Hvaða starfsmaður flytja kostnað sem þú ættir að greiða
Það er best að standa við endurgreiðslu aðeins þeim sem flytja útgjöld sem IRS samþykkir sem frádrátt frá skattframtali starfsmanns.
Samkvæmt IRS eru frádráttarbærir flutningskostnaður fyrir starfsmenn aðeins með
"sanngjarn útgjöld:
Að flytja heimilisvörur og persónuleg áhrif frá fyrra heimili til nýju heimilisins, og
Ferðast (þ.mt gistiaðstaða) frá fyrra heimili til nýju heimilisins.
Endurgreiðslur vegna frádráttarbærra útgjalda eru alltaf skattskyldar fyrir starfsmanninn, jafnvel þó að endurgreiðsla geti átt við sem ábyrgðaráætlun (eins og lýst er hér að neðan).
Skattaráhrif starfsmanna flytja kostnað endurgreiðslur
Almennt er hvaða greiðsla þú gerir til starfsmanna skattskyld og að greiða starfsmenn flytjanlegur kostnaður er talinn skattskyldur ávinningur. En það er leið til að gera bóta án skattskylds starfsmanns.
Ef þú vilt flytja útgjöld starfsmannsins til að vera ekki skattskyldur til starfsmannsins (IRS notar hugtakið "útilokað" frá skattlagningu), verður þú að greiða þau með því sem IRS kallar á reikningsskilaáætlun .
Í þessu tilfelli greiðir starfsmaðurinn kostnaðinn og endurgreiðir þeim.
Til að uppfylla viðmiðanirnar fyrir reikningsskilaáætlun þarf að greina kostnaðinn og aðeins má greiða tiltekna útgjöld. Kostnaðurinn verður einnig að vera í viðskiptalegum tilgangi.
Starfsmaðurinn verður að hafa greitt eða stofnað frádráttarbæran kostnað meðan hann starfar sem starfsmaður fyrirtækisins. Þú gætir þurft að skjalfesta að ferðin sé krafist af fyrirtækinu þínu.
Það eru einnig nokkur bókhald sem þarf að fylgja til þess að endurgreiðslan verði
- Starfsmaðurinn verður að " nægja grein fyrir þessum kostnaði innan hæfilegs tíma." Þannig verður starfsmaður að gefa þér kvittanir fyrir alla útgjöld.
- Ef þú gefur starfsmanni fyrirfram á þessum kostnaði, starfsmaðurinn þarf að skila umfram peningum innan hæfilegs tíma.
Til dæmis, segjum að þú leggir fram $ 5.000 til að flytja útgjöld og starfsmaðurinn gefur þér kvittanir fyrir $ 3.660. Starfsmaðurinn verður að gefa þér eftirlit með jafnvægi ($ 1.350). Ef öll skilyrði fyrir reikningsskilum eru ekki uppfyllt er áætlunin ekki reikningsskyld áætlun. Og " endurgreiðslur vegna óafturkræfra gjalda " (til starfsmanns) og greiðslur vegna ýmissa eða ótilgreindra útgjalda eru skattskyldar starfsmanni.
Réttlátur til að vera alveg ljóst: Allir endurgreiðslur til starfsmanna undir óskráðri áætlun verða að meðhöndla sem skattskyldar (þ.mt staðgreiðsla), jafnvel þó að endurgreiðsla sé fyrir útgjöld sem eru frádráttarbær fyrir starfsmanninn. Og allar greiðslur sem ekki eru staðfestar af kvittunum, þótt þeir séu hluti af reikningsskilum, eru skattskyldar og með fyrirvara um staðgreiðslu.
Meðfylgjandi launagreiðslur vegna flutningsgjalda Greiðslur til starfsmanna
Ef greiðslur voru gerðar samkvæmt viðmiðunum fyrir reikningsskilaáætlun og öll nauðsynleg skilyrði eru uppfyllt, eru greiðslur til starfsmanna vegna flutningsgjalda ekki háð áfalli.
Að flytja kostnaðargreiðslur sem eru ekki gerðar samkvæmt viðmiðunum fyrir ábyrgðaráætlun (sem lýst er hér að framan) eru háð fyrirframgreiðsluskatti , FICA skatta (almannatryggingar og Medicare) og sambandsskattar.
Tilkynning um að flytja kostnaðargreiðslur á W-2 formi starfsmanns
Ef endurgreiðsla starfsmannsins uppfyllir öll skilyrði ábyrgðaráætlunar, eins og lýst er hér að framan, þarftu ekki að taka með þessum endurgreiðslum á W-2 starfsmannsins. Ef starfsmaðurinn gefur þér fullnægjandi bókhald fyrir útgjöldin, en það er ekki endurgreitt, þá þarftu að athuga með launþjónustunni þinni eða skattframkvæmdaaðila til að ákvarða hvernig á að tilkynna skattskyldan og ekki skattskyldan upphæð. Þú verður að tilkynna um fjárhæð þessa ávinnings þegar þú hefur lokið við W-2 ársskýrslu fyrir starfsmanninn fyrir árið áður.
