Fyrir RFQ þennan kafla ætti að gefa upp magn ráðstafanir sem þú verður að leita að í svar seljanda. Dæmi viðmiðun felur í sér:- Vara teikningar
- Verkfræðilegar vikmörk
- Þjónustustig
- Mælir
- Afhending og tímalínur
- Tæknilegar eða viðskiptafræðilegar kröfur
- Hugbúnaður virkni
- Vélbúnaður kröfur
- Forsendur og takmarkanir
Allar fyrirsagnir og / eða þvinganir sem væntanlegar söluaðilar þurfa að verða meðvitaðir um verður að skrá hér. Ef ekki er rétt að koma fram og á framfæri við seljandann mun opna dyrnar til að endurtaka samninginn síðar og leiða möguleika á að þenja sambandið sem þú ert með seljanda þína. Möguleg atriði eru ferðakostnaður, uppfærsla / breytingarkostnaður, leyfisréttindi o.fl. - Skilmálar og skilyrði
Skilmálar og skilyrði samningsins verða að vera skráðar til þess að seljandi geti veitt sanngjarnt og heiðarlegt svar. Þetta getur falið í sér fjármögnunarvalkosti, samningstíma, endurnýjunarkostir, ábyrgðir, afhendingu viðurlög, þjónustustig osfrv. - Valviðmið
Lokaþátturinn ætti að vera yfirlit yfir valviðmiðin sem þú verður að nota til að taka ákvörðun þína. Sum fyrirtæki kjósa að halda þessum upplýsingum algerlega trúnaðarmálum; en önnur fyrirtæki telja þetta muni hjálpa væntanlegum söluaðilum að einblína á það sem skiptir máli fyrir fyrirtækið þitt.
Dreifðu RFP / RFQ til valda seljenda
Að lokum skaltu setja inn kápa og senda tvö afrit af RFP eða RFQ til hverja söluaðila sem þú valdir úr leitarferlinu þínu. Gakktu úr skugga um að viðeigandi upplýsingar um tengiliði séu innifalin til að veita aðstoð við söluaðila sem þarfnast hennar.