Áætlun endurskoðunarinnar
Bætur vátryggingafélagsins munu líklega hefja endurskoðunarferlið fljótlega eftir að bótaréttur starfsmanns þinn rennur út.
Þú getur fengið bréf frá vátryggjanda þínum eða símtali frá þeim sem úthlutað er til að sinna endurskoðuninni þinni. Úthlutað endurskoðandi þinn ætti að skipuleggja endurskoðunina á þeim tíma sem er hentugur fyrir þig. Dagsetningin ætti að vera nógu langt í framtíðina að þú hafir næga tíma til að safna upplýsingum sem endurskoðandinn þarf. Biddu endurskoðandanum að gefa þér yfirlit yfir þau gögn sem hann eða hún þarf til að framkvæma endurskoðunina.
Athugaðu að úthlutað endurskoðandi mega eða mega ekki vera starfsmaður vátryggjandans. Sumir vátryggjendum halda innri endurskoðunardeild sem er með eigin starfsmenn. Aðrir útvista endurskoðunaraðgerðina sjálfstætt endurskoðunarfyrirtæki. Ferlið ætti að vera það sama hvort endurskoðunin sé framkvæmd af starfsmanni félagsins eða verktaka.
Records þú þarft
Endurskoðandi mun þurfa ýmis fjárhagsupplýsingar fyrir þann tíma sem stefnt er að endurskoða. Hér er gerð upplýsinga sem þú gætir verið beðin um að veita:
- Bókhaldsbókhald
- Skattmyndir, einkum eyðublöð 941 og 944, Vinnuveitendur Federal Tax Return (ársfjórðungslega og árlega, hver um sig)
- Skrá yfir útborganir reiðufé
- Greiðslur fyrir þjónustu frá óháðum verktaka. Endurskoðandi verður að ganga úr skugga um að þessi starfsmenn séu ekki starfsmenn þínir.
- Greiðslur vegna þjónustu undirverktaka
- Vátryggingarskírteini fyrir hvern undirverktaka sem þú hefur ráðið
- W-2 og 1099 eyðublöð
- Atvinna lýsingar fyrir hvern starfsmann. Gakktu úr skugga um að það lýsi nákvæmlega skyldum starfsmannsins.
- Lýsing á starfsemi þinni
- Lánaskrá færslur fyrir hugtakið stefnu. Endurskoðandi verður að sannreyna alla launakostnað sem veitt er hverjum starfsmanni (laun, bónus osfrv.).
- Löggjafar takmarkanir gilda um framkvæmdastjóra, samstarfsaðila, eingöngu eigendur o.fl. sem falla undir stefnuna
- Reynslan þín einkunn verkstæði
Þegar þú hefur safnað nauðsynlegum gögnum þarftu að skipuleggja það. Setjið allar launaskrárnar þínar (eins og W-2 eyðublöð, greiðslur og yfirvinnutölur) saman þannig að upplýsingarnar séu aðgengilegar. Á sama hátt skaltu setja allar upplýsingar sem tengjast undirverktaka, þ.mt greiðsluupphæð og vottorð um vátryggingu, á einum stað. Viðleitni ykkar mun borga, gera endurskoðun auðveldara og hraðari.
Hvað er innifalið í launaskrá?
Bætur iðgjalds starfsmannsins eru reiknuð með því að margfalda vexti sinnum launaskrá þitt og síðan deila niðurstöðunni um 100. NCCI og flestir starfsmenn bætur yfirvöld vísa til launaskrá sem þóknun . Þessar hugtök eru oft notaðar til skiptis. Bæði þýðir peningalegu verðmæti þeirra þjónustu sem starfsmenn þínir veita fyrir fyrirtækið þitt.
Kostnaðurinn sem innifalinn er í þóknun er breytilegur frá ríki til ríkis. Hins vegar eru þeir yfirleitt eftirfarandi:
- Heildarlaun og laun, þ.mt afturvirkt laun og laun
- Umboð. Þetta felur í sér heildarþóknun sem starfsmaður tekur við og allir draga frá þóknun.
- Bónus, þ.mt birgðir bónus áætlanir
- Orlof, frí og veikindagreiðsla
- Yfirvinnu greitt. Í öllum en fáum ríkjum er þóknun innifalinn í yfirvinnu reiknuð á rauntíma. Til dæmis, gerðu ráð fyrir að eðlilegur klukkutími starfsmanns sé $ 20 á klukkustund. Ef starfsmaðurinn var greiddur $ 600 í 20 klukkustundir yfirvinnu, þá myndi þú aðeins taka við $ 400 af yfirvinnu.
