Góð viðskiptaskráning stjórnunarinnar þýðir minna skattaþrýsting
En á meðan flestir af okkur líta örugglega á rekstrarritgerð til að vera skáldsaga og hafa tilhneigingu til að láta það lítið af forgangi, gerir góða upptökustjórn ekki aðeins auðveldara að vinna líf okkar en getur gefið okkur raunverulegan streituþenslu á skattatímum.
Hér er það sem þú getur gert til að gera skráarstjórnun auðveld:
1. Haltu viðskiptum þínum og persónulegum kostnaði aðskilið
Hljómar auðvelt, er það ekki? En þetta er hluti af skrá stjórnun sem fer upp fólk. Ef þú tekur hugsanlega viðskiptavini út fyrir golfrönd, til dæmis, er það persónuleg kostnaður eða rekstrarkostnaður? (Svarið er persónulegt vegna þess að grænt gjöld eru ekki frádráttarbær viðskipti kostnaður.) Ökutæki sem þú notar bæði af persónulegum og viðskiptalegum ástæðum eru annað fjölbreytt vandamál. Þú þarft að vita hvað er rétt eins og lögmæt útgjöld fyrirtækja og hvað er ekki og vertu viss um að viðskiptaskrár þínar endurspegla þetta nákvæmlega.
2. Fáðu fullnægjandi skjalfestingu fyrir alla rekstrarkostnað
Margir viðskiptafólki gera mistök af því að hugsa að "listar" séu nógu góðar til rekstrarhugbúnaðar. Til dæmis, þeir hafa lista yfir kaup á kreditkorti yfirlýsingum sínum og held að það sé nógu gott með því að krafa um kaupin sem rekstrarkostnaður.
Því miður er CRA (Canada Revenue Agency) krefjandi. Þeir samþykkja ekki kreditkortaupplýsingar eða afpöntunargjöld sem nægjanleg gögn um gjöld þegar venjulega er reikningur eða kvittun gefin út. The IRS er meira fyrirgefa og í fjarveru kvittunar mun almennt samþykkja kreditkort yfirlýsingar og niðurstaðan athuganir sem sönnun á kostnað kröfur.
Hvað varðar að halda skrám, þá eru tveir hlutir til að hafa í huga:
a) Fáðu kvittun alltaf . Fáðu í vana að biðja um kvittun þegar þú kaupir - sama hversu lítið. Lítil gjöld bæta upp líka, og þú þarft skjöl fyrir fyrirtæki skrár.
b) Merkja kvittanir þínar, ef þörf krefur . Það eru enn fyrirtæki í kringum hönd út kvittanir sem hafa ekkert á þeim nema þann dag sem hluturinn var keypt og hversu mikið það kostar - sem er ekki mjög gagnlegt þegar þú ert að glápa á kvittun að reyna að reikna út hvað hlutur sem um ræðir var og hvaða fyrirtæki kostnaður flokkur það passar inn.
Þegar þú færð kvittun skaltu líta á það og skrifa vantar / viðeigandi upplýsingar um það, svo sem hvað kvittunin er og kostnaðarflokkurinn.
3. Fáðu sérstaka bankareikning fyrir fyrirtæki þitt
Þó að gjöld fyrir viðskiptabankareikninga séu afar háir miðað við persónuleg reikning, er viðskiptabankareikningur algerlega nauðsynlegt fyrir góða rekstrarritaskráningu. Viðskiptabankareikningur hjálpar þér að halda fyrirtækinu þínu og persónulegum kostnaði aðskilið. Þú munt leggja inn allar tekjurnar þínar inn í viðskiptareikninginn og taka aðeins út viðskiptatengda gjöld eða greiðslur af viðskiptareikningnum.
Hvers konar viðskiptabankareikning ættir þú að fá? A check reikningur - helst einn sem skilar mánaðarlegum yfirlýsingum og skilar afpöntununum þínum til þín.
Viðskipti eftirlit auðvelda skrá stjórnun þinni auðvelt vegna þess að þú getur notað áminning línu fyrir framan hverja skoðun til að skrá viðskipti tilgangur kostnaðar.
