Góð skrifstofustjórnun er góð fyrir botnalínuna þína
1. Stofna reglur um skrifstofustjórnun og haltu þeim.
Venjuleg verkefni þurfa reglubundnar aðferðir ef þú vilt vera skipulögð og halda hlutum í gangi vel.
Setja upp venjur til að meðhöndla pappírsvinnu og skrifstofukerfi. Til dæmis, ef mögulegt er, skal hverja blaðsíðu sem kemur inn á skrifstofuna þína meðhöndlaðir einu sinni, hegða sér á og leggja inn - ekki á hinn bóginn hlaðið á skrifborði. Á sama hátt ætti að miðla stafrænum fjarskiptum, svo sem tölvupósti, og virkja um leið ef unnt er eða flaggað til framtíðaraðgerða.
Skrifstofakerfi, þar á meðal skjáborð, fartölvur, skráþjónar, fjölþættir prentarar og farsímar, þurfa bæði gjöf og neyðaraðgerðir. Þegar kerfið hrynur eða tölvutengd tæki bregst, þarf allir á skrifstofunni þinni að vita hver á að hringja og hvað eigi að gera (eins og að reyna að laga vandann sjálft). Lærðu 3 skref til að vernda mikilvægar viðskiptagögnin þín.
2. Setja upp skýrt afmarkaða ábyrgð.
Góður skrifstofustjórnun veltur á því að fólk veit hver er ábyrgur fyrir því - það er fólk sem ber ábyrgð á því að fá það gert.
Hvað myndi gerast, til dæmis, ef kaupin fyrir lítil fyrirtæki þitt voru gerð af hverjum sem er hvenær? Viltu geta fundið prentara pappír þegar þú þarft það? Með því að setja einn mann sem hefur umsjón með öllum búnaði og búnaði leysir vandamálið og heldur því að hlutirnir gangi vel. Hafa starfsmenn tölvupóst til tilnefnda einstaklingsins um allar beiðnir um vistir, eða skrifaðu handskrifaðan lista á áberandi stað þar sem fólk getur bætt við því sem þeir þurfa.
Það er það sama með (tölva) kerfisstjórnun. Þú þarft að hafa einn mann sem ber ábyrgð á öryggi tölvukerfa og halda utan um hluti eins og reikninga, lykilorð og hugbúnað. Notkun skýjafyrirtækja fyrir skrifstofuforrit er bókhalds hugbúnaður og gagnageymsla tilvalin lausn fyrir lítil fyrirtæki en þú þarft samt að hafa traustan mann til að sinna stjórnsýsluverkefnum eins og að bæta við / eyða notendum, úthluta heimildum osfrv.
3. Halda færslur - og haltu viðskiptaskrárnar þínar uppfærðar.
Halda færslur hljómar eins og auðveldasta hluti góðrar skrifstofustjórnar - þar til þú telur þörfina á að halda þessum skrám bæði aðgengileg og uppfærð. En fyrsta reglan um að vera góður skrifstofustjóri mun hjálpa þér að grípa til þessa; gera uppfærslu færslur skrifstofu venja. Þegar þú færð nýjan viðskiptavin eða viðskiptavin, tekur það td aðeins augnablik að slá hann inn í tengiliðagagnagrunninn þinn. Þá mun aðeins taka annað augnablik eða tvö til að uppfæra skrá eftir að þú hefur talað við hann í símanum.
(Athugaðu líka að flest lögsagnarumdæmi hafa persónuverndarlög sem stjórna meðhöndlun upplýsinga viðskiptavina.)
4. Gakktu í gegnum skrifstofuna og sitja.
Er skrifstofa þín dæmi um plássstjórnun eða bilunarmál?
Þegar þú gengur í gegnum skrifstofuna, þarftu að festa í kringum hindranir eða hætta á að snerta eitthvað?
Þegar þú setst niður á skrifborð getur þú virkilega unnið þægilega þarna? Eru hlutir skipulagðar þannig að hlutirnir sem þú notar mest við borðið eru næstum?
There ert a einhver fjöldi af hlutum crammed í skrifstofur nú á dögum, frá prentara stendur í gegnum skráning skápa . Fyrir góða skrifstofu stjórnun, þú þarft að vera viss um að allt á skrifstofunni er raðað fyrir hámarks skilvirkni - og hámarks öryggi. Undirstöðuatriði litla eða heimaviðskiptahönnunar veitir ráð til að tryggja öryggi, lýsingu og loftræstingu á skrifstofuhúsnæði þínu á öruggan hátt.
5. Skipuleggja leiðinlegt verk.
Það er of auðvelt að setja upp hluti sem þér líkar ekki við að gera og flestir viðskiptamenn njóta ekki verkefna eins og umsóknar , sendingar og móttöku eða bókhald - jafnvel skrifstofustjórar.
Því miður, skrifstofa, eins og eldhús, mun ekki virka vel án þess að verkefnin séu gerð.
Ef þú ert eigandi lítið fyrirtæki sem getur ekki úthlutað því sem þú sérð sem leiðinlegt eða óþægilegt verk hjá öðrum, þvingaðu þig til að komast að því reglulega með því að skipuleggja tíma í hverri viku fyrir það. Taktu morgundag eða síðdegis, til dæmis, og notaðu það til að hringja í kalt símtöl , fara aftur í forgangsraða tölvupóstfyrirspurnir, búa til félagslega fjölmiðla , safna bókhaldi eða uppfæra skrárnar.
6. Fulltrúi og útvista.
Í fullkomnu heiminum, allir myndu aðeins gera það sem hann eða hún hafði tíma til að gera og gerði vel. Þar sem heimurinn er ekki fullkominn, þá eru margir hlutir að gera hluti sem þeir hafa ekki tíma eða hæfileika til að gera vel.
Delegating og útvistun getur ekki aðeins bætt skrifstofu stjórnun lítilla fyrirtækja heldur lætur þér einnig einbeita sér að hæfileikum þínum og bæta þannig botnalínuna þína. Hlutastarfi eða Raunverulegur aðstoðarmaður getur verið fær um að takast á við margar skrifstofu- eða stjórnsýsluverkefna. Fyrir frekari umfjöllun skaltu sjá Ákveða að sendiherra .
7. Gerðu viðskiptaáætlun forgang.
Margir eigendur lítilla fyrirtækja eyða dagunum sínum og bregðast við - og þá furða hvers vegna þeir virðast vera að snúa hjólunum sínum. Viðskiptaáætlun er mikilvægur þáttur í góðri skrifstofu stjórnun og þarf að vera hluti af venjulegu skrifstofu stjórnun venja.
Árangursríkir eigendur lítilla fyrirtækja eyða tíma í hverri viku í viðskiptaáætlun og margir nota daglega viðskiptaáætlana sem tæki til að setja markmið og vöxt.
Þessi viðskiptaáætlun fylgja er frábær grunnur til að fá viðskiptaáætlanir þínar í gangi; Það leggur fram viðskiptaáætlunarmál fyrir lítil fyrirtæki þitt og veitir fjármagn til allt frá því að skrifa sjónarmið með reglum um að setja markmið .
Ef þú hefur starfsfólk, taktu þá í viðskiptaáætlun , annaðhvort formlega eða óformlega.
Þú munt elska muninn
Ekki láta óreiðu trufla viðskipti. Þegar þú hefur byrjað að beita þessum sjö meginreglum góðrar skrifstofustjórnar verðurðu mjög undrandi á því hvernig góður skrifstofustjórnun gerir - og hversu mikið meira fyrirtæki þú gerir.
Sjá einnig:
Af hverju Cloud Computing er tilvalið fyrir lítil fyrirtæki