- Greiðslur frá þér sem ella hefðu verið hafðir frá laun starfsmanna eins og krafist er samkvæmt lögum um almannatryggingar, Medicare eða lífeyrisáætlun
- Greiðsla til starfsmanna á grundvelli annarra en vinnutíma. Dæmi eru stykki, hagnaður hlutdeild eða hvatning áætlanir.
- Greiðsla eða kvóta fyrir handverkfæri eða handverkfæri sem verkamenn nota til að sinna starfi sínu
- Leigaverðmæti íbúð eða hús til starfsmanns. Einnig verðmæti annarra gistiaðstöðu og máltíla sem starfsmaður fékk sem hluti af launum sínum
- Greiðslur dregin frá heildarlaun starfsmanna til eftirlauna, mötuneyti eða sparnaðaráætlanir
- Launaskrá fyrir starfsmenn ótryggðra undirverktaka (sjá athugasemdir hér á eftir)
Hvað er útilokað frá launaskrá?
Það eru nokkur kostnaður sem venjulega er útilokaður þegar launaskrá er reiknuð í þeim tilgangi að starfsmenn bætur tryggingar. Þó að þessar breytilegir ríki innihaldi þau oft eftirfarandi:
- Ábendingar og aðrir þjórfé sem starfsmenn fá
- Frestunargjald (annar en í vinnutíma)
- Afsláttur á vörum sem keyptir eru af vinnuveitanda
- Endurgreidd viðskipti kostnaður
- Borga fyrir virkan herþjónustu
- Sameiginlegar kvaðir
Flokkanir
Eitt af helstu verkefnum endurskoðanda er að tryggja að vátryggður viðskipti séu rétt flokkuð. Starfsmenn bætur flokkunarkerfa eru hannaðar til að flokka fyrirtæki , en ekki einstaklingar. Endurskoðandi mun endurskoða rekstur fyrirtækisins til að ákvarða hvort grundvallarflokkurinn sem tilgreindur er á stefnu þinni sé réttur.
Grunneiningin er flokkunin sem best lýsir heildarviðskiptum þínum. Þetta er oft það sama og stjórnsýslan flokkun (flokkunin sem fékk mest launaskrá). Til dæmis, gerðu ráð fyrir að þú rekir vélarými. Sumir starfsmanna þínir vinna með rennibekkjum meðan aðrir starfa á borðuþrýstingi eða stimplunartæki. Sérstök starfsemi starfsmanna getur verið breytileg frá starfsmanni til starfsmanns. Samt passa þeir allir að undirstöðuflokkun þinni, Machine Shop.
Sumir starfsmenn geta gert verkefni sem krefjast sérstakra flokkana. Til dæmis starfar verkstæði verkstjórans sem vinnur í starfi í lokuðum skrifstofu í burtu frá öðrum starfsmönnum. Þessi starfsmaður myndi líklega verða úthlutað flokkun skrifstofuþjónustureildar fremur en vélbúnaðar.
Starfsmenn bætur flokkun kerfi eru mjög flókin. Endurskoðandi þinn getur endurflokkað fyrirtæki þitt á þann hátt sem þú skilur ekki eða það skilar ekki þér. Í þessu tilviki skaltu biðja endurskoðandann um skýringu. Ef þú ert ennþá óviss um breytingarnar skaltu spyrja umboðsmann þinn eða miðlari til aðstoðar.
Fundur með endurskoðandanum
Til að framkvæma endurskoðunina verður endurskoðandi að hitta þig eða treysta fulltrúa fyrirtækis þíns. Ef þú sendir þetta verkefni til einhvers annars skaltu vera viss um að hann eða hún:
- veit fyrirtæki þitt vel
- skilur alla áfanga starfsemi fyrirtækis þíns
- veit hvaða verkefni eru gerðar af hverjum starfsmanni
- skilur starfshætti fyrirtækisins þíns bætur stefnu , þar á meðal flokkanir sem það inniheldur
- skilur fjárhagsskýrslur fyrirtækis þíns, þar á meðal launagögn, svo að hann eða hún geti svarað spurningum frá endurskoðandanum
Þegar þú hittir endurskoðanda skal þú eða þinn skráður vera samvinnufélags og svara spurningum endurskoðanda eins og þú getur. Ekki bjóða upp á upplýsingar sem ekki var beðið um.
