W-4, I-9, atvinnuforrit, ríkisskráning og fleira
Fyrsta ábyrgð þín á pappírsvinnu og reglum fyrir nýnema kemur strax eftir leigu. Áður en starfsmaðurinn byrjar að vinna og fær fyrstu launagreiðslu sína , þá eru nokkrar eyðublöð sem þú þarft að hafa starfsmanninn að ljúka. Þessar eyðublöð verða að vera lokið af hverjum starfsmanni, í samræmi við bæði sambands og ríkislög.
Í flestum tilfellum þarftu ekki að skila eyðublöðunum til neins, en þú verður að halda þeim. Þegar þessi eyðublöð eru búin, þá ættirðu að halda þeim á ákveðnum stað, sem eru í boði fyrir starfsmenn og aðra sem þurfa að sjá þær. Vinnumálastofnun Bandaríkjanna (undir launa- og úthlutunardeild) hefur sérstakar kröfur um launaskrá og starfsmannaskrár sem þarf að varðveita hjá öllum starfsmönnum.
Federal, ríkis og sveitarfélaga stofnanir geta einnig endurskoðað starfsmannaskrár þína af ýmsum ástæðum, þannig að halda skrám er mikilvægt.
01 - Form W-4 fyrir Federal Tekjuskattur
Allar nýjar ráðningar verða að ljúka Form W-4 áður en þeir fá fyrstu launagreiðslu sína. Þetta eyðublað inniheldur upplýsingar um hjúskaparstöðu, fjölda fullorðinna og tilnefndar viðbótarfjölda. Það er notað til að reikna út staðgreiðsluskuldbindingar . Þú þarft ekki að halda afrit af öllum W-4 eyðublöðum, bara nýjustu.
Vinnuveitendur ættu ekki að gefa starfsmönnum ráðgjöf um hvernig á að ljúka þessu eyðublaði, en þú getur beitt þeim að IRS grein sem hjálpar þeim að ljúka þessu formi.
Vertu viss um að nota nýjustu útgáfuna af W-4 forminu. The 2017 Skattalækkanir og Jobs Act gerðar verulegar breytingar á staðgreiðslustöflunum og starfsmenn gætu viljað breyta stöðu sinni til að koma í veg fyrir að of mikið sé tekið af launum sínum. Þú ættir að nota 2018 W-4 eyðublað fyrir nýjar ráðningar og fyrir starfsmenn sem vilja gera breytingar á formi þeirra.
Starfsmenn geta breytt W-4 forminu eins oft og þeir vilja. Til dæmis getur starfsmaður fengið bónus og viljað breyta álagi. Það er á þína ábyrgð sem vinnuveitandi að fylgjast með nýjustu breytingum og tryggja að launakjör launþegans endurspegli óskir starfsmanns um afgreiðslu.
02 - Form I-9 og E-Staðfest Kerfi fyrir atvinnuhæfi
Sem vinnuveitandi verður þú að skrá hæfi nýrra starfsmanna til að vinna í Bandaríkjunum. Skjalið sem þú verður að nota er F orm I-9 , Staðfesting á vinnumarkaðnum, sem verður að fylla út með hverju nýju leigusamningi. Hin nýja starfsmaður verður að leggja fram gögn um (a) auðkenni og (b) hæfi starfsins.
Það eru tvær skref í I-9 ferlinu. Í fyrsta lagi fyllir starfsmaður út eyðublaðið og segir frá hvaða auðkenni og vinnubrögð hæfi verða notaðar. Þá verður þú sem vinnuveitandi að horfa á þessi skjöl og ganga úr skugga um að þeir séu fullnægjandi og viðeigandi.
Þú verður að halda þessu formi í skrá starfsmanns en þú þarft ekki að senda það til neins. Ef innflytjendastjóri kemur til fyrirtækis þíns eða vill skoða starfsmannaskjölin þín, þá er eyðublaðið sönnun þess að þú staðfestir hæfi starfsmannsins.
Stærri vinnuveitendur (með mörgum starfsmönnum) geta skráð sig fyrir E-Staðfestingarkerfið og notað það til að kanna hvort nýir starfsmenn geti starfað í Bandaríkjunum. Kerfið notar upplýsingarnar á Form I-9 til að bera saman við sambands gagnagrunna.
03 - Starfsumsóknareyðublað
Hver nýr starfsmaður verður að fylla út umsóknareyðublað, jafnvel þótt þessi manneskja hafi þegar sent nýtt starf. Starfsumsóknarformið inniheldur upplýsingar um nýja starfsmanninn sem hægt er að staðfesta, eins og fyrri vinnuveitendur og menntun. Það felur einnig í sér nokkrar fullyrðingar sem umsækjandi verður að undirrita.
Ein yfirlýsing á umsóknareyðublaðinu staðfestir að upplýsingar um umsóknina séu sönn og rétt, en aðrar fullyrðingar leyfa vinnuveitanda að sinna viðmiðunarprófum og bakgrunni.
Hafa umsóknareyðublað fyrir hvern starfsmann verndar þig sem vinnuveitanda frá umsækjanda sem gerir sviksamlega kröfur og leyfir þér að grípa til aðgerða ef umsóknareyðublað er ekki rétt.
04 - Ríkiskjör og skráning
Atvinnurekendur þurfa að skrá nýjar starfsmenn með nýtt tilkynningarkerfi ríkisins. Þessi skráning gerir ríkið kleift að safna stuðningi barna frá þessum starfsmönnum. Listi yfir tilkynningarkerfi ríkisins er að finna í þessari grein.
Hvert ríki sem safnar tekjuskattum hefur kröfur til vinnuveitenda að tilkynna og greiða þá skatta. Hafðu samband við ríkisdeild þína með tekjum (eða samsvarandi) til að fá upplýsingar um hvernig þú skráir þig sem vinnuveitandi í því ríki. Þessi ríkisstofnun mun einnig gefa þér upplýsingar um staðgreiðsluskilríki og kröfur um skýrslugjöf og greiðslur sem hafa verið hafnað.
Fyrir ríki sem eru með tekjuskatt, verður þú að draga frá þessum sköttum frá launagreiðslum starfsmanna og senda meðteknar skattar til viðeigandi ríkisstofnunar.
05 - Gátlisti fyrir ráðningu nýrra starfsmanna
Hér er 12 punkta tékklisti nýrra vinnsluferla, svo þú gleymir ekki neinu. Það felur í sér að fá atvinnurekanda kennitölu, (sambandsnúmer atvinnurekanda) sem skráir þig við IRS fyrir skattaskýrslur og greiðslur og skráir þig við skattyfirvöld ríkisins (ef tekjuskattur ríkisins er krafist). Aðrar skráningar og kröfur eru einnig skráð.
06 - One More Thing - Starfsfólk Handbók þín
Ef fyrirtæki þitt hefur nokkra starfsmenn, þá ættir þú að hafa starfsmannahandbók eða stefnu og verklagsreglur. Handbók getur falið í sér vinnuferli lýsingar og ávinning í viðbót við stefnur og verklagsreglur.) Allir nýir starfsmenn ættu að fá afrit af þessari handbók og ættu að skrá sig að þeir hafi lesið og skilið það.
Handbók starfsmanns verður lagalega bindandi skjal fyrir þig og starfsmenn þínar. Hafa starfsmenn lesið handbók starfsmannsins getur hjálpað til við að koma í veg fyrir misnotaðar starfsmenn, óvæntar væntingar og mögulegar málsókn.