Patriot Software veitir meiri skýringu á því hvernig þessi útgjöld eru færð á W-2 formi starfsmanns. Við munum nota dæmið hér að ofan, þar sem starfsmaðurinn fær $ 5.000 til að flytja útgjöld, hefur kvittanir fyrir $ 3.660, og heldur áfram $ 1,350. Fjárhæðin sem starfsmaður heldur, er skattskyldur starfsmanni. Við gerum ráð fyrir að þessi greiðsla sé gerð samkvæmt kröfunum um reikningsskilaáætlun, eins og lýst er hér að framan:
- Skattskyldur $ 1.350 er innifalinn í reit 1 í W-2 (og í reitum 3, 5 og 16, ef skattlagður af ríkinu eða borginni).
- Sambandshlutfall og ríkisskattarskattur og FICA skattar skulu reiknaðar fyrir gjaldskyldan $ 1.350 og innifalinn í viðeigandi reitum á W-2.
- Þú verður að innihalda $ 3.660 (fjárhæðin sem er jafngild efniviðurinn (til dæmis ógreiðanlegur hluti) í reit 12 í eyðublaði W-2 með kóða "L."
Nánari upplýsingar um hvernig þetta virkar er að finna í IRS-útgáfu 15 (Hringlaga E).
Að gefa starfsmönnum aukalega peninga til að flytja kostnað
Sum fyrirtæki gefa starfsmönnum ákveðinn upphæð til að flytja útgjöld, allt eftir gerð hreyfingarinnar og fjarlægðin. Greiðsla getur samt verið frádráttarbær fyrir fyrirtæki þitt sem rekstrarkostnað.
Ef þú vilt gefa starfsmönnum peninga til að flytja útgjöld og láta starfsmanninn ákveða hvernig þessi peningur verður varið hefur þú óákveðinn greinir í ensku óákveðinn greinir í ensku áætlun, samkvæmt IRS reglugerðum. Í þessu tilfelli, eins og fram kemur hér að framan, ef þú vilt ekki að starfsmaðurinn þurfi að sýna kvittanir, er allur greiðslan skattskyld til starfsmannsins sem ávinning. Þar að auki verður sambands tekjuskattur og FICA skattur haldið við greiðslu.
Í þessu tilviki gætirðu viljað bæta við viðbótarupphæð greiðslu til að hjálpa starfsmanni við viðbótarskattar sem þarf að greiða. Þetta er kallað "greiða upp" eftirlit og það er gert til að gefa starfsmanni nákvæma upphæð greiðslu, eftir skatta.
Til dæmis, ef þú borgar starfsmann $ 2.000 í flutningsgjöldum getur þú gert uppreikninga til að gefa meira en $ 2.000 til að greiða aukalega skatta. Patriot Software hefur stórkostlega reiknivél sem gæti hjálpað þér með þetta.
Starfsmenn flytja útgjöld eru frádráttarbær
Greiðsla starfsmanns flytjanlegur kostnaður er frádráttarbær viðskipti kostnað við fyrirtækið þitt. Starfsmenn sem flytja kostnaðargreiðslur vegna starfsmanna skulu takmarkast við þær sem starfsmaðurinn gæti dregið úr á eigin skattaframtali. Það þýðir bara kostnaður við að flytja heimilisvörur og ferðakostnað á nýjan stað fyrir starfsmanninn og fjölskyldu hans.
Telling starfsmanna um flutningsgjald endurgreiðsluáætlunina
Eins og með alla aðra starfsmannabætur, verða allir starfsmenn að meðhöndla það sama. Þú getur stillt viðmiðanir til að taka þátt í áætluninni eftir tegund starfsmanna (launuð á móti á klukkutíma fresti, til dæmis), en þú getur ekki gefið einum starfsmanni í sömu flokkun meira af þessum ávinningi en annar.
Það er alltaf góð hugmynd að setja þessa tegund af ávinningi skriflega og taka það í samskiptum við starfsmenn. Starfshandbók starfsmannsins eða stefnu og verklagsreglur er góð staður til að lýsa áætluninni. Ekki gleyma að láta í té upplýsingar um skattaáhrif þessa ávinnings.
Aðstoð við starfsmenn með flutningsgjöldum þeirra
Nema þú ert hæfur skattframleiðandi , þá er ekki gott að gefa skattaráðgjöf til starfsmanna um tekjuskatts frádrátt. Hvetja starfsmenn þína til að fá faglega skattaráðgjöf eða nota faglega skattaréttindi . Hér eru nokkur atriði sem þú getur gert til að hjálpa starfsmönnum að skilja þessa hagkvæma kostnað og hvernig það muni hafa áhrif á skatta þeirra:
- Gefðu starfsmönnum starfsreynslupakka sem útskýrir hvernig og hvenær flytjanlegur kostnaður verði endurgreiddur af fyrirtækinu þínu.
- Gefðu starfsmönnum tækifæri til að breyta hlutdeild þeirra (á eyðublaði W-4 ) til að taka tillit til fyrstu endurgreiðslu greiðslunnar.