Eins og mörg fyrirtæki, getur fyrirtækið þitt ráðið utanaðkomandi bókhaldsfyrirtæki til að takast á við reikninga og launatekjur. Ætti bókamaður þinn að mæta með endurskoðuninni fyrir þína hönd? Svarið er nei. Bókhaldsmaður þinn getur veitt endurskoðandanum fjárhagsskýrslur sem hann eða hún þarf til að gera endurskoðunina. Hins vegar verður endurskoðandi að heimsækja húsnæði þitt til að framkvæma líkamlega endurskoðun.
Undirverktakar
Margir ríki hafa lög sem leggja ábyrgð á verktaka sem ráða ótryggðar undirverktakar. Þessi lög gilda um þig ef fyrirtækið þitt starfar sem verktaki og það undirverktaka starfar við aðra.
Til dæmis, gerðu ráð fyrir að fyrirtækið þitt, ABC Construction, ráðnir undirverktaka sem heitir P & J Pípulagnir til að gera pípulagnir við byggingu sem þú ert að refurbishing. Starfsmaður P & J er slasaður á vinnustaðnum og reynir að leggja fram launakröfur starfsmanns. Hins vegar hefur P & J ekki keypt starfsmenn bætur umfjöllun. Í flestum ríkjum getur slasaður leitað til bóta samkvæmt bótastefnu starfsmanns þíns.
Vátryggjendum er skylt samkvæmt lögum að veita launþega ótryggðra undirverktaka. Svona, endurskoðandi þinn mun endurskoða skattgögnin þín og leita að 1099 eyðublöðum sem gefnir eru út til undirverktaka. Hann eða hún mun athuga hvort þú hafir fengið vátryggingarskírteini frá hverjum undirverktaka sem þú hefur ráðið. Ef einhver undirverktaki sem þú hefur ráðið fram gaf ekki vísbendingar um launatryggingar starfsmanna, mun endurskoðandi ákæra þig um viðbótarframlag fyrir tryggingarvernd verktaka.
Vextir sem eru gjaldfærðir fyrir ótryggðan undirverktaka fer eftir tegund vinnu sem undirverktaki framkvæmir. Til dæmis, ef undirverktaki framkvæmir roofing vinnu, þá verður hlutfallið fyrir viðeigandi roofing flokkun notuð. Vextirnir verða beittar að öllu eða hluta af kostnaði við undirverktaka. Ef peningarnir sem þú greiddir til undirverktaka var aðeins til vinnu, þá verður allan kostnaðurinn (deilt með 100) notað sem grundvöllur iðgjalds.
Verktaki móti undirverktaka
Ef fyrirtæki þitt er ekki verktaka, ertu ábyrgur fyrir meiðslum sem starfsmenn óháðra verktaka ráða þér? Svarið er venjulega nei. Verktaki rekur fyrirtæki sem er óháð þér. Þannig er verktaki ábyrgur fyrir því að veita starfsmönnum bætur vegna eigin slasaðra starfsmanna.
Segjum til dæmis að þú eigir smásöluverslun. Þú ræður stórkostlegt gólfefni, gólf verktaka, að rífa út gömul línóleumgólf í verslun þinni og skipta um það með nýjum. Þú útskýrir niðurstöðuna sem þú vilt (ný hæð) og Fabulous gerir starfið. A stórkostlegur umsjónarmaður hefur umsjón með gólfi starfsmanna. Umsjónarkennari setur vinnutíma og ræður hvernig starfsmenn sinna starfi sínu. Ef stórkostlegur starfsmaður er slasaður meðan þú setur upp nýja hæð þína, þá ætti Fabulous (ekki fyrirtæki þitt) að vera ábyrgur fyrir starfsmanninum.
Það eru nokkrar aðstæður þar sem fyrirtæki gæti verið ábyrgur fyrir meiðslum til starfsmanna óháða verktaka. Þannig ættir þú að krefjast þess að allir sjálfstæðir verktakar sem þú ræður fái vísbendingar um að þeir hafi keypt starfsmenn bætur tryggingar.