4. Hafa og nota sérstakt kreditkort fyrir rekstrarkostnað
Notkun persónulegra kreditkorta í viðskiptalegum tilgangi mun fljótlega sleppa þér í skráarstjórnunarsveit. Viðskiptakreditkort einfaldar einfaldlega rekstrarritaskráningu þína með því að hjálpa að halda persónulegum og viðskiptalegum aðgreindum aðskildum. (Það hjálpar einnig að gera fyrirtæki þitt að líta betur út.)
5. Haltu kílófylgjublogg af ferðalögum þínum
Ef þú notar eitthvað af ökutækjum þínum í viðskiptalegum tilgangi , mun mílufjöldi loga vera stór hjálp í skrá stjórnun.
Athugaðu mílufjöldi (eða kílómetra) lestur á kílómetramælirinn í byrjun árs og síðan sláðu inn mílufjöldi eftir dagsetningu í hvert skipti sem þú notar ökutækið í viðskiptalegum tilgangi. Ef þú heldur áfram að mílufjöldi skaltu skrá þig í hanskaskipann í bílnum þínum. Ef þú ert með fleiri en eitt ökutæki sem þú notar í viðskiptalegum tilgangi skaltu halda mílufjöldi þig inn í hvert.
6. Haltu öllum fyrirtækjaskránum þínum fyrir tiltekið skattár saman
Ef þú hefur rekstrarskrár þín dreifðir um allt er raunverulegur tími sem kemur í veg fyrir bókhald eða undirbúning skatta og að skipuleggja rekstrarskrárkerfi þitt eftir reikningsár mun gera það miklu auðveldara að finna viðskiptaskrárnar sem þú þarft þegar þú þarft þau.
7. Haltu viðskiptaskrár þínum fyrir réttan tíma
Af einhverjum ástæðum virðist það vera mikið af rugli um hversu lengi þú þarft að halda viðskiptaskrám þínum . Í skattalegum tilgangi, "ef þú skráir þig aftur á réttum tíma, geymdu færslur þínar í að minnsta kosti sex ár eftir lok þess skattlagningsárs sem þeir tengjast". Þessi sex ára tímabil hefst síðast þegar þú notaðir viðskiptaskrár, ekki frá þeim tíma sem viðskiptin áttu sér stað.
Fyrir US skattframtali, "geymdu færslur í 3 ár frá þeim degi sem þú skráði upphaflega ávöxtun þína eða 2 ár frá þeim degi sem þú greiddir skattinn, hvort sem er seinna ef þú skráir kröfu um lánsfé eða endurgreiðslu eftir að þú hefur skilað aftur. í 7 ár ef þú skráir kröfu um tap af einskis virði eða slæmur skuldaskuldur ".
8. Bókhald Hugbúnaður gerir það auðvelt
Með vellíðan af notkun, aðgengi frá farsímum og litlum tilkostnaði, skýjabundin dagbók í litlum viðskiptum með bókhald hugbúnaður geta mjög einfalt rekstur rekstrar . Fyrir um $ 10 / mánuði hugbúnaðaraðilar, svo sem FreshBooks og Zoho, bjóða upp á undirstöðu ræsirpakkar sem henta fyrir sjálfboðaliða og einkaleyfishafa , þ.mt reikninga , kostnaðarspor og einföld skýrslugerð. Hugsaðu um kosti þess að geta td sent reikning beint úr snjallsímanum þínum, tekið mynd af hádegismatskvittun hjá viðskiptavini og skrá það sem kostnað eða fylgjast með gjaldfæranlegum tíma með innbyggðu myndatöku.
Þessir átta hlutir sem þú getur gert til að gera skráarstjórnun þína auðvelda er ekki erfitt. Eins og mikið af stjórnsýslufyrirtækinu sem tengist rekstri fyrirtækis, þurfa þeir bara að koma á góðum venjum og þrautseigju. En ef þú notar þessar reglur núna og fylgist með, munt þú sjá mikla mun á næsta skatta tíma og bókhald þitt verður auðveldara allt árið um kring.