Hvernig á að velja launagreiðsluhugbúnað fyrir smáfyrirtæki þitt

Aðgerðir til að leita í Online Launaskrá Software

Ertu að draga hárið yfir launaskrá? Að gera eigin launaskrá þína, jafnvel fyrir aðeins einn starfsmann, hefur marga gildra fyrir lítil fyrirtæki eiganda. There er a einhver fjöldi af að vita, og fylgjast með mörgum sambands, ríki og staðbundin launaskrá skatta reglugerðir er sársauki. Að auki hefur þú frest til að mæta, fyrir greiðslur og skýrslur til allra þessara stofnana.

Það er engin furða að mörg lítil fyrirtæki snúa sér til launaskrá fyrir þessi verkefni.

En hvaða launaskrá er best?

Hvað eru launatengd þjónusta?

Það eru tvær tegundir af launum: þjónustu á netinu og (vegna skorts á betri tíma) persónuleg þjónusta. Vefþjónustu kann að vera forrit eða á netinu. Persónuleg þjónusta er fyrirtæki í eigu einstaklings sem getur gert launaskrá á netinu eða hver gæti verið staðbundin.

Matsferlið virkar á sama hátt fyrir báðar gerðir launagreiðsluþjónustu. En þessi grein mun leggja áherslu á netþjónustu. Hér eru nokkur atriði sem þú ættir að taka tillit til:

Hversu mikið kostar launakostnaður á netinu?

The fyrstur hlutur eigendur fyrirtækisins biðja þegar að leita að launaskrá þjónustu er, "Hversu mikið kostar það?" Þó að kostnaður er mikilvægur eru aðrir þættir jafn mikilvægir.

Tökum kostnað við þjónustuna núna og inn í framtíðina. Ef þú ert með mjög lítið fyrirtæki með aðeins einn eða tvo starfsmenn gætirðu viljað takmarka kostnað þinn með því að nota stigstærð þjónustu þar sem kostnaðurinn er í lágmarki fyrir aðeins fáeinir starfsmenn og eykst þegar þú bætir við starfsmönnum og þjónustu.

Fyrir flest launaskrár sem ég horfði á er kostnaðurinn á mánuði, þannig að þú getur breytt hvenær sem er. Mest byggð á kostnaði við fjölda starfsmanna. Sumir bjóða upp á 1099 valkost fyrir að borga verktaka, seljendur eða frjálst fólk. (Þú munt finna stuttan lista með kostnaði í lok þessarar greinar.)

Kostnaður er í tveimur stigum fyrir suma þjónustuna: Grunngerð sem reiknar út og afhendir launagreiðslur, með kannski W-2 þjónustu og fullri þjónustu valkost sem einnig gerir innborgun og greiðsla launaskrá skatta og skatta umsókn, þ.mt Form 941 (ársfjórðungslega skýrslugjaldslýsingarskírteini).

Hvað ætti að vera í fullu þjónustu við launaskrá?

1. Uppsetning, þjálfun og mælaborð. Kerfið ætti að vera auðvelt að setja upp. Þú ættir að hafa mælaborð til að leiðbeina þér í gegnum ferla og leyfa þér að athuga starfsemi eins og umsóknir og greiðsluskuldbindingar. Þjálfun ætti að vera einföld, með góðum myndskeiðum til að hjálpa þér að vinna í gegnum mismunandi ferla. Hvaða stigi launaskrá þekkingar gera þeir ráð fyrir að þú hafir? Flestir eigendur fyrirtækisins hafa litla þekkingu, þannig að þjónustan þín ætti að veita nákvæma grunnþekkingu á launatölum, launagreiðslum og umsóknum.
2. Paychecks . Hvert þessara kerfa gerir þér kleift að inntak upplýsinga fyrir hvern starfsmann, þar með talið W-4 eyðublað fyrir sambandsskattarheimild og aðrar upplýsingar sem þarf til að undirbúa launagreiðslur. Kerfi ættu að láta þig skrifa prentað eftirlit eða hafa eftirlit beint afhent (besta leiðin). Skoðaðu bankann þinn með kröfum sínum.
3. W-2 eyðublöð. Þjónustan þín ætti að veita þér W-2 eyðublöð , árleg laun starfsmanna og skattaupplýsinga, sem þú verður að gefa starfsmönnum í janúar. Fullur valkostur ætti einnig að skrá þessar eyðublöð hjá Tryggingastofnuninni fyrir þig á réttum tíma.
4. Skrá og innborgun launaskrá skatta. Þetta er líklega mikilvægasta þjónustan. Having einhver skrá og borga þessa skatta er stór ábyrgð. Fullbúið kerfi ætti að skrá allar viðeigandi vinnuskattar og atvinnuskattarskírteini fyrir þig. Þeir ættu að greiða fyrir þína hönd með viðeigandi sambandsríki, ríki og sveitarstjórnum. Eyðublöð skulu innihalda eyðublaðið 941 - Ársfjórðungslegt launa- og skattyfirlit og sambands- og ríkisfjármálaskattur.

Þjónustan ætti einnig að fylgjast með stöðu og staðbundnum launaskráskatti, sem er mikil hjálp ef þú hefur starfsmenn sem starfa í mismunandi borgum og ríkjum.

Hvaða aðrar aðgerðir ættir þú að búast við?

Skattaábyrgðir. Þjónustan þín ætti að tryggja að skattyfirlýsing verði send fyrir allar frestir og að greiðslur verði gerðar á réttum tíma svo að þú færir ekki sektir eða viðurlög . Þjónustan ætti að samþykkja að greiða sektir eða viðurlög vegna seint umsóknar eða greiðslu. Ef þeir gera ekki þessa ábyrgð, ekki nota þau.

Mobile aðgengi. Þú ættir að geta nálgast mælaborðið og gert breytingar, sent upplýsingar um tölvuna þína, farsíma eða töflu eða jafnvel hringt í upplýsingar.

Starfsmaður sjálfstætt starfandi. Sum þessara þjónustu er með mælaborð sem starfsmenn geta skráð sig inn í og ​​fengið upplýsingar um launagreiðslur frá þeim til dags.

Þeir kunna að geta breytt W-4 upplýsingum á netinu.

Samþætting við bókhaldskerfið þitt. Ef þú hefur launagreiðsluþjónustuna samþætt við bókhaldskerfið þitt sparar þú tíma og peninga. Intuit Payroll er aðeins seld með QuickBooks Online, þannig að þetta gæti verið góður kostur fyrir þig ef þú ert þegar með QBO. The Patriot hugbúnaður hefur bókhald kerfi sem þú getur bætt við launaskrá þjónustu þína.

Aðrar mikilvægar spurningar til að spyrja

Stuðningur og þjónusta. Þetta er mjög mikilvægt. Hlutir gerast og launaskrá verður að keyra á ákveðnum tímum. Þú þarft að vita að þjónustan þín er tiltæk og gagnleg.

Hæsta þjónustustig er símtalið. Hvaða klukkustundir hefur hjálparspjaldið?

Næst hæsta stigið er spjall. Hvað eru klukkutímar þeirra?

Þriðja stigið er tölvupóstur. Hversu fljótt svarar þjónustan þín á tölvupósti?

Á prófunartímabilinu eða fyrstu 30 dagana, vertu viss um að hafa samband við nokkrum sinnum til að meta stuðninginn sem veitt er.

Uppfærslur. Launaskattareglur og skatthlutfall eru alltaf að breytast. Þegar þú metur kerfi skaltu spyrja hvernig þeir uppfæra hugbúnaðinn og hvernig þeir senda þessar uppfærslur til þín.

Öryggi. Hversu öruggt er kerfið þeirra? Er það í skýinu (líklega)? Hversu oft eru þeir að taka öryggisafrit?

Önnur viðbótarþjónusta sem þú vilt kannski

1099 þjónusta. Sum þessara kerfa eru með viðbótargjald (til viðbótar kostnaður) sem gerir þér kleift að greiða samningsstarfsmenn, söluaðila og frjálst aðila og gefa út 1099-MISC eyðublöð til þeirra (svipað og W-2 eyðublöð fyrir starfsmenn). Þjónustan ætti einnig að veita umsókn um 1099-MISC eyðublöð með IRS.

Öryggisafrit . Ef þú ert að borga ekki starfsmenn, gætir þú þurft að hafa öryggisafgreiðslur teknar af greiðslum þeirra. Ef þú ert með 1099 þjónustuna, þá ætti þjónustan þín að geta gert þetta og gefið út skýrslur.

Hvar á að leita að hugsanlegri þjónustu

Þegar þú hefur minnkað val þitt í nokkra þjónustu skaltu skoða þær. Athugaðu á netinu einkunnir, en ekki treysta þeim of mikið. Betri staður til að athuga er Better Business Bureau . Sjáðu hvaða kvartanir hafa verið lögð gegn þessu fyrirtæki og hvernig þau hafa verið leyst.

Hverjir eru nokkrir launatengdir þjónustu til að íhuga?

Þú munt finna margar launagreiðslur ef þú leitar á netinu. Hér eru bara nokkrar til að hefja leitina með. Við völdum fullri þjónustu valkost fyrir hverja.

Ég ntuit Full Service Launaskrá. Þessi þjónusta er viðbót við QuickBooks Online. Verðlagning fer eftir hvaða útgáfu af QBO þú vilt og hversu launþjónustur þú þarft. Verðlagning er mánaðarlega.

Patriot Payroll Software. Fulltrúar launaskrákerfi þeirra byrjar á $ 25 á mánuði fyrir einn starfsmann, aukin með fjölda starfsmanna.

Paychex. Kerfið er byggt á fjölda starfsmanna. Þeir krefjast skriflegs tilboðs frá hugsanlegum viðskiptavini áður en þær losa upplýsingar um verðlagningu.

Gusto: Verðlagning þeirra er $ 39 á mánuði grunnverð auk $ 6 á mánuði á mann (Við gerum ráð fyrir að það þýðir á mann að greiða).

ADP hefur þrjú stig launagreiðslu, þar á meðal HR. Engin verðlagning var í boði.

Hvernig á að prófa launaskrákerfi

Eitt síðasta mál: Vandamálið við að prófa þessi kerfi er að þau krefjast þess að þú skulir "lifa" og þú getur ekki gefið út launagreiðslur meira en einu sinni. Patriot og Gusto hafa kynningarútgáfur sem þú getur prófað. ADP hefur tvær ókeypis mánuðir launaskrá, en það þýðir að þú ert skuldbundinn til að keyra tvo mánuði með kerfinu.